淺談人事檔案的網絡化管理

摘 要：隨著科技的不斷進步，信息技術的發展與使用，為我們的工作帶來了方便和快捷。特別是人事檔案管理領域，計算機的應用極大減輕了人的工作負擔，使得檔案管理保存更加便捷。人事檔案管理的網絡化，既節約了人力，又提高了資源共享的效率。本文從檔案管理人才的培養、傳統管理模式存在的問題以及網絡化管理的策略等方面闡述本人的粗淺認識。

關鍵詞：人事；檔案管理；網絡化；

文章編號：1674-3520（2015）-07-00-01

科技的日新月異，網絡的普及為我們的生活工作帶來了便捷，如今電子計算機的的使用范圍越來越廣，大到航空航天，小到超市購物，我們已經完全進入了電子時代。而社會各行各業的發展都離不開檔案的保存。這些檔案既是行業發展的見證，也為行業今后的發展提供了經驗保證。因此，為了做好檔案的管理，特別是人事檔案的管理，將網絡技術引進檔案管理是十分必要的。我們不僅要認識到檔案管理網絡化的重要性，還應該不斷優化檔案的網絡化管理。

一、傳統人事檔案管理存在的弊端

人事檔案管理是一項具有機密性和專業性的管理工作，不論是哪個行業的檔案管理都應該認真對待，明確其重要性。然而，隨著時代的發展，傳統的人事檔案管理逐漸顯現出弊端，主要表現在管理意識、硬件設施和專業素質上。

（一）檔案管理意識不強

一直以來，相當多的管理者對檔案管理的認識存在偏差，認為人事檔案管理就是檔案抄寫和整理，不需要什么技術含量。然而，事實并非如此，人事檔案管理不僅包括檔案抄寫和整理還包括檔案分類、裝訂和保存等，需要專門的人事檔案管理人才來進行管理。所以，為了提升檔案管理的質量和水平，糾正這些領導干部的錯誤思想是十分必要的。他們應該充分意識到人事檔案管理的重要性，將人事檔案管理落到實處，引進優秀的管理人才，提升檔案管理的質量。

（二）人事檔案管理的硬件設施落后

做好檔案管理工作不僅需要有清醒的檔案管理意識，還需要給檔案管理提供必要的硬件設施。傳統的檔案大多是紙質材料，為了保存好這些材料，應該準備一個專門的檔案室進行儲存。然而，有些單位沒有專門的檔案室，檔案、文件堆放雜亂，極易造成檔案丟失或損壞。而有些單位雖然有檔案室，但是檔案室的防潮、防霉條件不容樂觀，這就容易造成檔案的蟲蛀、霉變，破壞檔案的干凈和完整。所以，對于檔案室的硬件設施應該定期檢查、更新，做好檔案的保存工作。

（三）檔案管理人員的專業素質不強

傳統的檔案管理與一般的行政管理不同，它的管理對象是紙質材料。紙質材料的保存難度較大，需要專業的人員進行養護。但是，現今的檔案管理人員大多缺乏檔案管理的專業素質，對如何進行檔案分類、裝訂、養護、保存缺少必要了解，這就使得日常的檔案管理成為一紙空談。而在日復一日的忽視中，紙質檔案逐漸損壞，這些檔案中有些沒有備份，一旦損壞就難以修復，這種損失是十分巨大的。因此，提高檔案管理人員的專業素質是勢在必行的。

二、優化檔案管理網絡化的對策

（一）加強對人事檔案管理人才的培養

現今，人事檔案管理的網絡化趨勢明顯增強，電子檔案逐漸取代紙質檔案，是檔案的管理“從單一的舊信息的管理模式下解脫出來，向多重管理模式過度”。為了做好電子檔案的管理，需要培養出一批優秀的電子檔案管理人才。這可以從兩個方面入手：第一，引進專業能力強，管理能力好的高素質人才，優化人事檔案管理的員工隊伍，讓他們互相學習共同進步；第二，對現有的人事檔案管理人員進行職中培訓，請專業的人事檔案管理人才對企業員工進行專業能力的培訓，讓他們掌握最新的管理技術，與時俱進。

（二）建立健全人事電子檔案的管理制度

無規矩不成方圓，任何行業要取得發展都需要有一個堅實的制度保障，電子檔案的管理亦是如此。我們可以從三個方面入手，全面完善電子檔案的制度管理。第一，明確分工。檔案管理包含的層面很多，不僅有檔案的錄入，還包括檔案的整理、分類等，應實行專人負責制。第二，制定出明確、合理、科學的檔案分類歸檔標準，這既便于檔案的整理，也便于日后的檔案查閱。第三，對檔案的真實性予以嚴格鑒定，電子檔案在發送和接受時要通過電子網絡，信息的安全難以保證，所以檔案管理人員在接收檔案時要對檔案的內容進行嚴格鑒定，避免出現虛假檔案。

（三）嚴格監控人事電子檔案的使用和轉換

電子檔案和紙質檔案相比，可操作性更強，對檔案的修改也更容易。因此為了保證檔案的機密性，在對檔案實行操作之前，要嚴格審查操作人員使用權限，確保檔案的安全性，避免檔案遭到惡意修改。另外，電子檔案的資源共享性較強，在傳輸的過程中可以出現在不同的載體上，為了保證檔案的原始性，我們應該對檔案進行加密。例如“將檔案的文件模式設置為只讀，或對整個檔案加密”。而且，電子檔案應該及時備份，避免出現檔案丟失的事件。

總之，檔案管理的網絡化為我們的生活帶來了極大的便利，做好檔案管理信息化的建設，是我們今后努力的方向。我們應該從人才培養、管理制度和使用控制三個方面出發，全面提升檔案管理質量，加快檔案管理的網絡化建設。