淺談電子檔案的管理方法

摘 要：隨著計算機的普及與運用，檔案管理工作也逐步實現網絡化、自動化。由于電子檔案與傳統的紙質檔案的不同，使得檔案管理方法也需要相應改變。本文就如何做好電子檔案的管理工作，談了幾點方法，僅供參考。

關鍵詞：檔案；管理；方法；電子；

中圖分類號：G271.6 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-07-00-01

隨著計算機和互聯網的發展，檔案管理工作逐步實現自動化，檔案信息的輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞，以及檔案的編目和檢索基本上都依靠計算機來實現。由于電子文件與傳統紙質檔案有很大區別，因此檔案管理部門的工作技術和方法也需做相應改變。

一、電子檔案的特點

電子檔案是紙質檔案的另一種儲存形式，它是系統化了的電子文件，是經鑒定后有保存價值的且已經歸檔的電子文件。電子檔案與紙質檔案在本質上是相同的，因此電子檔案除了具備紙質檔案的一般性特點以外，還具有自身特性：

（一）人不能直接讀出電子檔案所載信息，必須使用計算機進行解碼后才能轉變為人們可識讀的信息。電子檔案必須在計算機軟硬件、數據庫、網絡系統都齊全的環境下才能發揮作用。

（二）電子檔案存儲密度極高，所需存儲空間小，電子檔案顯得小巧的多，可以大大節約電子檔案存儲空間。

（三）電子檔案的信息可以輕松實現復制和傳輸，便于異地調閱或形成文件。因此便于共享。但電子檔案還具有信息的不穩定性，信息的不安全性。

二、電子檔案的管理方法

傳統檔案管理活動一般分為六個環節：收集、整理、保管、鑒定、統計、提供利用。電子檔案的管理也可以按照這幾個環節進行，只是具體方法上有所不同。

（一）信息收集 電子檔案信息通常可以分為三類：1、與紙質檔案內容相同的信息。在收集這類信息時，要注意與紙質等文件之間相互建立準確、可靠的標識關系，建立統一文件編號。2、在“無紙化”計算機辦公或事務系統中產生的信息。應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質或拷貝件保留。3、計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。在信息收集工作結束后，將磁性載體的、雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使電子文件處于一種有序狀態，并對電子文件進行分類和編號，組織建立數據庫。

（二）信息整理 電子檔案信息整理就是將第一步收集到的信息進行組盤，按一定規律，將相關文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤或磁帶等載體上，也就是整理接收來的軟盤、磁帶和光盤。

（三）檔案保管 電子檔案的保管分為兩個方面，第一，保持電子檔案載體的安全。電子檔案進入庫房以后不是一勞永逸，而是需要定期維護和檢測，并適當進行備份；第二，維護所載信息的安全。電子檔案保管工作的另一個重要方面是防止信息被竊，維護信息安全，一是密切關注計算機技術的發展方向，及時進行軟件升級和更新，適時對電子檔案的格式進行轉換；二是加強對電子文件利用活動的管理，保證電子檔案的信息安全，嚴格禁止使用封存盤來提供檔案利用，電子檔案入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用，防止利用過程中的泄密和損傷信息。

（四）檔案鑒定 電子文件的更改非常容易，而且可做到不留痕跡，電子文件從形成到歸檔有一段較長的時間，所以，在歸檔時，鑒別歸檔的電子文件是否就是形成時的、有效的電子文件，即確認歸檔的電子文件的原始性、真實性則是首要任務。再者，電子文件具有易逝性、易更改性，因而電子檔案必須在文件形成之前就決定其是否需要保存及保存時間長短，因此，電子文件的鑒定需超前，也就是必須在文件形成之初就開始進行。鑒定的內容與紙質檔案一樣，是對其保存價值進行判斷和預測，不同的是在判斷過程中要對文件的內容及某些形式特征進行充分的分析。

（五）檔案統計 電子檔案統計可以分為：1、檔案統計指標選定；2、檔案統計調查；3、對檔案統計調查的數據進行統計分組、歸納整理；4、檔案統計分析。

（六）檔案利用 電子檔案的利用一般有三種形式：直接查詢，拷貝，傳輸。為保證信息安全和版權，做好電子檔案利用管理工作很重要。主要分為四個方面：1、對用戶的管理和檔案管理人員的管理。主要是進行使用權限的審核，首先是根據人員身份進行系統注冊登錄，由系統自動判定使用者身份的合法性及使用權限，并進行跟蹤記錄；其次電子檔案的內容應設置保密級別和開放程度。2、對檔案載體的管理。一是采用雙套制的存儲模式，一套保留原始格式，作為歸檔用途，另一套轉換成不可編輯的文件格式作為利用用途，確保電子檔案在利用過程中不發生內容的篡改。二是建立一套技術驗證機制保證原始電子檔案的真實性。3、安全保密措施。網絡傳輸安全采取的主要方法是物理隔離、應用防火墻以及身份認證等安全技術。根據電子檔案的保密級別，建設網絡傳輸保障體系。按照密級，將電子檔案利用范圍劃分為不可用、內部使用和公眾使用。還可以采取斷點續傳的技術，確保電子檔案在發生傳輸中斷的情況下，最終獲取的電子檔案副本保持完整性。

總之，電子檔案與紙質檔案既有區別又有聯系，電子檔案管理工作涉及到信息的搜集、整理、存儲和利用等諸多方面，既需要計算機和網絡輔助實現，同時又對工作人員提出了更高要求。只有通過制度、技術、人員素質等多方面共同努力才能保證電子檔案內容的真實、可靠，保證電子檔案在存貯、傳輸過程中的安全、保密，最終實現電子檔案的優勢。