計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

李興忠

（南通大學(xué)保衛(wèi)處，江蘇 南通 226019）

計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

李興忠

（南通大學(xué)保衛(wèi)處，江蘇 南通 226019）

隨著社會(huì)發(fā)展步伐的不斷加快，新技術(shù)、新理念層出不窮，計(jì)算機(jī)等新興技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，給人們的生活帶來(lái)了很多便捷，人們足不出戶即可買到自己心儀的東西。當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都有所涉及，而且計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)已然成為辦公自動(dòng)化中重要的組成成分。辦公室是為人們提供辦公的場(chǎng)所，辦公質(zhì)量的好壞直接關(guān)系著工作效率的高低，對(duì)此通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用的探討與研究，提高其使用效率，為人們創(chuàng)設(shè)高質(zhì)量的辦公環(huán)境。

計(jì)算機(jī)技術(shù)；辦公自動(dòng)化；探討；研究

伴隨著科技發(fā)展浪潮的不斷推進(jìn)，計(jì)算機(jī)等新興技術(shù)以迅雷不及掩耳之勢(shì)得到大力發(fā)展，在給人們生活帶來(lái)便捷的同時(shí)也加快了我國(guó)信息化發(fā)展的步伐。近些年經(jīng)濟(jì)全球化的不斷發(fā)展，使得國(guó)與國(guó)之間的交流也變得更加頻繁，各大企業(yè)中的客戶已不再單單是同城客戶或者是全國(guó)客戶，而是逐漸發(fā)展到了國(guó)外一些知名企業(yè)中，這使得企業(yè)的運(yùn)營(yíng)模式與工作方式表現(xiàn)出了動(dòng)態(tài)化與分散性的特征。處在這種時(shí)代背景下，企業(yè)也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，改變工作思路，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化管理是企業(yè)首選，也是增強(qiáng)工作成效性的關(guān)鍵所在。

1　信息技術(shù)與辦公自動(dòng)化

信息技術(shù)主要是通過(guò)對(duì)所獲取的信息進(jìn)行分析與處理的技術(shù)，信息技術(shù)不是單一的技術(shù)，它是集計(jì)算機(jī)技術(shù)、傳感技術(shù)等于一體的綜合性技術(shù)，也被稱作現(xiàn)代信息技術(shù)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化也隨此應(yīng)運(yùn)而生，辦公自動(dòng)化是通過(guò)將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)等技術(shù)融合后而形成的綜合體。借助現(xiàn)代高科技將真實(shí)的辦公場(chǎng)景呈現(xiàn)在計(jì)算機(jī)設(shè)備上，由專業(yè)的工作人員全權(quán)負(fù)責(zé)。要想實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，兩個(gè)條件缺一不可，一是配備專業(yè)的人員；二是現(xiàn)代化設(shè)備。在設(shè)備的配備上一定要齊全，滿足辦公所需。縱觀現(xiàn)在各大企業(yè)的辦公條件，不難發(fā)現(xiàn)大都是使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，并由專業(yè)的技術(shù)人員經(jīng)過(guò)全程指導(dǎo)后開(kāi)展相應(yīng)的工作。

2　計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用功能

2.1 擴(kuò)大和優(yōu)化辦公的區(qū)域環(huán)境

傳統(tǒng)的辦公室工作大都是工作人員準(zhǔn)點(diǎn)上班，完成一天的工作，到下班時(shí)間陸續(xù)離開(kāi)，對(duì)于一些身體殘疾但卻具備高技能的人才或者是孕婦來(lái)說(shuō)由于身體方面的原因在應(yīng)聘中會(huì)被企業(yè)無(wú)情地拒絕，但企業(yè)同時(shí)也損失了一定的人力資源。再加之若趕上加班時(shí)，員工不得不待在辦公室而不能回到家中進(jìn)行工作，這種情況會(huì)使得很多員工產(chǎn)生煩躁心理，工作成效性可想而知。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，辦公方式將變得更加靈活，工作人員不用每天按時(shí)上下班，而可借助計(jì)算機(jī)將所需完成的工作隨時(shí)隨地完成，不受地域、時(shí)間的制約。這種辦公自動(dòng)化模式也大大增強(qiáng)了工作的成效性，各部門信息之間的傳遞也能在第一時(shí)間實(shí)現(xiàn)，大大節(jié)省了一定的時(shí)間與精力。

2.2 增強(qiáng)辦公信息運(yùn)用的實(shí)效性

處在信息日益發(fā)達(dá)的今天，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)效率就是金錢，知識(shí)信息就是企業(yè)得以長(zhǎng)久發(fā)展的重要保障。因此企業(yè)為了更好地發(fā)展，在辦公方面也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)的判斷。辦公自動(dòng)化近些年來(lái)受到了很多企業(yè)青睞，它可大大增強(qiáng)工作的成效性。網(wǎng)絡(luò)如今已然變成了一種必不可少的通訊工具，借助網(wǎng)絡(luò)這一媒介，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可隨時(shí)隨地了解當(dāng)前對(duì)于該行業(yè)國(guó)內(nèi)外方面的現(xiàn)狀，并及時(shí)了解員工多樣化的需求。企業(yè)內(nèi)部工作人員借助計(jì)算機(jī)軟件辦公系統(tǒng)查詢相關(guān)有用的資源，大大節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率。

2.3 提高企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的利用價(jià)值

傳統(tǒng)的辦公由于種種因素的制約，企業(yè)發(fā)展歷程中所留下的資料信息采取紙質(zhì)保存的方式，但在后期需要使用時(shí)查找起來(lái)非常麻煩，而且有的由于保管不當(dāng)造成丟失等現(xiàn)象，給后期的工作帶來(lái)了一定的影響。通過(guò)辦公自動(dòng)化技術(shù)的引入，可有效解決上述問(wèn)題，企業(yè)可將信息儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行保存，當(dāng)有需要時(shí)相關(guān)人員可直接點(diǎn)擊查詢尋找有用的資源。而且公司在正常運(yùn)行中原有資料的保存對(duì)公司未來(lái)的發(fā)展也能起到一定的作用。

2.4 盡可能地降低辦公成本的輸出

企業(yè)在辦公過(guò)程中，各部門之間是緊密配合的，各部門的工作人員進(jìn)行必要的溝通也是必不可少的環(huán)節(jié)，若采取傳統(tǒng)的方式某部門的人員要與其他部門的人員相聯(lián)系的話要走入該部門進(jìn)行交談，這樣既耗費(fèi)時(shí)間，又會(huì)降低工作效率。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益普及，各部門人員之間的溝通無(wú)須在跑動(dòng)，而只需通過(guò)郵件等方式實(shí)現(xiàn)及時(shí)地交流，對(duì)工作中的相關(guān)問(wèn)題做好協(xié)調(diào)，這樣做一方面可節(jié)省大量的時(shí)間，提高工作效率，另一方面也能節(jié)省一定的辦公成本，實(shí)現(xiàn)資源的有效利用。此外，通過(guò)辦公軟件的應(yīng)用也可進(jìn)一步規(guī)范工作流程，降低工作中失誤現(xiàn)象的發(fā)生，為企業(yè)創(chuàng)造更高的價(jià)值。

3　信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

3.1 辦公自動(dòng)化中的Web2.0技術(shù)

處在信息大爆炸的21世紀(jì)，新技術(shù)、新理念層出不窮，這種新背景下對(duì)辦公模式也提出了嚴(yán)格的要求，如何適應(yīng)時(shí)代潮流，取得更大的發(fā)展是每個(gè)企業(yè)所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。基于信息處理技術(shù)的Web2.0軟件被廣泛地應(yīng)用于現(xiàn)代化的辦公環(huán)境中，與傳統(tǒng)模式存在差異，Web2.0軟件已升級(jí)成為一種新的商務(wù)模式交流平臺(tái)，可根據(jù)用戶的需求提供多樣化的服務(wù)。現(xiàn)在的Web2.0應(yīng)用軟件不僅為人們提供了一定的交流平臺(tái)，而且也拉近了客戶與企業(yè)之間的距離，讓業(yè)務(wù)之間的交流變得更加普遍。此外，Web2.0軟件還具有較強(qiáng)的互動(dòng)性，因此可實(shí)現(xiàn)用戶繁雜的請(qǐng)求，使得辦公自動(dòng)化水平得到顯著提升，為企業(yè)的發(fā)展提供了充足的保障。

3.2 辦公自動(dòng)化中的B/S型結(jié)構(gòu)

辦公自動(dòng)化中的B/S型結(jié)構(gòu)也被叫作B/S模式，它是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展與壯大下逐漸興起的。B/S模式的前身是C/S模式，后經(jīng)過(guò)不斷擴(kuò)展而逐漸形成的。B/S模式一般由三層體系結(jié)構(gòu)的C/S模式組成，首層的C/S模式是接口，它的作用是將用戶與整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行有效連接，借助相應(yīng)的程度實(shí)現(xiàn)某種功能。第二層是后臺(tái)的Web服務(wù)器，它的功能是按照首層所傳遞來(lái)的信息對(duì)其進(jìn)行一定的加工與處理后進(jìn)行自動(dòng)回復(fù)，并將處理的最終結(jié)果通過(guò)代碼傳遞到接口端瀏覽器的用戶處。第三層是數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，它的功能是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的即時(shí)保存與應(yīng)用，數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器與Web服務(wù)器相結(jié)合工作，數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器能夠從不同Web服務(wù)器上所接收來(lái)的指令進(jìn)行有效處理后得以整合。在這種B/S型結(jié)構(gòu)下，人們可借助IE等瀏覽頁(yè)面進(jìn)行辦公。操作者可通過(guò)相關(guān)瀏覽器發(fā)送請(qǐng)求，服務(wù)器會(huì)針對(duì)具體的問(wèn)題進(jìn)行有效處理后并將信息及時(shí)反饋到瀏覽器中。B/S模式的優(yōu)點(diǎn)列舉如下：首先，可操作性強(qiáng)，當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)維修也較為便捷；其次，能滿足不同用戶的多樣化需求，完全不受時(shí)間、地域的限制；最后該模式對(duì)設(shè)備的要求也比較低，可隨時(shí)更新，滿足用戶的要求，受到了很多企業(yè)的應(yīng)用。

4　未來(lái)辦公自動(dòng)化的發(fā)展方向

4.1 無(wú)線辦公環(huán)境

無(wú)線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展打破了人們辦公的地域限制，人們可以在任一時(shí)段、任一地點(diǎn)進(jìn)行工作。企業(yè)的工作人員也不必每天都坐在辦公室這個(gè)狹小的空間里，而是可以在戶外、在家等其他地點(diǎn)都可以進(jìn)行辦公，這樣既不會(huì)因?yàn)樗幁h(huán)境影響工作，也能夠進(jìn)一步兼顧到員工的工作與生活，從而提高員工工作的積極性。員工也能真切地感受到工作帶給自己的愉悅。另外，利用無(wú)線網(wǎng)絡(luò)化辦公，可以對(duì)信息進(jìn)行加密，從而確保信息的安全性。這種無(wú)線辦公環(huán)境已普遍受到社會(huì)各界的廣泛認(rèn)可。

4.2 工作程序的靈活化

通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳輸，使信息的時(shí)效性明顯提高。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)化傳輸方式也使得人們對(duì)信息的掌握及處理變得更加多樣化，傳統(tǒng)發(fā)的紙質(zhì)化傳輸方式只能傳輸單一的文字，而現(xiàn)在的電子傳輸既能傳輸文字，又能傳輸圖片、語(yǔ)音、視頻等多種媒體信息。

5　結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息技術(shù)的發(fā)展大大提高了辦公自動(dòng)化的效率，一方面使搜集的信息量增加，處理以及加工信息的能力增強(qiáng)，另一方面也能夠建立健全信息系統(tǒng)，使人們可以更加快捷方便的掌握信息，也能夠使信息流通更加順暢。目前，電子化、信息化、智能化的高新科技已經(jīng)逐漸影響到人們生活的方方面面，辦公信息處理更是離不開(kāi)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等科學(xué)技術(shù)的發(fā)展。如今，辦公自動(dòng)化在企業(yè)管理模式中的推廣和應(yīng)用，使企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)日趨完善，為企業(yè)模式改革提供了必要條件，并且也能進(jìn)一步為企業(yè)獲取更大的效益，從而使企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下能夠處于不敗之地。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷成熟與發(fā)展，辦公自動(dòng)化水平日益增強(qiáng)，其應(yīng)用手段也逐漸多樣化，因此，辦公自動(dòng)化對(duì)計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的依賴性也將會(huì)愈發(fā)突出。

［1］李平.對(duì)統(tǒng)計(jì)辦公自動(dòng)化應(yīng)用的思考［J］.中國(guó)國(guó)情國(guó)力，2015（6）：77-78.

［2］鄭偉.高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用及實(shí)現(xiàn)［J］.山東社會(huì)科學(xué)，2015（S2）：325-326.

［3］王煜.計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)常見(jiàn)問(wèn)題和解決對(duì)策［J］.中國(guó)科技信息，2014（8）：128-129.

The Application of Computer Information Processing Technology in Office Automation

Li Xingzhong
（Department of Defense， Nantong University， Nantong 226019， China）

Along with the accelerating pace of social development， new technology and new ideas emerge in an endless stream， computers and other emerging technology have been widely used， bringing many convenient to people's life ， people can stay at home and buy their favorite things. The computer technology has been involved in various fields and computer information processing technology has already become the important components of office automation. The office is the place for people to provide office， office quality is directly related to the level of work efficiency， through discussion and research on computer information processing technology in the office automation application， improve the efficiency of its use， for the people we create a high quality office environment.

computer technology； office automation； discussion； research

作者介紹：李興忠（1965— ），男，江蘇啟東，大專；研究方向：高校安全管理，計(jì)算機(jī)信息處理。