工程資料管理中存在的問題及改進措施

摘 要：我國的經濟水平日益提高，帶動著我國其他各個領域的發展，尤其是建筑業的興起，現如今在我國經濟發展中已占據著不可撼動的地位。工程資料檔案管理作為工程管理的重要環節，不僅關系著建筑工程是否能夠順利進行，更與建筑企業的發展有著密切的關系。因此加強工程資料管理工作，對提高工程質量，促進經濟發展有著重要意義。本文簡單介紹了我國工程資料管理工作存在的問題，闡述了工程資料管理的重要性，并針對性的提出幾點改進措施，希望能有助于提高工程資料管理的水平。

關鍵字：建筑工程；資料管理；問題；措施；

文章編號：1674-3520（2015）-07-00-01

一、當前建筑工程資料管理工作存在的問題

（一）相關人員對工程資料的管理意識薄弱。建筑工程涉及到的檔案資料非常多而且很復雜。如果短時間內沒有出現工程質量問題，則可以成功交付工程，結束施工；但如果在短時間內未能及時收集整理出全面的工程資料，就會給工程檔案的管理工作帶來困難。工程竣工時需要交接一些竣工驗收證書或其他相關資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接影響工程檔案資料管理不能確保其完整性和系統性，降低了檔案資料的利用率。

（二）建筑工程檔案資料管理質量低。工程檔案包括施工前準備階段的問卷資料和施工過程中形成的文件和竣工驗收形成的文件資料，是建筑工程管理的重要環節。然而，很多建筑企業只注重資料的數量接受和內容分析，而忽視了資料的歸檔工作，從而影響對檔案的優化管理與長期利用。甚至有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，導致工程檔案質量的真實性和有效性欠缺，使建筑工程檔案資料管理質量低下，影響工程檔案資料的利用率。

（三）缺乏建筑工程檔案資料管理體制。因施工企業和建筑企業的不重視，建筑工程的檔案管理意識薄弱，重建設輕管理的現象普遍存在。很多企業的管理人員認為，檔案管理不能為企業創造更多的經濟效益，所以不會對其投入太多精力。所以很多關于建筑工程檔案資料管理的體制也只是形式化。除此之外，企業還缺乏相關人員對工程檔案管理進行監管。施工監理為建設方提供服務，以幫助建設單位對建筑工程的各個方面進行控制，因此，嚴把各個環節的資料收集、整理與最后的檔案形成、保管工作，全面保障工程檔案資料的完整性和有效性。

二、加強建筑工程檔案資料管理的具體措施

（一）提高對建筑工程檔案資料管理的意識。最主要的就是建筑工程企業自身缺乏對于工程檔案管理的意識，這也是最嚴重的問題。首先，建立并加強建筑工程檔案管理必須提高認識，糾正傳統的思想觀念，每個人都應有組織、有計劃地進行檔案管理相關法規學習，使其充分掌握專業知識，認識到建設檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責任落實到部門以及個人，從而提高檔案工作的自覺性與責任意識，明確職責，構建科學嚴謹的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實際工程項目中發揮重要作用。

（二）建立并完善檔案資料管理的相關機制。建立健全工程資料的管理機制是完善資料管理工作的有效方法。首先，要求各級建筑領導重視起建筑工程檔案建設工作，將工作計劃納入建筑企業的議事日程中，確保有專人負責，對工程檔案管理工作進行全方位的考慮與統籌規劃，建立相關制度并落到實處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過程。形成完整的工程檔案，才能確保檔案的完整性。完善建筑工程檔案不僅要從建立機制開始，還必須盡快完善工程建設中的各環節的檔案收集、保管工作。

（三）明確分工，協調相關業務。建筑工程檔案管理是一項任重而道遠的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度很大，這些原件又與建筑工程有著密切的關系。因此，建筑工程檔案管理人員必須掌握與熟悉相關法律規定，自覺進行相關法規的學習，才能更好地制定企業的相關工程檔案管理標準。對于形成周期較短、時間性要求高的工程檔案管理，可以通過明確劃分時間段收集的方式，避免造成遺漏。而移交工程時要特別注意移交手續的完整性和重要性，確保萬無一失。

（四）做好工程資料的整理、收集和分類工作。各項工程資料必須按照工程進度分門別類的進行收集和整理。并且由專人負責，做好各項資料的質量評定和跟蹤收集，使資料的整理歸檔和工程進度同步，并保持連貫性。由于工程施工的資料相對較多，所以在進行資料管理工作時，要盡量細化，分門別類進行，這樣才能方便以后的資料查找，避免資料文件的遺漏。同時，應加強資料的裝訂管理工作，在獲取工程資料后應立即裝訂（這里的裝訂僅指用于資料整理，不同于竣工資料時的裝訂），防止缺頁和少頁的問題出現。在整個工程施工過程中，要及時進行資料的整理，發現遺漏和丟失，及時補救，這樣才能保證資料的完整性。同時，技術人員應根據現場的實際情況，反復核實數據資料的正確性，各分項工程時間的交叉一定要符合相關的規定并與現場相符，避免出現錯誤的資料。

（五）打造綜合素質較高的工程檔案資料管理團隊。建筑工程檔案管理工作離不開人，要做好檔案管理工作必須有業務能力強，綜合素質高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復雜性，給檔案管理人員的知識與能力方面提出了更高的要求。建筑企業應為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機會，定期進行培訓，成立相關的檔案管理工作小組并實施獎懲措施，積極鼓勵員工進行自我提升的同時制定相關的行為規范，對檔案管理工作的標準進行規劃。

三、工程資料管理的重要性

工程資料就是從工程項目的提出、設計、施工到竣工等過程中所產生的文件、圖紙、圖標等各類信息的綜述。工程資料是工程建設中必不可少的，任何工程的建設與開展，都需要將此過程中的重要數據、原理、技術記錄下來，以便日后查找，可作為依據應用于工程項目建設中。工程建設離不開工程資料，在施工過程中的細節、技術等方面都需要工程資料予以支持，會對工程最終的質量產生影響。由此可知，應重視對工程資料的管理，為提升工程項目質量創造有利條件。

總而言之，建筑工程的檔案資料管理對于建筑企業來講非常重要，建筑業在不斷的發展，經管能力也在不斷的提高，為了達到標準，資料經管工作的開展越來越受到人們的重視。因此，通過建立和完善相關的檔案管理機制，提高管理人員的檔案管理意識，明確各項分工，全面提高建筑工程檔案資料管理的有效性。

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