淺談檔案室服務能力的提高

摘 要：服務是檔案工作的立身之本，加強檔案室服務能力，提高服務質量是檔案室工作的重中之重。本文就提高檔案室服務能力的辦法，結合工作實踐提出加強檔案室服務能力的膚淺認識。

關鍵詞：檔案；提高；服務；建設；能力；

文章編號：1674-3520（2015）-07-00-01

“服務是檔案工作的立身之本”。檔案室服務工作更是檔案室工作的重中之重，必須本著“服務為先”戰(zhàn)略，不斷提升服務能力，提高服務水平，建立健全服務制度體系，全面完善檔案利用體系，為各級領導、各個部門提供便利服務。

一、提高檔案室服務能力建設的辦法

（一）加強檔案資源建設，夯實檔案服務能力建設基礎

檔案資源建設是開發(fā)利用工作的前提和基礎。如果沒有完整齊全、整理科學的檔案資源，沒有對檔案資源進行嚴格管理、深入挖掘等基礎工作，檔案服務利用工作就成了“無本之源”，成為“紙上談兵”了。加強檔案資源建設，首先加強制度建設，為檔案資源建設提供制度保障；其次加強收集工作，進一步豐富檔案資源；第三加強鑒定工作，確保檔案資源價值；第四做好檔案解密工作，保證檔案資源得到最大化利用；第五加強檔案整理工作，保證檔案資源利用便捷。

（二）加強檔案信息化工作，拓展檔案服務手段

檔案工作作為國家檔案事業(yè)的重要組成部分，其信息化工作對推進檔案部門資源建設和加強服務能力建設也是極其重要的。加強檔案信息化工作，拓展檔案服務手段，首先應做好傳統(tǒng)紙質歷史檔案數(shù)字化工作。傳統(tǒng)紙質歷史檔案多以案卷級整理方式進行整理，著錄和編目也是只到案卷級，在實際查詢利用時必須從案卷標題上加以判斷是否可用，再進一步調閱案卷查詢卷中文件。盡快實現(xiàn)紙質檔案數(shù)字化，才能實現(xiàn)文件級檢索、電子化利用。其次應加強電子檔案管理系統(tǒng)建設。電子檔案管理系統(tǒng)在現(xiàn)代辦公中已經不可或缺。在利用電子檔案管理系統(tǒng)時，對電子檔案管理系統(tǒng)須進行不斷優(yōu)化，以加強系統(tǒng)的檢索功能，提高查詢效率；以強化系統(tǒng)解密功能，提供更多可利用檔案資源。第三要加強電子檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的銜接工作，充分利用文件在進入辦公自動化系統(tǒng)時原件掃描、登記相關要素、傳閱流轉印記等成果，將其直接加載到電子檔案管理系統(tǒng)中。具體是將前期登記要素、傳閱批示印記直接轉化成檔案著錄標引項目，并使文件在兩個系統(tǒng)間轉化的同時完成歸檔相關步驟和工作，并可實現(xiàn)文件隨辦結、隨歸檔、隨利用。

（三）嚴格利用程序，確保檔案在利用過程中的安全

要想確保檔案在利用過程中的安全，更好地保護檔案，以便可持續(xù)的提供利用，首先應確保檔案在利用過程中的安全。建立完善的利用制度，明確利用范圍、權限、方式、手續(xù)、時限等。在檔案利用過程中要嚴格遵守利用制度，針對檔案密級和內容分權限審批、分密級管理，嚴格審批手續(xù)和利用程序，注意催還，確保檔案利用安全；其次應加強電子檔案的安全。建立完備的系統(tǒng)安全保障規(guī)定和機制，加強系統(tǒng)各種硬件存放地的安全保衛(wèi)設施、加強系統(tǒng)管理和操作人員的安全保密教育、增強分級管理和分級控制權限的技術手段、加強數(shù)據(jù)備份和日志管理、加強系統(tǒng)監(jiān)控等方法，實現(xiàn)和保障電子檔案系統(tǒng)的安全。

（四）注重檔案利用效果反饋，提高檔案服務質量

要注重利用效果的信息反饋和注意收集匯總，分析利用率、利用群、利用目的、利用中的問題，不斷提高利用效率和利用效果。不斷分析總結，提高利用效果，切實加強檔案服務能力建設。首先在檔案利用時督促利用者認真填寫檔案利用（借閱）登記表；其次定期對檔案利用狀況進行分析，找出利用規(guī)律、利用側重點、重點利用部門、主要利用目的等，做到心中有數(shù)，以便利用時能快捷提供服務；第三要不定期調查利用效果。通過電話問詢、歸還檔案時問詢、發(fā)放利用效果反饋表、征集檔案利用實例等方式，收集利用效果，并進行匯總分析；第四要定期召開座談會，調查需求、利用效果和希望改進方向，更好地提高利用水平。

（五）提高檔案工作者素質，加強檔案服務能力

要切實做好并提高檔案室服務工作，提高檔案工作者思想意識、自身素質和能力是提高檔案室服務能力的關鍵。一是檔案工作者要提高意識，實現(xiàn)自身觀念和職能的轉變，不斷推動檔案服務工作。工作中要變“被動”為“主動”，實現(xiàn)從“后臺”到“前臺”的轉變，要增強主動服務意識。要將主要精力放到對檔案資源的管理上，不斷推動檔案資源的開發(fā)和利用工作；二是檔案工作者要不斷提升自身素質，促進檔案服務工作。提高對檔案資源綜合管理的能力，不斷整合開發(fā)檔案資源，從而推動檔案利用工作。注意自身檔案專業(yè)知識的更新，注意與檔案專業(yè)相關的延伸學科知識的學習和汲取，在檔案數(shù)字化、信息化的趨勢下，注重計算機、網絡安全等相關知識的學習，從而更好地完成檔案工作。