基于關鍵詞的檔案局（館）人員編制、內(nèi)設機構與職能配置文獻分析

張予宏

摘 要：運用多種關鍵詞分析方法，對1965年以來檔案局（館）人員編制、內(nèi)設機構與職能配置相關文獻中指定關鍵詞進行分析，得出：研究者對不同指定關鍵詞的關注程度不同;不同類型機構對同一關鍵詞的關注度亦有差別;同一類型機構對與自身相關內(nèi)容的關注度高;高校對整個內(nèi)容的關注度較為均衡;關鍵詞組合在文獻中出現(xiàn)的概率與關鍵詞的數(shù)量成反比;相關關鍵詞混用的情況普遍。

關鍵詞：檔案局;檔案館;人員編制;內(nèi)設機構;職能配置;關鍵詞

關鍵詞一般是指為了標引工作從報告、論文中選取出來用以表示全文文獻信息款目的單詞或術語，它能夠直觀而鮮明地表述論文的主體，并起到提綱挈領的作用。關鍵詞分析法是學術研究中常用的方法之一。本文采用詞頻、共現(xiàn)、關聯(lián)度等多種關鍵詞分析方法，對與檔案局（館）人員編制、內(nèi)設機構與職能配置相關文獻的兩種關鍵詞合并進行分析。

1 ?研究樣本選取

本文以CNKI為樣本池，以“檔案局”、“檔案館”、“檔案局館”、“編制”、“機構”、“職能”、“配置”作為檢索詞（指定關鍵詞），以題名為檢索項，同時以“檔案局”、“檔案館”、“檔案局館”分別組合“編制”、“機構”、“職能”、“配置”為檢索條件，以最終檢索得到的212篇文獻、890個關鍵詞為研究樣本。

2 ?指定關鍵詞詞頻分析

一般情況下，同一篇文章使用某一主題關鍵詞的頻率，與對這一主題討論與研究的深度正相關。本文以文獻中某一關鍵詞出現(xiàn)頻率的不同，將文獻劃分為“提及”、“論及”、“論述”3 個層次，1次～3次為“提及”，4次～6次為“論及”，7次～9次為“論述”。以CNKI作為檢索平臺，以“全文”作為檢索項，以“檔案局”、“檔案館”、“檔案局館”、“編制”、“機構”、“職能”、“配置”為檢索詞進行詞頻統(tǒng)計，結果見表1。

從表1可以看出：

一是對檔案館機構、職能、編制、配置的關注度最高，對檔案局機構、職能、編制、配置的關注度次之，對檔案局館機構、職能、編制、配置的關注度最低。

二是檔案局、檔案館、檔案局館均表現(xiàn)出對機構的關注度最高，職能次之，編制再次之，配置最低。

三是比較而言，對檔案局和檔案局館配置的研究深度最差，不僅文獻總量少，而且多數(shù)僅停留在提及的層面。

四是涉及檔案局、檔案館、檔案局館三種情況下機構、職能、編制的文獻提及的文獻數(shù)量龐大，而達到論述層次的文獻數(shù)量相對較少，說明研究者一般性提及的人多，進行深入系統(tǒng)研究的人少。

五是從低詞頻到高詞頻，文獻數(shù)量變化大，最大的相差603倍，最小的也相差18倍，倍數(shù)差距越大，表明深入論述的文獻占比越少。

六是在機構、職能、編制3項中，對主題深入論述占比最高的是機構、最低的是編制，說明研究者關注檔案局、檔案館、檔案局館機構問題的占比重最高，其次是對職能的關注，關注度最低的是編制問題。

3 指定關鍵詞共現(xiàn)情況分析

“檔案局”、“檔案館”、“檔案局館”、“編制”、“機構”、“職能”、“配置”7個指定關鍵詞，在實際使用中存在同一篇文獻中同時出現(xiàn)2個或2個以上的情況，這里我們利用知網(wǎng)檢索平臺，在全文項中，將上述7個關鍵詞分為機構（“檔案局”、“檔案館”、“檔案局館”）和內(nèi)容（“編制”、“機構”、“職能”、“配置”）兩組，然后按不同機構與內(nèi)容組兩兩、三三、四四、五五配對作為聯(lián)合檢索詞進行檢索。根據(jù)按指定關鍵詞組合數(shù)量從少到多排序的檢索結果和以文獻數(shù)量從多到少排序的檢索結果，可以看出：

一是關鍵詞組合時的個數(shù)越多，文獻數(shù)量越少。這說明單獨涉及檔案局、檔案館、檔案局館的某一方面內(nèi)容的文獻多，同時涉及或研究檔案局、檔案館、檔案局館的機構、編制、職能和配置的文獻少，即整體性研究少于單項或數(shù)項的研究。

二是涉及檔案館的各項內(nèi)容文獻量均多于檔案局、檔案局館各項的文獻量;檔案局館各項內(nèi)容的文獻量最少。

三是涉及機構的文獻量相對較多，涉及配置的文獻量相對較少，說明研究者更關注機構問題，較少關注配置問題。

4 ?不同機構作者關鍵詞使用情況分析

不同類型機構由于職能不同，對同一事物、事件的態(tài)度往往不同。以檔案局（檔案行政管理機構）、檔案館（檔案保管機構）、大學（理論研究機構）、公司（企業(yè)事業(yè)機構）分別作為研究者所在機構，對指定關鍵詞在不同機構作者的文獻量及占比情況進行統(tǒng)計。見表2。

從表2可以看出：

從文獻總量上看，一是在檔案局、檔案館、大學、公司這4種不同類型的機構中，大學的文獻總量最高，其次是檔案局，再次是檔案館，最后是企業(yè)。可見理論研究機構對此的關注度要高于其他三種類型的機構，相關文獻數(shù)量多，檔案行政管理機構的關注度要高于檔案保管機構，與此關系不大的企業(yè)文獻量最少。二是檔案局、檔案館對與其自身相關的機構、職能、編制、配置的關注度高，對檔案局館的關注度低于對單一檔案局或檔案館的關注度。三是無論哪一類機構，對檔案局、檔案館、檔案局館機構、職能、編制、配置4 個問題中的某單一問題的關注度均高于對其組合問題的關注度。

從總占比上看，各類機構文獻在全部文獻中的占比情況，從多到少分別是大學、檔案局、檔案館、企業(yè)，并且4類機構文獻的總和達到了全部文獻的多數(shù)，占59.4%;從文獻占比情況看，檔案局與大學在所有15個指定詞組合檢索結果上看，各有7個占比靠前，一個相等，是對此問題關注度最高的兩類機構。

5 ?結語

通過對“檔案局”、“檔案館”、“檔案局館”、“編制”、“機構”、“職能”、“配置”7個指定關鍵詞，及相近相似關鍵詞的多種關鍵詞分析方法，可以初步得出：研究者對不同指定關鍵詞的關注程度不同;不同類型機構對同一關鍵詞的關注度亦有差別;同一類型機構對與自身相關內(nèi)容的關注度高;高校對整個內(nèi)容的關注度較為均衡;關鍵詞組合在文獻中出現(xiàn)的概率與關鍵詞的數(shù)量成反比;相關關鍵詞混用的情況普遍。本研究對檔案局（館）人員編制、內(nèi)設機構與職能配置相關文獻的特點進行分析，為進一步研究檔案局（館）人員編制、內(nèi)設機構與職能配置提供參考和借鑒。

（作者單位：鄭州大學檔案館 ?來稿日期：2015-06-17）