兄弟檔案期刊集萃

謝建波

美國國家檔案館與文件署為何招致批評

黃霄羽、于海娟在《中國檔案》2015年第5期撰文，指出2014年1月～11月，美國赫芬頓郵報的一系列新聞報道都涉及一個主題——“美國國家檔案與文件署授權中情局銷毀離職員工的電子郵件”，此舉遭受質疑，引發社會關注，11月20日，美國國家檔案與文件署迫于強大的輿論壓力，回復中情局，聲稱要重新考慮是否批準后者申請。截至目前，美國國家檔案與文件署是否撤銷對中情局刪除離職員工電子郵件的授權未見后續報道，表明事件尚在發展中。此舉之所以引起廣泛關注，與中情局特殊的地位、職責和文件價值密不可分。特殊地位——中情局是美國最大的情報機構，直接向總統負責。特殊職責——中情局主要任務是公開和秘密搜集外國政治、文化、科技等情報，協調國內各情報機構活動，向總統和國家安全委員會提供報告和資料。特殊文件價值——內容涉及情報、外交、軍事、國家安全，甚至是總統決策等。作者分析二者失當之處及美國國家檔案與文件署招致批評的原因。一是中情局的授權存在的問題。第一，永久保存的郵件數量過少。中情局雇員2.1萬多人，授權申請只列出22名高官的郵件需永久保存，從人數上說永久保存的郵件似乎太少。第二，郵件價值鑒定標準模糊不清。第三，郵件銷毀由中情局單方承擔，過于片面。二是美國國家檔案與文件署批準授權存在的問題。第一，美國國家檔案與文件署未能正確履行保存歷史文件與維護社會記憶的職責。第二，批準授權缺乏客觀依據。第三，沒有吸取中情局銷毀文件不當的教訓（2000年，中情局曾銷毀過不應銷毀的文件）。第四，批準授權與自身的電子郵件管理自相矛盾。作者認為，事件雖發生在美國，但國內檔案部門也應提高警惕，引以為戒。首先，美國國家檔案與文件署應避免在聯邦政府文件檔案鑒定和處置工作上失職。其次，美國國家檔案與文件署應避免在聯邦政府文件檔案管理政策執行工作上失信。最后，美國國家檔案與文件署應避免在聯邦政府文件領導和指導工作上失位。

中美檔案解密制度的比較研究

黃蘭在《檔案學通訊》2015年第2期撰文，對中美檔案解密現狀進行了分析，中國檔案解密主要有《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》、《國家秘密定密暫行管理規定》等三個法律、規章文件調整。美國的檔案解密實行總統負責制，即總統全權負責檔案解密，總統之下設置國家解密中心等五個部門具體負責。美國檔案定密和解密的主體是經總統授權的原始定密官，2012年，美國共2326人有解密權限。解密的方式有四種，即自主解密、自動解密、系統解密、強制解密。美國各單位分別根據法律規定的解密方式開展解密工作，2012年，美國通過自主解密方式審查涉密檔案846915頁，其中179186頁被解密，解密率為21%;自動解密審查39906554頁，解密17694913頁，解密率為44%;系統解密審查4168395頁，解密1977339頁，解密率為47%;強制解密372354頁，其中，217456頁全部解密，86587頁部分解密，68311頁保密，解密率為70%。作者接著分析了中美檔案解密制度的主要差異，主要為：一是法律理念不同;二是組織結構不同;三是監督機制不同;四是解密的公開方式不同。作者指出了我國檔案解密制度中存在的主要問題：一個是立法者解密意識不強;一個是解密制度中缺乏合理有效的公開和監督機制。作者就美國檔案解密制度對我國的啟示，提出了三條建議：一是健全檔案解密法律體系;二是建立合理的解密公開機制;三是完善檔案解密監督機制。

“異地查檔、跨館服務”的寧波實踐

毛凌翔在《浙江檔案》2014年第12期撰文，介紹了寧波市檔案館2013年7月1日與所轄11個縣（市、區）檔案館聯動開展的民生檔案跨館利用服務試點工作正式啟動。寧波市檔案館和所轄縣（市、區）檔案館，利用各自館藏資源，依托現有的網絡信息技術和統一的工作平臺，開展跨行政區域界限的民生檔案查閱利用服務。一年來，形成“異地查檔、跨館服務”案例117例，利用檔案94卷，查檔成功103例。“異地查檔、跨館服務”工作，是檔案館為方便人們群眾利用檔案而實施的一項創新服務舉措，廣受群眾好評，產生了良好的社會影響。寧波市檔案館的主要做法：一是周密部署，落實責任;二是加大宣傳，擴大影響;三是注重反饋，改進工作;四是協調配合，各方聯動;五是重視資源，加強整合;六是推進數字檔案館建設，加強遠程共享平臺建設（“異地查檔、跨館服務”的技術支撐是數字檔案館建設）。“異地查檔、跨館服務”工作，對于發揮國家檔案館的社會服務功能，建設真正意義上的公共檔案館，具有十分重要的現實意義。目前，寧波市檔案館對于這項創新工作，要進一步在服務上有新拓展，基礎上有新提高，平臺上有新發展，繼續做出成效，做成品牌。

國家綜合檔案館政府信息查閱中心建設研究

王巧玲、張金峰、范欣宇在《北京檔案》2014年第12期撰文，指出政府信息查閱中心是國家綜合檔案館“五位一體”的功能之一，其建設發展與中國民主政治建設與大數據時代背景密切相關。作者于2013年7月至11月赴京、津、滬、浙、蘇、皖、魯、遼、桂等地國家檔案館開展了實地調研，了解了上述國家檔案館政府信息查閱中心建設的現狀：一是國家檔案館都于2008年前后掛牌，建立了政府信息查閱中心;二是一般都提供紙質和電子版雙套政府信息查閱服務;三是各級國家檔案館的政府信息查閱中心的設置大多相對獨立。作者根據調研情況指出了國家檔案館政府信息查閱中心建設面臨的主要問題：一是國家檔案館實際提供的公開信息比《中華人民共和國政府信息公開條例》要求的范圍窄;二是實體館查閱利用率自2008年后銳減，目前很多地方設備閑置;三是通過檔案信息網發揮政府信息查閱中心功能的比例相對較低;四是政府信息查閱中心的地位不受重視，很多工作人員認為是邊緣功能。作者基于上述認識，提出了推進國家檔案館政府信息查閱中心建設的建議：一是建設政府信息查閱中心既是現行法律法規賦予的法定職能，也是中國民主政治建設、大數據時代經濟社會發展對其向公共檔案館轉型及創新發展的必然要求;二是從滿足用戶需求的角度出發，盡量拓寬政府信息的接收范圍;三是打造相對具有獨特優勢的“一站式”公共信息資料中心;四是充分挖掘實體館和互聯網的各自優勢，創新信息提供方式。

應時而變，迎難而上

——上海轉變檔案業務指導方式

葉悟初在《上海檔案》2015年第2期撰文，揭示了上海市檔案局轉變檔案業務指導方式的做法：一是一次座談，明確“三個轉變”，即第一，從微觀管理向宏觀管理轉變，把工作重點從“保姆式”指導轉移到研究發展戰略、制定政策規范上;第二，從業務管理向依法管理轉變，堅持法治，依法履職，把相對柔性的管理轉向為相對剛性的管理;第三，從一般性指導向調研性指導轉變，從解決個體的操作性問題為主轉向解決事關檔案工作整體發展的普遍問題、重大問題、關鍵問題。二是一道課題，鋪開改革方案。其方案是：在范疇上調整邊界，明確重點。破除橫向到邊、縱向到底、面面俱到的做法，把主要精力投向重要領域和關鍵環節。方案提出了一系列具體措施，包括：一個機制、兩個依靠、三個突破、四個平臺。“一個機制”，即建設法治機制。停止沿用多年的檔案工作升級達標考評活動，建立更具剛性的管理規范和管理機制。“兩個依靠”，即依靠區縣檔案行政部門和各行業主管部門，激活縱、橫兩個維度的管理力量，發揮其組織和管理優勢，推進分級分類管理。“三個突破”，即突破傳統指導平臺，從抓檔案干部向抓分管領導轉變;突破傳統操作性指導內容，轉向加強檔案管理保障性、機制性工作環節指導，豐富和提高指導工作內涵;突破傳統指導手段，從挨門挨戶的微觀指導轉向抓試點、做調研、樹典型、定規則，提高指導服務的規模效應。“四個平臺”，即建立完善和規范運作檔案業務協作組、檔案培訓機構、檔案專家庫和檔案中介服務機構四個平臺。三是一項整改，告別升級達標。經過慎重考慮和研究，市檔案局決定停止升級達標活動，為一個時代畫上句號。不是放手不管，而是轉換思路，通過簡政放權，減少對微觀業務管理活動的干預，構建更加科學高效的管理機制。四是一組抓手，重整指導格局。原來業務指導是一家家跑、手把手教。當時全市面上一級業務指導單位有600家，除去中央在滬單位，市屬單位也有300家，怎能跑得過來？由此，業務處提出了“好、重、新”的指導模式。“好”，即遴選樣板單位，發揮典型示范和標桿引領作用;“重”，即選擇重點單位（重點工作、重大活動、重點項目單位）;“新”，即選擇新領域單位（新技術、新產業、新模式、新業態“四新”組織）。這個模式，已取得階段性成果，并將在今后成為業務工作的主要抓手和具體內容，引導業務指導工作，研究一個點的情況，掌握一個面的問題;創新一個點的工作，改變一個面的格局;總結一個點的經驗，形成一個面的規范;推動一個點的發展，帶動一個面的進步，從而提升檔案業務指導效能和水平，帶動檔案工作整體發展。