電子檔案在高校檔案管理中的應用探討

摘 要：隨著經濟的快速發(fā)展和社會主義現代化建設步伐的加快，社會對于高素質綜合型人才的需求越來越迫切。高校作為為社會輸送人才的重要機構，肩負著重要的責任和使命。電子檔案系統(tǒng)作為在高校教學管理中非常重要的環(huán)節(jié)，長期以來得到了社會各界的廣泛關注，本文對其進行探討并提出若干意見，供同行參考。

關鍵詞：電子檔案 高校教學 檔案管理 應用

隨著全球經濟一體化趨勢的顯著加強，科學技術迅速發(fā)展，逐漸滲透到社會的各行各業(yè)。對于高校檔案管理來說，引入現代化的電子檔案管理系統(tǒng)，對其有效進行校園管理，實現現代化的管理模式起到了至關重要的作用。

一、電子檔案概述

1.電子檔案的含義

電子檔案指的是在檔案的管理中，利用現代化的計算機磁盤進行資料的存儲，改變傳統(tǒng)的紙質檔案的管理模式，將文字性的資料轉化為電子信息進行記錄，大大提高了記錄的準確性和保存的長久性。

2.電子檔案的特點

電子檔案在其應用過程中主要包括有電子圖紙、電子報表和電子信息以及電子文件四大部分。由于其應用了現代化的計算機管理模式，具有明顯的實時共享性，便于在工作中進行及時的查詢。除此之外，電子檔案管理系統(tǒng)在數據資料的傳輸過程中速度也是非?？斓模瑩碛衅胀ǖ臋n案傳輸無法比擬的優(yōu)勢。

3.電子檔案的使用途徑

本文通過對現階段電子檔案的實際應用情況進行走訪調查，收集了大量的資料，將其使用途徑總結為以下三個方面。

（1）通信傳輸。通信傳輸功能是現代化電子檔案管理系統(tǒng)中一個非常顯著的功能，即將電子檔案在不同的館際之間進行傳輸和數據的交換。電子檔案的通信傳輸功能有助于幫助各個機構向相關機構進行檔案資料的傳送，實現點對點的信息交換。

（2）復制功能。電子檔案系統(tǒng)的復制功能是其第一使用途徑，這一功能能夠有效幫助相關部門在日常的工作中及時、準確地進行資料的復制，便于提供最原始、真實的資料，確保了資料的權威性。值得注意的是，在進行資料存儲的時候，需要將一般的文件轉化成為標準、專業(yè)的文檔模式進行存儲，這樣便于使用者通過專業(yè)的平臺進行查詢和復制。

（3）直接使用。電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案相比，可以為用戶提供更加便捷的查詢服務，同時也可以滿足多個用戶同時查詢的需求。

二、電子檔案在高校檔案管理應用中的相關建議

本文通過對現階段高校檔案管理中電子檔案使用情況的走訪調查，將其在應用過程中的相關建議總結為以下幾點。

1.杜絕操作風險，規(guī)范操作流程

高校在進行電子檔案系統(tǒng)的管理過程中，必須嚴格規(guī)范操作流程，杜絕操作風險。首先，相關單位必須嚴格要求操作人員進行崗前業(yè)務培訓，并對其進行在崗職業(yè)道德規(guī)范的宣傳，端正工作人員的工作態(tài)度，防止他們在日后的工作中出現問題和漏洞。其次，在對文件進行登記記錄的時候，必須嚴格規(guī)范格式，這樣可以有效地避免在今后的查詢和使用、復制的過程由于文件轉換出現文件破壞、丟失等問題。

2.為電子檔案創(chuàng)建安全的網絡環(huán)境

高校在進行電子檔案管理的過程中，必須嚴格控制網絡環(huán)境，保證網絡環(huán)境的安全性。高校應該安排專業(yè)人員進行管理，定期對硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)進行升級，保證信息安全。相關工作人員還應該定期對檔案信息進行整合和備份，防止在今后的工作中由于文件丟失給工作帶來損失。高校在進行網絡安全維護的工作中，可以通過建立身份驗證、網絡防火墻、病毒預防和數字簽名等，對查詢和復制檔案信息的人員進行身份驗證，嚴格防止有人惡意拷貝文件。

3.不斷更新電子檔案管理技術

高校應該組織工作人員運用現代化的多媒體手段進行技術更新，規(guī)范使用者的使用權限，保證工作人員職責和權限的統(tǒng)一，嚴格防止由于工作人員的疏忽或惡意泄露材料，給正常的校園管理造成阻礙。

三、小結

高校作為培養(yǎng)人才的重要機構承擔了很大的社會責任，對人才的管理和培養(yǎng)是其日常工作的重點和難點。在現階段高校檔案的管理中，有很多院校仍然采用傳統(tǒng)手段管理檔案，不能提供及時準確的檔案信息，給日常工作帶來了非常大的不便。電子檔案管理系統(tǒng)作為現代科技的產物，應用于高校檔案管理中是大勢所趨，其不僅能夠有效地對信息資料進行記錄，也能滿足及時準確的查詢需要。本文對其在高校中的應用進行探討，并提出若干建議，希望能對未來的檔案管理起到一定的促進作用。

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（作者單位：山東理工職業(yè)學院）