泰州市某醫院檔案管理工作滿意度調查

葛秋蓉

泰州市人民醫院院辦，江蘇泰州225300

泰州市某醫院檔案管理工作滿意度調查

葛秋蓉

泰州市人民醫院院辦，江蘇泰州225300

目的調查了解醫院職工對檔案管理工作的滿意度，為提高檔案管理水平提供依據。方法隨機選取356名職工，設計調查表，開展面對面問卷調查。結果醫院職工對檔案工作的滿意度普遍不高；醫院臨床醫生與后勤管理人員在檔案開發利用頻率及滿意度方面差異有統計學意義。結論該醫院檔案管理工作滿意度低下，醫院應采取有效措施，提高檔案的開發利用效率，改善服務態度，改進服務流程。

檔案；滿意度；統計學

檔案工作的水平直接關系到三甲醫院的創建，也和醫院提升管理水平、更好地提供優質便捷的服務分不開。為了解該院檔案工作質量，查找工作薄弱環節，更好地促進檔案管理工作再上新臺階，2015年3—4月，對醫院356名職工進行了檔案工作的滿意度問卷調查，結果報道如下。

1 對象與方法

1.1 對象

醫院現有職工1 321人，其中臨床醫生879人，后勤管理人員442人。現有檔案管理人員18人，其中本科13人，專科4人，專科以下1人。高級職稱4人，中級職稱5人，初級職稱9人。在臨床與后勤按照分層隨機原則抽取的356名職工中，臨床醫生280人，后勤人員76人。

1.2 研究方法

隨機抽取356名職工，自行設計調查問卷，采用面對面問卷調查的方法獲取資料。調查前統一培訓調查員，并做預調查以修正調查表。

1.3 研究內容

主要包括檔案管理工作的滿意度、檔案管理工作存在的問題、檔案利用頻次、檔案資料的完整性、檔案保管的科學性、檔案管理人員服務水平、檔案服務流程合理性、檔案創新性、提高檔案管理水平的合理化建議等。

1.4 統計方法

數據采用SPSS 17.0軟件進行統計分析，計數資料描述用百分率表示，頻數分布比較采用χ2檢驗，檢驗水準α=0.05。

2 結果

2.1 檔案管理工作的滿意度

調查的356人中，對檔案管理工作非常滿意的為38人，占10.7%；基本滿意的為125人，占35.1%；不滿意者193人，占54.2%。具體情況見表1。

經構成比χ2檢驗，臨床醫生與后勤人員對檔案管理工作的滿意度差異有統計學意義，臨床醫生對檔案管理工作的滿意度低于后勤人員（P＜0.05）。

2.2 檔案的開發利用頻次

調查的356人中，檔案的利用率普遍不高，臨床醫生明顯高于后勤人員，具體結果見表2。

醫院職工對檔案的利用率不高，幾乎不用者達到29.2%。經構成比χ2檢驗，臨床醫生與后勤人員對檔案利用的頻次差異有統計學意義，臨床醫生對檔案的利用率明顯高于后勤人員（P＜0.01）。

表1 泰州市某醫院職工對檔案管理工作的滿意度結果

表2 泰州市某醫院職工對檔案開發利用頻次調查結果

表3 泰州市某醫院檔案管理工作存在的問題調查結果

2.3 檔案管理工作存在的問題調查

檔案建設的主要目的是其開發利用，這就要求檔案工作主要圍繞檔案資料收集的齊全性、檔案保管的安全性、資料查詢利用的便捷性等方面展開。該院檔案管理工作存在的問題很多，排在前3位的原因依次為檔案人員專業化水平低、檔案資料收集不全、檔案管理設備及存放條件差等方面，具體情況見表3。

該院檔案管理人員僅為18人，且大多為兼職，缺乏正規的檔案管理專業培訓，一來導致檔案管理人員無法將精力完全放到檔案管理上，平時無心顧及檔案管理，工作方式流于形式，到年末歸檔再搞突擊。二來導致檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發展，只能應付日常工作，缺乏創新和活力，從而影響到醫院檔案管理工作的質量。由于醫院病歷檔案、各種檢查影像圖文檔案分屬于不同業務部門管理，而綜合檔案只管理文書、科技、人事檔案，這樣既不符合集中統一管理的原則，也不利于檔案的保管和利用。隨著醫院規模的擴大和業務量的提高，醫院檔案的種類和數量也在不斷增加，這就帶來檔案庫房偏小，檔案設施不齊全，檔案裝備較落后等問題。雖然近年來，計算機及網絡技術應用于檔案管理工作，但一些檔案工作的開展還停留在手工收集、檢索上，嚴重制約了醫院檔案工作的發展。

3 討論及建議

3.1 強化人才隊伍建設是提高檔案管理工作的首要前提

該研究發現，該院職工對檔案管理工作不滿意的人員超過一半，臨床醫生尤其突出，說明檔案工作存在薄弱環節。事實上，作為一家三甲醫院[1]，僅為18人且大多為兼職的檔案管理隊伍顯然是不夠的。檔案管理知識日新月異，特別是網絡技術和云平臺的開發使用，使得傳統意義的檔案管理手段日漸落后，需要專業管理人員及時更新知識，跟上時代的步伐。建議在充實檔案管理隊伍人數的同時，對檔案管理人員進行專業知識再培訓。同時，注重檔案工作人員敬業精神的塑造，要樹立科學的態度和務實的工作作風，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破[2-3]。

3.2 嚴把資料收集質控關是提高檔案利用效率的重要抓手

檔案資料的質量高低和完善性是影響檔案再利用的重要因素[4]。該調查顯示，醫院職工對檔案資料的收集不全、存放不規范等提出異議。分析其形成原因，除了醫院檔案類別分屬于不同業務部門管理導致的資料分散外，也與醫院規模的擴大和業務量的提高有關。醫院檔案的種類和數量近年來在不斷增加，這就帶來檔案庫房偏小，檔案設施不齊全，檔案裝備較落后等問題。建議院方一是可以在立卷制度上更新，在工作手段上改進，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。二是在擴建檔案用房上給予傾斜扶持，在平時的資料歸檔整理中做一些改進和創新，這樣也可以起到事半功倍的效果。三是統一制定檔案資料收集及歸檔的要求并嚴格執行，確保檔案資料的完整性。

3.3 推進信息化建設是實現檔案管理科學化的必由之路

雖然近年來，計算機及網絡技術應用于檔案管理工作，但一些檔案工作的開展還停留在手工收集、檢索上，嚴重制約了醫院檔案工作的發展。同時，隨著現代化網絡信息技術的廣泛應用，要求檔案管理的方式必須與時俱進地創新，最為突出的特點是檔案實體和檔案信息分離[5-6]。傳統紙質檔案的管理方式建立在手工操作的基礎上，而現代電子檔案、聲像檔案的管理，以數字化的形式來保存資料，保留了聲像現場的真實，成為珍貴的檔案資料。這也同樣要求檔案管理人員學習計算機技術、聲像技術、網絡技術等新知識，健全檔案的電子化管理。同時，對檔案實體和檔案信息分離，使檔案的信息與物質載體分離，實現簡化立卷、深化檢索的目的，使檔案實體只作為保管單位，以便于保管、保護和統計；而檔案信息檢索、傳輸的主要對象，脫離實體便于做深層次加工、貯存，實現計算機檢索和在網上傳輸。

3.4 強化檔案的使用意識，是推進醫院檔案科學化建設的本質目的

該調查發現，該院職工中近1/3的人從來不用檔案，造成檔案資源白白浪費。因此，建議在加大信息化建設的基礎之上，要進一步強化職工檔案使用的效率意識。要改變過去那種檔案工作可有可無的懈怠作風，強化檔案的價值挖掘，從而充分發揮檔案的使用價值；檔案工作人員也要主動出擊，多宣傳檔案的價值，及時更新檔案條文目錄，提供各種便利條件，讓職工能及時查閱到最新的檔案信息，從而使全體職工養成使用檔案的良好習慣。筆者相信，隨著檔案管理體系的進一步完善，檔案開發利用的被動局面將會得到改善。

[1]葛秋蓉.創建三甲醫院優化檔案工作的幾點做法[J].中國衛生產業，2014（20）:75-77.

[2]丁紅.新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策[J].中國現代醫生，2014,52(2):116-118.

[3]劉玉梅.推動醫院檔案管理規范化的思考[J].赤子,2012(21):15.

[4]朱霞惠，何敏.科學挖掘衛生監督業務檔案的利用價值[J].中國醫藥導報，2010，7（5）:146.

[5]徐同偉.新時期加強醫院信息化管理的思考[J].科技信息，2014(9):132.

[6]朱霞惠.提高衛生監督檔案管理水平的幾點做法[J].中國當代醫藥，2010,17(3):121.

An Analysis on Satisfaction Degree of Files Management in a Hospital

GE Qiu-rong
Taizhou People's Hospital，Taizhou，Jiangsu Province，225300 China

ObjectiveTo investigate and learn about the satisfaction degree of the hospital staff in a hospital,and to put forward ways to Improve the level of archives management.Methods356 hospital staff were selected randomly,self-devisedquestionnaire were used to make a face-to-face survey.ResultsThe satisfaction degree of the hospital staff is generally not high;there are significant difference between doctors and support services personnel with development and utilization frequency of archives and satisfaction degree.ConclusionThe hospital staff is not satisfied with files management,the hospital should take effective measures to improve efficiency of archives utilization,service attitude,service process.

Archives;Satisfaction degree;Statistics

R197.32

A

1672-5654（2015）03（c）-0174-03

2014-12-22）

葛秋蓉（1975-）,女，江蘇泰州人，本科，館員，研究方向：檔案管理。