醫院人事檔案管理探討

摘要：人事檔案，是對一個人的品德作風、政治面貌、主要經歷等個人情況進行記錄的文件資料，它是人事部門或組織考察、了解以及任用一個人的重要憑證和依據。隨著醫療衛生事業改革的不斷深化，醫院人事檔案管理工作顯得越來越重要。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為醫院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，顯得更為重要。

關鍵詞：醫院；人事檔案；管理分析

人事檔案，是對一個人的品德作風、政治面貌、主要經歷等個人情況進行記錄的文件資料，它是人事部門或組織考察、了解以及任用一個人的重要憑證和依據。醫院人事檔案，是指醫護人員在科學研究、醫療過程中所形成的文字資料，它是醫護人員思想品德、工作業績、科研水平、專業能力等情況的集中反映[1]。隨著醫藥衛生體制改革的不斷深化和醫院服務模式的轉變，人事檔案管理在醫療、教學、科研活動中的作用日漸顯著，醫院人事檔案的利用越來越高，同時，人事檔案的一次性特征，決定了人事檔案管理工作的不可恢復性，對檔案管理工作提出了更高的要求。因此，適應時代需要，做好人事檔案管理工作，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為醫院、社會提供更加真實全面的材料。本文就做好醫院人事檔案管理工作進行了分析，并提出了一些建議。

1 醫院人事檔案管理的重要性

醫院的人事檔案，體現了醫院人才隊伍的現狀，是保障醫院人才隊伍的建設與發展的重要手段，醫院可以根據人事檔案，制定人才引進與培養方案，確保醫院健康發展。同時，人事檔案也是醫院職工學歷、資歷、身份的體現，與職工的組織關系、工資待遇等有著重要的聯系，是記載職工人生軌跡的重要依據，具有法律效用[2]。人事檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，人事檔案是職工晉升和業績考核的重要依據，職工的工作調動、工齡計算、職稱評審、轉正定級、辦理社會保險等等都離不開人事檔案。可見，醫院人事檔案管理工作相當重要。

2 醫院人事檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理意識淡薄 醫院的工作重心是提高醫療、防疫、保健的技術水平，改善診療環境和醫療設備，努力為患者提供安全、優質的醫療服務[3]。醫院管理人員普遍重視醫療業務發展和醫療質量的提升，過于看重行政后勤服務于臨床一線，對類似于檔案管理之類的后勤保障工作沒有引起足夠重視。檔案管理意識淡薄，檔案管理人員僅限于一般工作任務的完成，滿足于人事檔案資料保存完整、不丟失，沒有積極主動構建人才管理信息庫的觀念和意識，員工或科室不積極將各種工作業績、科研成果、進修培訓等特色材料歸檔，人事檔案中未體現出個人工作表現、業務能力等方面的動態信息，影響檔案內容的完整性，無法全面、真實反映醫院職工的現狀。

2.2 檔案管理方式落后 人事檔案管理工作具有極高的機密性、政治性和專業性。在科技飛速發展的今天，檔案管理數字化、電子化必將成為檔案管理的必然趨勢。但醫院的設備引進主要在醫療設備方面，在檔案管理方面投入的資金相對不足，檔案管理工作的基礎設施差、信息化程度較低，檔案管理還停留在整理紙質文件材料的層面，靠人工完成檔案的收集、整理保存等，加上紙張容易損壞，安全性低，需較大的儲藏空間，缺少電子網絡設備，造成查閱檔案困難，給人事檔案的管理工作帶來極大的不便，不利于人事檔案管理的科學化、系統化、標準化。

2.3 檔案管理人員業務水平欠佳 檔案管理人員的能力水平直接影響檔案管理工作質量[4]。醫院一般只重視提高醫務人員的專業技術和素質，對檔案管理人員的業務提高未納入計劃中，多數醫院的檔案管理人員均為兼職，且缺少正規的檔案專業教育、培訓經歷，缺乏檔案專業知識和檔案法律意識，有些人員安于現狀，缺乏積極進取、學習提升的意識，陳舊的知識體系無法促進檔案管理水平的提高。

3 醫院人事檔案管理的策略

3.1 強化檔案管理意識 良好的檔案意識是人事檔案工作順利開展的前提和基礎，要使醫院的檔案工作有起色，領導和職工都必須重視檔案管理工作[5]，因此把檔案管理工作納入重要議事日程，通過會議、院報、院內網等渠道宣傳檔案法的有關法律、法規，宣傳檔案的重要性，使院領導、中層干部、職工增強檔案意識，充分認識到人事檔案與自身利益息息相關，是自己的職位調動、提拔、晉升、調資的重要依據，增強職工的歸檔意識，自覺、更好地支持檔案管理工作。樹立檔案管理者的主動服務意識，明白其工作責任是保持人事檔案信息的及時、全面和完整，增強其工作責任感和緊迫感，發揮其主觀能動性，主動對檔案信息進行了解、收集、鑒別、歸檔，確保檔案管理工作的質量。

3.2 改革檔案管理模式 ①建立、健全、完善檔案管理制度，實施科學規范的檔案管理。根據《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》等有關法律、法規，結合單位實際，制定科學、完整、系統、切實可行的人事檔案歸檔、保管、借閱、保密、鑒定、轉入轉出、銷毀制度和崗位責任制，建立檔案庫房溫濕度登記本、查閱、借閱、轉入轉出、銷毀登記本，使檔案管理工作有章可循。②引進新型網絡設備，實行科學的信息化管理。利用計算機建立人事檔案信息管理系統，實現數據的統計、分析和預測，可以迅速地為醫院提供符合要求的人員詳細信息[6]。在把職工信息錄入到數據庫的同時，建立職工的檔案信息平臺，以姓名、崗位、工作牌號作為查詢標簽，提高了查詢和檢索的速度，使檔案管理工作更加便捷。檔案管理的信息化建設，可在完善個人資料的同時，彌補了傳統檔案管理的不足，實現了檔案內容的動態管理。

3.3 提升檔案管理人員的綜合素質 檔案管理是一門專業性很強的工作，要提升檔案管理水平，必須配備專職的檔案管理人員，提高檔案管理人員的專業技術水平，通過專業培訓、繼續教育、進修學習、學術交流等方式，培養具有扎實的檔案管理理論知識和工作技能的多元化、復合型人才，全力提高檔案管理人員的人事政策水平，使其掌握檔案管理工作的新知識、新技術，運用現代化科技手段、先進的管理方法管理檔案，真正讓人事檔案管理實現科學化、高效化、規范化。

參考文獻：

[1]姜起.關于如何加強醫院人事檔案管理的探討[J].辦公室業務，2013，6：194-196.

[2]劉靈捷.醫院人事檔案管理研究[J].辦公室業務，2013，9：216.

[3]黨維玲，楊孝軍.新形勢下醫院人事檔案管理探討[J].中國社區醫師，2012，14（14）：421-423.

[4]陶鋒.加強醫院人事檔案管理的探討[J]. 辦公室業務，2014，6：72.

[5]劉國紅.加強醫院人事檔案管理的策略[J].人力資源管理，2014（4）：202-203.

[6]周寶珍.醫院人事檔案資源管理現狀與開發[J].人力資源管理，2011（4）：167.

編輯/許言