淺析新形勢下如何做好企業文書檔案管理工作

摘 要：隨著社會的進步和經濟的不斷發展，很多企業開始意識到文書檔案管理在企業管理中的重要性，但是這項工作做得還不夠完善，不夠科學化和系統化，而知識經濟時代的到來也給企業文書檔案管理工作提出了更高的要求。因此，本文分析了新形勢下企業文書檔案管理工作方面存在的困境，闡述了加強企業文書檔案管理工作的重要性，并提出了幾點建議，希望能對實現企業文書檔案管理工作的科學化提供幫助。

關鍵字：新形勢；文書檔案管理；問題；對策；

文章編號：1674-3520（2015）-07-00-01

引言

在企業中辦公室文書檔案的管理工作是最為基本的一個環節，文書檔案的管理工作來源于企業單位在日常行政活動中產生的大量文件和資料，產生的這些文件和資料最后都會以檔案的形式進行存儲。文書檔案是一個企業發展歷史的一個體現，這對于企業的反思和發展都具有非常重要的意義。文書檔案管理可以說是衡量企業檔案管理水平的重要標準，它不僅影響著檔案資料的質量，還影響著企業的建設與發展。因此，作為文書檔案管理人員，必須提高文書檔案工作科學管理水平和為本單位中心工作服務的工作能力，提高文書檔案管理的工作效率，逐步實現文書檔案管理工作的科學化和現代化。

一、新形勢下企業文書檔案管理工作方面存在的困境

（一）文書檔案管理人員專業素質不高

目前，部分企業有了穩定的檔案管理人員，但文書檔案管理隊伍的文化程度和專業素質還不適應新形勢下開展檔案工作的需要，特別是進入21 世紀以來，熟悉檔案內容和檔案管理工作流程，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏，文書檔案管理人員專業素質普遍不高。

（二）對檔案文書管理工作重要性認識不足

在新形勢下，多數企業還存在著文書檔案的管理意識較為淡薄的現象，不能認識到文書檔案工作的重要性，只重視企業的生產經營管理，造成觀念上的錯誤。這些文書檔案在很大程度上都是企業單位管理經驗積累，生產經驗的積累和科研經驗的積累，是企業的財富，丟掉這些相當于丟掉了企業的財富。而且很多的企業單位只是將文書檔案進行存儲而沒有加以利用，這使得企業的財富和經驗嚴重的被浪費掉，這對于企業的發展是極為不利的，沒有借助文書檔案的歷史性和財富性為企業的發展提供支持。

（三）企業文書檔案管理水平普遍較低

一直以來，企業檔案管理人員的任務就是保存好檔案，這種封閉式的管理模式，使得不同時期對檔案的質量、整理、裝訂規范出現了不同的要求，加之領導沒有從意識上給予這項工作足夠的重視，而且管理人員水平普遍偏低，檔案部門又是一個可有可無的崗位，也沒有針對檔案管理部門建立檔案部門經濟責任制、管理制度和考核制度，導致檔案管理水平普遍偏低。

二、新形勢下加強企業文書檔案管理工作的重要性

在檔案管理工作中，文書檔案管理占據著舉足輕重的地位，是所有事業單位、企業、團體、機關的一項重要工作。可以說，企業文書檔案資料的可靠性、安全性與文書檔案管理水平有著直接的關系，只有堅持創新和與時俱進，才能落實好文書檔案工作，使之為企業的健康發展奠定堅實的基礎。這是因為，企業文書的管理是檔案管理工作的前提和基礎，企業的各種文書整理之后所形成的具體的形式就是企業的檔案，檔案管理涉及到企業的各個部門和各個環節，是企業發展歷史的一個真實的寫照，對于企業的存在和發展有著非常重要的借鑒意義。文書管理工作和檔案的管理工作具有重要的聯系，企業單位的文書工作在單位的檔案管理工作之前，是檔案管理工作的前提和基礎，也就是文書工作的過程就是企業單位檔案形成的基礎。

三、新形勢下加強企業文書檔案管理工作的幾點建議

（一）提高文書檔案管理人員的綜合素質

為了提高企業文書檔案管理工作的有效性，必須提高文書檔案管理人員的綜合素質。首先，要加強企業單位相關從業人員的專業技能，將文書檔案管理的重要性深入到每個從業者心中。可以采取培訓的形式來提升企業單位員工的專業技能和檔案管理意識。其次，努力學習各方面的專業知識，爭取把文書檔案的管理做到規范化。然后，檔案管理者要樹立現代化管理檔案的理念，掌握檔案計算機管理運用技術，不斷強化檔案管理人員的現代化素質培養與教育，要結合本崗位工作，不斷更新文書檔案管理的業務知識，提高檔案管理人員文書檔案管理工作的專業性。

（二）提高企業檔案文書管理工作的信息化建設

在計算機信息技術飛速發展的新時期，網絡化的辦公技術已經普及到各行各業，而檔案管理工作也在朝著更加信息化管理的方向發展。當前許多現代化的企業都在檔案管理中加速了現代化的進程，一般都具有專業的檔案管理系統，由此可以，紙質檔案被更為現代的電子檔案代替已是時代發展的必然。利用計算機網絡技術進行信息化管理，有利于文書檔案的高效統籌管理，使得檔案可以發揮最大的效能，促進企業文書檔案資源的交流和互動。

（三）完善檔案管理制度體系

加強制度建設、建立良性運行機制，是提高企業文書檔案管理科學化水平的關鍵和保證。首先要建立健全科學管理檔案的長效機制，引進一些文化專業知識豐富、專業技能水平高的人才充實檔案隊伍。同時，企業檔案管理應注重對相關科學知識的補充和更新，更應該運用現代科學技術手段不斷強化管理水平。

四、結語

綜上所述，文書是檔案工作的前提和基礎。文書檔案的管理不僅體現著企業單位文書和檔案管理的水平，也能為企業的發展提供有力的支撐。因此，企業應加強對文書檔案管理工作的建設，提高對檔案管理的重要性認識，健全工作制度，提高文書檔案工作人員的綜合素質，采取現代化的管理方式，最終提高企業文書檔案管理的效率。

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