關(guān)于人事檔案管理的探討

摘 要：人事檔案是人事管理活動(dòng)中所形成的，真實(shí)記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，也是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。隨著人事制度的改革深入，用工形式的多元化，人事檔案存在內(nèi)容失真、材料不全等問題。因此，要從根本上解決目前的人事人事檔案管理問題，就必須采取提高人事檔案管理人員素質(zhì)、完善人事人事檔案管理制度、采用信息化管理手段等措施，探索和研究人事人事檔案管理新模式。

關(guān)鍵詞：人事；檔案；管理；

文章編號(hào)：1674-3520（2015）-07-00-01

一、建立健全人事檔案管理制度

按照《企業(yè)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求，依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定，并在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行完善，對(duì)檔案的形成、收集、整理要嚴(yán)格按照人事檔案管理的有關(guān)要求，加強(qiáng)對(duì)歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定，保證人事檔案管理沿著制度化、規(guī)范化的軌道運(yùn)行。

二、人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響人事檔案管理的質(zhì)量，提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是人事檔案管理工作的重要保證

我們要把提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)來常抓不懈，要提高檔案人員對(duì)搞好檔案：工作重要意義的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心，責(zé)任感，為搞好檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、人事檔案管理存在的問題

隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，特別是我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和人事制度改革的進(jìn)一步深入，舊的規(guī)章制度條例無法解決新出現(xiàn)的問題，傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，人事檔案的管理出現(xiàn)了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，亟待人們加以解決。

（一）人事人事檔案管理混亂。人事檔案本身的缺陷就不斷突出，非規(guī)范化的操作，致使檔案的社會(huì)信度和效度大大降低，傳統(tǒng)人事檔案以控制人和制約人為根本出發(fā)點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)的是“檔隨人走、人檔不分”的封閉式管理，舊式的管理模式中涉及的是個(gè)人的思想品質(zhì)、家庭背景、社會(huì)關(guān)系等方面的內(nèi)容較多，涉及工作能力、專業(yè)特長的方面較少。重學(xué)歷、輕能力、重歷史、輕現(xiàn)實(shí)，檔案材料收集不全、新材料補(bǔ)充不及時(shí)、不能反映個(gè)人的真實(shí)面貌，涂改和偽造的非法行為日益突出。傳統(tǒng)人事檔案缺乏行政控制，加深了行政的“隨意性”。

傳統(tǒng)的人事檔案在某些時(shí)候成為了領(lǐng)導(dǎo)干部們壓制人的一種手段，人事部門只管人，不管事，在管人的過程中，全憑領(lǐng)導(dǎo)干部的偏好來進(jìn)行人事的裁定，而對(duì)“單位人”的品行和工作鑒定處于極度的信息不對(duì)稱當(dāng)中，更有甚者把稱職寫成不稱職，把不稱職寫成稱職，個(gè)人的隨意性大，因此檔案神圣化就變成了一種權(quán)力的象征，成為操縱人的一種手段，本身是屬于“公權(quán)力”，現(xiàn)在變成了“私權(quán)利”，至于個(gè)人的思想品德，更是領(lǐng)導(dǎo)干部一人說了算，全憑領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人專斷的“定性描述”，加深了行政的“隨意性”。

（二）管理人員配置不足。管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。但是，由于管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理大多數(shù)是由人事處的工作人員兼職，屬于非專業(yè)人員管理，并且人員變動(dòng)較頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對(duì)檔案工作精力投入不足，因此嚴(yán)重影響了人事檔案管理水平。

（三）人事檔案的“克隆現(xiàn)象”嚴(yán)重。一個(gè)人在正常的情況下只有一份檔案，重建檔案的前提是檔案的遺失或者損壞，如果在原有人事檔案存在的前提下，只因?yàn)闊o法轉(zhuǎn)檔而重建檔案，從嚴(yán)格意義上講是違背人事檔案原則的，有些人本想從正規(guī)的途徑調(diào)走檔案，但因?yàn)樵瓎挝徊豢戏湃耍晦D(zhuǎn)檔，新用人單位在“無奈良計(jì)”的條件下的緩兵之計(jì)，“檔案克隆”的現(xiàn)象源于對(duì)高級(jí)人才的爭奪戰(zhàn)，普遍存在于事業(yè)單位的技術(shù)人才，為了留住人才，不惜作“克隆檔案”，擾亂了人事檔案管理的正常秩序。

四、人事檔案管理問題形成的原因

（一）收集的對(duì)象范圍太窄。一些人事部門只關(guān)注收集單位主要領(lǐng)導(dǎo)人及高層干部的材料，而忽視了廣大普通職工的材料收集，造成了領(lǐng)導(dǎo)干部的材料多，普通職工的材料少的現(xiàn)象。事實(shí)上，人事檔案并不是人物檔案或名人檔案，其收集的對(duì)象范圍要包括單位的每一個(gè)員工。無論員工現(xiàn)任何職，是否出眾，都是該單位寶貴的人力資源，有關(guān)其個(gè)人的材料，都是單位的寶貴財(cái)富，人事部門均應(yīng)根據(jù)規(guī)定收集齊全。

（二）整理不規(guī)范。整理人事檔案是一項(xiàng)細(xì)致的技術(shù)性較強(qiáng)的工作，在《干部檔案整理工作細(xì)則》中曾明確要求整理工作做到“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”。“通過整理使每一個(gè)檔案達(dá)到完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的目的”。把個(gè)人材料歸檔成冊(cè)是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位在這個(gè)方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案隨已立卷成冊(cè)，但沒按要求的格式進(jìn)行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。

（三）員工人事檔案意識(shí)淡薄。有一部分員工對(duì)于自己的人事檔案不夠重視認(rèn)為人事檔案是“身外之物”，可有可無，要用時(shí)想到、不用時(shí)不要，認(rèn)為人事檔案根本不影響自己的發(fā)展，有意無意地就遺棄了檔案。目前社會(huì)上人事檔案意識(shí)淡薄，機(jī)制不適應(yīng)或規(guī)定不合理等因素可以很快改進(jìn)，但社會(huì)整體意識(shí)上的欠缺是非常嚴(yán)重的，是導(dǎo)致大量棄檔現(xiàn)象發(fā)生的最主要原因。

五、人事人事檔案管理對(duì)策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。建立人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。同時(shí)，按照人事檔案達(dá)標(biāo)的要求，制定和完善人事人事檔案管理的整體規(guī)劃，使檔案工作順利進(jìn)行。

（二）加大對(duì)硬件設(shè)施的投入，進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)。按照人事人事檔案管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，配置足夠面積的檔案室、閱檔室、辦公室、微機(jī)室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調(diào)、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)等硬件設(shè)施。搞好通風(fēng)、采光、防蟲、防潮等配套保護(hù)措施。

（三）提高人事檔案管理人員管理水平。加強(qiáng)對(duì)管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高管理人的政策水平和專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”的多素質(zhì)人才。

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