領事認證檔案管理淺析

楊暉

隨著我國改革開放的深入發(fā)展和中外交流的不斷加深，越來越多的企業(yè)和公民走出國門，出國探親訪友、居住、學習、旅游、經(jīng)商的人數(shù)驟增，辦理出國使用的相關文書的領事認證也隨之深入人心，國內(nèi)領事認證量與日俱增。2005年秦皇島市出國人員簽證取得了外交部授予的領事認證代辦權，成為河北省唯一一家市級領事認證代辦機構。簽證處秉承做好領事認證工作，要有國家榮譽感，要有強烈的責任心和為企業(yè)公民服務的意識，熟練掌握業(yè)務技能，細心審核把關，以人為本，外交為民，在促進我市對外經(jīng)濟發(fā)展，擴大對外經(jīng)貿(mào)合作，維護我市公民和法人的合法權益等方面發(fā)揮了積極而獨特的作用。

一、領事認證的概念與分類

（一）概念

領事認證就是指一國外交、領事機構及其授權機構在公證文書或其他證明文書上，確認公證機構、相應機關或者認證機關的最后一個簽字（簽章）或印章屬實的活動。也就是說，我國內(nèi)地出具的有關涉外公證書或其他相關證明文書等在送往外國使用前，按照國際慣例和我國領事實踐，一般情況下，需要辦理外交部領事司或其授權的地方人民政府外事辦公室（以下簡稱地方外辦）和外國駐華使領館的領事認證。領事認證是保證文書跨國流動的重要手段。反之，外國出具的有關文書擬送往我國使用前，一般情況，需在當?shù)剞k理有關公證及認證后，再到我國駐該國使領館辦理領事認證。當文書在國與國之間傳遞時，為了能夠使一國出具的文書能夠被另一國所接受，具有有效性，使館的領事公證認證應運而生，領事認證被形象地比喻為發(fā)給涉外文書的“簽證”。

領事認證是世界各國為了相互便利文書往來而在外交領事實踐中逐漸形成的國際慣例。領事認證制度通過一環(huán)扣一環(huán)的連鎖認證方式，由一國駐外外交或領事機構確認最后環(huán)節(jié)的印章和簽字屬實，使相關文書能為該國國內(nèi)有關部門和機構接受，不致因有關機構懷疑文書本身的真實性而影響其在當?shù)氐氖褂茫瑥亩嫱馕臅軌蛟诟鲊g順利流轉(zhuǎn)和使用。目前領事認證已形成以外交部領事司為中心的國內(nèi)外多層次認證體系，符合我國國情，總體與國際接軌。

（二）分類

受認證渠道：分為單認證和雙認證兩種。涉外公證書或商業(yè)文書經(jīng)中國外交部領事機關認證的稱為單認證;需要外交部領事機關認證及外國使、領館的認證，成為雙認證。

受認證種類：分為民事類文書和經(jīng)濟類文書。民事類文書包括出生公證、未受刑事處分公證、婚姻狀況公證、親屬關系公證、學歷公證或職業(yè)資格公證等;經(jīng)濟類文書包括合同、協(xié)議類公證、公司事務公證、招投標類公證、原產(chǎn)地證明、動植物檢驗檢疫證書、商業(yè)發(fā)票、裝箱單等。

二、傳統(tǒng)領事認證檔案存儲模式與存在的不足

（一）傳統(tǒng)領事認證檔案存儲模式：

分為政策性文件、培訓資料、文本賬本及電子檔案存儲：

1. 外交部領事司編寫出版《中國領事認證指南（國內(nèi)篇）》、《中國領事認證指南（企業(yè)篇）》和《萬國駐華使館領事認證大觀》。這套宣傳冊免費向公眾發(fā)放，內(nèi)含領事認證規(guī)定、常見問題、外交部委托的地方外辦及授權的代辦單位名單、認證收費標準各國領事認證式樣等內(nèi)容。這類檔案涵蓋信息量非常大，檔案參考價值也非常高，因此簽證處在存儲這類檔案時非常重視它們的時效性，及時跟進外交部領事司的最新訊息，發(fā)放最新的宣傳冊給公眾。

2.《地方外辦領事認證業(yè)務培訓手冊》是外交部領事司每年通過定期舉行的領事認證代辦機構業(yè)務培訓班所發(fā)放的業(yè)務手冊。這類文本檔案主要是便于各地方外辦與代辦機構負責人及專辦員掌握和了解最新認證政策與動態(tài)、認證工作要求，供檔案利用內(nèi)部使用。

3. 客戶認證資料文檔存儲。這類檔案非常繁瑣，以認證專辦員的手工錄入和文本打印輸出并編訂存檔兩種方式共同保存，按月整理按年存儲。由于使用要求，很多客戶會每年都重復做公證和認證，因此客戶資料檔案的查詢利用率非常高，其中查詢和更新客戶的最新聯(lián)系方式是非常普遍的。

4. 臨時類文件通知與受理單的存儲。舉例說明：秦皇島市每年都有大批學生留學意大利，需要做馬克波羅計劃的領事認證需求非常多。由于意大利駐華大使館認證規(guī)定經(jīng)常更新，認證在受理過程中，會產(chǎn)生一些外交部認證處傳遞給我市簽證處認證部的特殊通知與業(yè)務受理單非常多。看似常規(guī)簡單的臨時檔案，存儲與管理變得日益重要。檔案的細心管理與存放，大大避免了很多與客戶之間的不便糾紛，提高的信譽與辦事效率。

（二）領事認證檔案工作存在的不足

近年來，我國各地外辦領事認證量繼續(xù)保持增長勢頭，日益增長的工作量與人員及辦公資源不足的矛盾越來越突出，對領事認證的發(fā)展行程制約，現(xiàn)行工作機制與檔案管理模式的弊端愈發(fā)凸顯。領事認證信息化建設情況總體落后也參差不齊，很多人在使用手工蓋賬本，Excel表格等方式記錄頒證情況，用Word模板打印認證貼紙。傳統(tǒng)的檔案資料一般采用紙介質(zhì)方式進行存儲，雖然近年來也采取了輔助性電子錄入的雙保險存檔方式，但紙質(zhì)檔案保質(zhì)期限一般較短，一般是只有一份沒有備份的，如遇腐蝕、蟲咬等破壞便不可恢復，影響了工作效率和發(fā)展空間。全國領事認證數(shù)據(jù)在2014年之前，尚未實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，出現(xiàn)數(shù)字鴻溝和信息孤島，帶來管理漏洞、效率低下等問題。

三、領事認證檔案檔案存儲模式的革新與未來規(guī)劃

（一）領事認證檔案檔案存儲模式的革新

為優(yōu)化管理、提高效率，破解國內(nèi)領事認證工作與檔案管理難題，2015年5月份外交部領事司正式啟動“領事認證綜合管理系統(tǒng)”建設。認證處理和檔案管理工作，廣泛實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理和存儲模式。通過網(wǎng)上填表和預約子系統(tǒng)、領事認證業(yè)務子系統(tǒng)、電子簽署加密子系統(tǒng)、電子語音咨詢子系統(tǒng)、中心數(shù)據(jù)庫子系統(tǒng)等功能模塊的實現(xiàn)，實現(xiàn)全國領事認證系統(tǒng)工作聯(lián)網(wǎng)與檔案存儲聯(lián)網(wǎng)，截止目前已經(jīng)實現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)。

聯(lián)網(wǎng)后的領事認證數(shù)據(jù)實現(xiàn)了各地外辦與領事司數(shù)據(jù)直接上傳、下載的實時交換，減少了接案錄入、數(shù)據(jù)回填等重復瑣碎工作。在新的領事認證系統(tǒng)中，原有的領事認證申請函、認證檔案登記表、辦理涉外領事認證審批流程表等手動接案錄入文件全面實現(xiàn)了固定格式、自動生成與存儲，也就是說每份認證接案記錄結束后便會自動生成一整套電子及紙質(zhì)文本檔案。既便于地方外辦的查詢與存儲，也便于外交部領事司的總體管理與存儲。

另外，認證檔案資料還實現(xiàn)了數(shù)字化。數(shù)字化掃描后的檔案資料，將傳統(tǒng)載體存儲資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字模式，不怕潮濕、強光、高溫和蟲害，壽命長，而且復制備份也非常容易，能夠輕松應對各種自然災害，有效地延長了都能干的使用壽命。

（二）領事認證檔案管理的未來規(guī)劃

根據(jù)《地方外辦領事認證工作規(guī)范》中關于認證檔案管理的相關規(guī)定，還要進一步加強檔案資料的借閱管理。嚴格要求借閱檔案者愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告主管領導。同時也嚴格要求檔案人員增強責任感，及時整理、收回與保存檔案資料，確保檔案資料的完整性。

2014年7月份認證系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)以來運行良好，通過及時跟蹤單份認證受理情況，能夠做到及時更新檔案數(shù)據(jù)，大大提高了工作效率，提升了科學管理水平，實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)共享。檔案信息化建設已成為提高工作效率和工作規(guī)范化、現(xiàn)代化建設的重要環(huán)節(jié)和必由之路。聯(lián)網(wǎng)下產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)，集中、科學、規(guī)范，更加便于存儲與利用。認證服務面向普通民眾，窗口操作程序的規(guī)范，將大大提高便民服務功能。

（作者單位：秦皇島市出國人員簽證處）