關于企業(yè)辦公室工作的創(chuàng)新與思考

摘 要：加強在企業(yè)辦公室內工作的制度建設和創(chuàng)新，不僅是提高辦公室工作能力的前提，更是企業(yè)快速發(fā)展的要求。本文圍繞企業(yè)辦公室工作的基本內涵，探討企業(yè)辦公室工作的制度建設與創(chuàng)新，以期為提高我公司辦公室工作效益提供有益借鑒。

關鍵詞：企業(yè)辦公室工作；創(chuàng)新；制度建設；

中圖分類號：D413 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-07-00-01

企業(yè)要發(fā)展，要做大，必須有一個聰明的領導團隊，制定長遠有效的企業(yè)規(guī)劃。辦公室作為企業(yè)的綜合管理機構，其管理水平直接關系到企業(yè)各項工作的正常運轉。在經濟發(fā)展飛速轉變的今天，辦公室管理以其特別的活力牽引著管理改革的進行。辦公室管理制度創(chuàng)新，不僅制約著企業(yè)管理的質量，還影響著企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的落實。企業(yè)辦公室擔負著參議政事、事務管理、做好服務的重要職能，為此企業(yè)辦公室就要進一步解放思維方式，開拓工作思路，創(chuàng)新工作方法。

一、企業(yè)辦公室工作存在的問題

（一）工作內容繁雜、瑣碎無序。企業(yè)辦公室工作包含的內容很多，職責很雜。每天要進行跟企業(yè)有關的文件整理、安排會議、進行企業(yè)各部門統(tǒng)計與生產安排、負責外來賓客接待等等，加上企業(yè)組織機構精簡改革，人員管理招聘、考勤、社保福利、發(fā)放薪酬、安全保衛(wèi)等等甚至包括企業(yè)會計審計工作等大量工作都要企業(yè)辦公室來做，這不僅導致企業(yè)辦公室工作量過大，員工工作壓力大，而且因為工作雜亂繁瑣，導致失誤率高，致使企業(yè)辦公室工作效率低下，影響了企業(yè)的整體管理水平。

（二）企業(yè)辦公室所發(fā)揮的實際效能偏低。目前，國有企業(yè)辦公室的效能較低屬于普遍現(xiàn)象，除了上述所提到的企業(yè)辦公室的工作比較繁瑣和地位不高之外，一個主要的原因還是企業(yè)辦公室的工作人員心態(tài)和水平有待提高。很多企業(yè)辦公室人員因為缺少專業(yè)支撐，再加上工作主要屬于輔助性質，因此國有企業(yè)的辦公室工作人員常常會有失落感和隨時被替代的危機感。這種工作心態(tài)所造成的意識偏差，常常會導致企業(yè)管理存在很大的隱患。

（三）企業(yè)辦公室地位較低。辦公室員工作為領導的參謀協(xié)助者，應該在企業(yè)有較高的地位，但實際卻正好相反。辦公室工作在聘用人員時，把關嚴格，選擇的企業(yè)辦公室員工都是擁有較高文化素質、較強管理能力、敏捷的思維，可以處理各類辦公室事項，能為企業(yè)進步與發(fā)展作出重要貢獻的人員，但其地位與待遇卻沒有得到相應保障。管理者與領導層認為辦公室工作可有可無，沒有認識到其重要性，對其不看重，影響了辦公室工作人員的積極主動性，最終對企業(yè)管理的工作效率與運營發(fā)展造成了影響。

二、實現(xiàn)企業(yè)辦公室工作改革創(chuàng)新的途徑

（一）創(chuàng)新辦公室工作思路。進行辦公室工作改革創(chuàng)新，企業(yè)首先應該創(chuàng)新辦公室工作思路，將企業(yè)發(fā)展、服務員工作為當前企業(yè)辦公室的工作目標。過去，企業(yè)辦公室工作都是由領導安排，按照安排去落實；現(xiàn)在，企業(yè)辦公室人員應該樹立主動服務意識，根據(jù)企業(yè)發(fā)展目標與員工切身利益需求，制定工作計劃，主動、切實為企業(yè)、為員工的共同發(fā)展作出自己的貢獻。

（二）創(chuàng)新工作思路。創(chuàng)新工作思路就是出主意、想問題要有創(chuàng)新。什么東西如果總是按照別人的去做就沒有了新意，什么工作都要上級說明就非常被動，什么事情總要“亡羊補牢”就不是一名合格的辦公室工作者。在制作工作方案時要有自己的亮點，不能照本宣科，老調重彈。在總結經驗時要簡練生動，要能吸引人的耳目，讓人愿意去看，去相信。

創(chuàng)新工作思路含有四個方面，首先要明確企業(yè)的工作目標以及發(fā)展目的，從大方向上了解企業(yè)的發(fā)展線路，并按照企業(yè)發(fā)展路線和工作重點有目的地進行創(chuàng)新性學習，拓展工作人員思維；其次要結合企業(yè)發(fā)展目的全面提出發(fā)展建議，不怕提出新思想，一切以企業(yè)發(fā)展為前提，發(fā)揮全員的合力；再次，在處理日常事務中要敢于推陳出新，有敢于破除規(guī)律的勇氣，追求獨特與創(chuàng)新，為企業(yè)創(chuàng)造出一片新的空間；最后是在制作工作方案時，要體現(xiàn)企業(yè)文化，做到既新穎又有效率。

（三）創(chuàng)新工作方法。創(chuàng)新工作方式要從一點一滴的小事做起，哪怕是再小的工作，也可以從多次實踐中進行經驗總結，找出規(guī)律，提高效率。在處理比較雜亂的工作時，首先要理清頭緒，根據(jù)工作需要制作出詳細合理的方案，制定好每一項工作的落實時間、完成期限、要求、注意事項，分清主次和輕重緩急，避免在時間短缺的時候不能對工作做出及時的調整。工作人員要能夠領會領導想要表述的意思，培養(yǎng)和領導之間的工作默契，節(jié)約因為解釋而喪失的時間。對于部分工作上的難題要有預見能力，在條件允許的時候提前進行，盡量做到今日事今日畢。辦公室人員針對工作內容和方式也可以向上級多提自己的建議，或者提出上級沒有想到的地方，在處理好自己工作的基礎上多總結經驗，為企業(yè)的發(fā)展建言獻策。另外，企業(yè)辦公室還應大力推行信息化網絡化，改變原有的辦公室紙質工作方式，運用網絡實現(xiàn)要求的下達和信息的交流，例如應用電子文件柜、加強建設部門工作網站以及企業(yè)門戶網站、擴大對OA電子辦公平臺功能模塊的應用、開設遠程視頻會議等。

（四）科學構建企業(yè)辦公室的完善運行機制。國有企業(yè)的辦公室要完善統(tǒng)一規(guī)范的辦公室運行機制，建立和完善適合企業(yè)發(fā)展的人員選用標準， 并確保企業(yè)辦公室的人員素質達到標準；要嚴格執(zhí)行企業(yè)的日常工作考核制度，及時督促辦公室工作人員提高日常工作效率；要明確辦公室工作分配和工作責任和義務， 確保工作人員有積極的工作態(tài)度，并能夠認真地執(zhí)行各項工作職責；要明確文件處理的要求標準、會議召開的時間和內容規(guī)定以及對外溝通交流的具體要求等，從而實現(xiàn)工作效率的提高。

辦公室工作特殊，環(huán)境固定、內容單一、程序性強，很容易使人產生保守、教條、僵化、按部就班、墨守成規(guī)的思想。做好辦公室工作，必須改進工作思路，把工作的重點，轉移到既要做好日常的事務性工作，又要做好為領導決策參謀服務的工作。只有把辦公室工作的“時代性”和“規(guī)律性”結合起來，把“繼承性”和“創(chuàng)造性”結合起來，把“工作實際”和“創(chuàng)新精神”結合起來，大力改進各項業(yè)務發(fā)展建設，不斷開拓創(chuàng)新，才能使辦公室工作更好地圍繞中心、服務大局，為企業(yè)的生產經營作出更大貢獻。辦公室工作要滿足領導要求，必須努力走在形勢前面，與時俱進，這就要求辦公室人員培養(yǎng)創(chuàng)新思維，增強創(chuàng)新意識。

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