企業人事檔案管理現狀及對策初探

摘 要：人力資源管理部門通過對人事檔案的管理保證了企業對于人才資源的管理和利用，可以提高企業對于人才的監督和管理，有利于因地制宜的合理安排人才的分配和運用，保證企業整體的發展。目前人事檔案管理的現狀如何，應采取什么對策，才能保證人事檔案管理的更好，使企業可以更好的運用人才資源。

關鍵詞：人事；檔案管理；現狀；對策；

中圖分類號：G271.6 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-07-00-01

人事檔案的管理是通過記彔人才相關成長經歷和社會實踐經驗，從而體現個人在學習思想、成長環境、個人業務實踐能力、社會生產生活獎懲等相關經歷的歸納，人事管理部門通過管理檔案可以掌握每一個人的學習經歷、技術職稱水平，學習工作社會影響情況，從而記彔個人的工作履歷過程。人力資源管理部門通過對人事檔案的管理保證了企業對于人才資源的管理，可以提高企業對于人才的監督和管理，有利于因地制宜的合理安排人才的分配和運用，保證企業整體的發 展。目前人事檔案管理的現狀如何，應采取什么對策，才能保證人事檔案管理的更好，使企業可以更好的運用人才資源，是本文重點闡述的問題。

一、人事檔案管理的現狀

（一）管理層對于人事檔案管理的輕視

在人事檔案管理過程中，因企業領導沒有合理的分配重心，對人事檔案管理沒有合理的安排和運用。他們只是粗略的在整體概念上認為人事檔案的管理工作是相關資源的儲存性工作，是對于人才相關數據資源的保管，沒有對人事檔案資源的管理有合理的分析，認為在企業發展過程中，人事檔案的管理工作是企業發展的記彔工作，而不是分析工作。這造成從管理層形成了一種人事檔案管理的重視， 導致人事管理工作人員工作上常常疏忽大意，不用心。沒有合理的條理性的管理導致了人事檔案沒有系統化的管理規程，檔案出現查找困難，甚至丟失的問題。長期的不合理管理造成資源上的浪費和企業經濟上的損失，沒有真正形成檔案管理的目的，更沒有完成檔案管理的目標。

（二）設備落后造成人事檔案管理不規范

在人事檔案管理過程中，由于沒有合理的設備資源配置，沒有合理的管理規范條例，造成檔案管理環境不規范。其本質原因還是因為對于人事檔案管理問題的不重視。從而造成企業不會對檔案資源合理運用，由于沒有足夠的資金支撐導致檔案管理設備落后，不能運用電腦網絡技術對檔案進行合理的管理和數據升級，導致很多企業的檔案管理室處理一種破舊不堪的狀況，甚至于已經成為擺 設，這都是沒有合理的設備管理造成的。

（三）技術人員水平不高導致管理疏漏

在人事檔案管理過程中重要的管理在于檔案管理員的管理。即便是有合理的管理領導確定管理方針、有先進的科技電子設備，沒有優秀的檔案管理員來管理整個人事檔案也是毫無意義的。因此，在整個人事檔案管理過程中，檔案管理員的重要地位是不可缺少的。只有保證檔案管理員熟練的工作業務水平，先進的管理方法，合理的電子設備運用，才可以保證人事檔案管理的規范化、效率化、標準化。因此，提高加強檔案管理技術人員的業務素質，培養人事檔案管理員認真管理的工作態度，從而保證人事檔案管理人員可以真正處理好企業人事檔案的管理工作。

二、人事檔案管理的對策

（一）加強基礎檔案管理工作

合理的整理人事檔案的相關數據資源，對人事檔案需要管理的資源進行合理的收集和分配。對人事檔案管理人員進行定期的技術知識學習和能力考核，保證合理的檔案管理安排，對檔案室進行合理的布局，保證室內溫度、空氣濕度，使其適宜檔案相關管理，加強檔案管理人員自身管理素質，保證其擁有良好的責任心、工作態度和技術水平，提高檔案管理人員對于檔案管理工作的重要性的認識，加強企業管理者對于檔案管理的關注度，提高他們的責任心。

（二）加強檔案管理電子系統的建立

通過電子設備系統的合理規劃，可以提高科學性的管理水平，確保社會科學技術發展水平的一致性，可以真正保證檔案管理員更好的完成人事檔案管理工作，通過先進技術的管理檔案系統的合理搭配，實現人事檔案管理的規范化、合理化、標準化和技術化，更好的保證企業人事管理工作的合理開展。

（三）人事電子檔案的數據庫發展優勢

隨著人事檔案數據的不斷增加，檔案數據量不斷增大，儲存的空間是有限的，因此需要利用電子科技加強人事檔案數據信息的存儲，在人事檔案的存儲和管理上，合理的運用和提高電子技術方法是保證檔案處理量和效率的基礎。有利于保證人事管理部門在整個企業中的合理任務實踐；有利于提高人事管理部門人員的工作效率和提高管理服務意識的保障，省去了繁瑣的檔案整理和處理工作，提高了檔案的儲存量和準確的信息及時提取，降低了人事檔案管理人員的工作強度，提高了整體工作效能，使人事檔案管理人員從繁雜的半體力勞動解放出來；通過科技創新改變了電子檔案管理人員處理檔案工作的方法，通過不斷的學習和技術創新，有利于合理提高人事檔案管理人員的個性化管理。

總之，對于人事檔案管理的問題的研究和處理方法只有合理的認識和解決才能保證企業在人才管理體制上有一個合理的管理模式，保證人事管理檔案的管理機制的合理建立，這符合當前我國社會主義市場發展經濟水平的需要和科技水平的提高，是當前我國社會企業管理人事檔案發展的必然趨勢。