搭建數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺探索

梁書玉

1 ?現(xiàn)代化不動產(chǎn)檔案館的概念

1.1 ?不動產(chǎn)概念：《不動產(chǎn)登記暫行條例》第二條指出，不動產(chǎn)：是指土地、海域，以及房屋、林地等定著物。

1.2 ?現(xiàn)代化不動產(chǎn)檔案館：包含了狹義和廣義兩個概念。前者是指不動產(chǎn)檔案館技術(shù)方法、服務(wù)手段和技術(shù)設(shè)備的現(xiàn)代化，具體講就是指用計(jì)算機(jī)代替手工進(jìn)行信息的收集、處理、傳輸，編目、流通、檢索，統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)流程工作，實(shí)現(xiàn)了自動化管理的不動產(chǎn)檔案館。后者是指不動產(chǎn)檔案館事業(yè)全面的現(xiàn)代化，包括藏檔結(jié)構(gòu)、人員結(jié)構(gòu)、管理、技術(shù)方法、服務(wù)手段和物資設(shè)備等。以多種檔案載體，如，紙質(zhì)檔案、電子檔案、數(shù)字檔案為館藏特點(diǎn)。包含了傳統(tǒng)不動產(chǎn)檔案館、電子檔案館、數(shù)字檔案館等多元式混合型檔案館。館藏內(nèi)容包括現(xiàn)實(shí)館藏（紙質(zhì)原始檔案、電子檔案）、虛擬館藏（數(shù)字檔案）兩個方面。

現(xiàn)代化不動產(chǎn)檔案館基本內(nèi)容包括設(shè)備技術(shù)的現(xiàn)代化和管理的現(xiàn)代化。但它不僅是技術(shù)現(xiàn)代化，還有思想觀念的現(xiàn)代化，也就是說，它不僅擁有先進(jìn)的技術(shù)，更重要的是要有現(xiàn)代化的精神。

2 ?現(xiàn)代化不動產(chǎn)檔案館的構(gòu)架

不動產(chǎn)檔案館作為信息產(chǎn)業(yè)重要組成部分，面對這場變革，將在網(wǎng)絡(luò)信息查詢與利用、服務(wù)大眾、媒體貯存等方面發(fā)生質(zhì)的飛躍，主要體現(xiàn)在：

2.1 ?高效的計(jì)算機(jī)管理。采用計(jì)算機(jī)作為管理各種檔案信息資源的手段，這一點(diǎn)與當(dāng)今各種自動化檔案館（室）是類似的。

2.2 ?新型的存貯技術(shù)：（1）采取先進(jìn)的數(shù)字化貯存技術(shù)，如光盤。光盤作為一種新型的知識與信息的傳播載體，它不僅囊括了各種檢索工具和參考書，內(nèi)容涉及面很廣，涵蓋工、農(nóng)、商、教育、軍事等各個方面，而且具有容量大、使用方便、便于攜帶、價格低廉等特點(diǎn)。（2）如采用存貯和超文本（HY-pertext）技術(shù)等，對應(yīng)信息資源建立分布式的大型信息庫及檢索系統(tǒng)。信息存貯的主要形式就從紙張印刷型資料變成了數(shù)字化電磁信號，這就給壓縮存貯空間，改進(jìn)組織形式，提高檢索速度，方便用戶遠(yuǎn)程檢索，加快更新升級，降低維護(hù)費(fèi)用奠定了基礎(chǔ)，這是數(shù)字檔案館的基本特征。

基于上述光盤特點(diǎn)，我們可以采取具體措施將不動產(chǎn)檔案資料通過規(guī)定的工作流程，如，電子檔案錄入、攝像、掃描和照片的轉(zhuǎn)化使之成為圖文并茂的數(shù)字化電子檔案，而后再刻錄成光盤使用貯存。查詢利用檔案則通過計(jì)算機(jī)檢索和網(wǎng)絡(luò)傳遞，在幾秒鐘內(nèi)即可完成調(diào)看利用全部過程。這種方式既方便查詢與利用，又便于安全保存，特別是對于年代久遠(yuǎn)的房產(chǎn)檔案資料更加有利于保護(hù)。

2.3 ?多媒體信息檢索技術(shù)：是針對用戶對數(shù)值、文本、圖紙、表格、靜態(tài)與動態(tài)、圖像、聲形、音樂等多種信息的全方位需求而提供的信息查找技術(shù)。用戶采用國際流行的Internet網(wǎng)絡(luò)（國際互聯(lián)網(wǎng)可覆蓋一百多個國家和地區(qū)，已被確認(rèn)為未來國際間信息高速公路主干道）輸入個人身份證號碼或個人在辦理產(chǎn)權(quán)證時的密碼免費(fèi)訪問各種數(shù)據(jù)庫。外出人員利用筆記本電腦，插上一塊PC卡即可聯(lián)網(wǎng)查詢。利用多媒體觸摸屏技術(shù)，建立人機(jī)交互方式檢索系統(tǒng)，產(chǎn)權(quán)人利用桌面提示，觸摸屏上輕輕一點(diǎn)，隨意翻頁調(diào)看，就可得到所需各種信息，消除人們使用鍵盤和指令的障礙。真正做到“坐地日行八萬里，巡天遙看一千河”。

不動產(chǎn)檔案館在由傳統(tǒng)向現(xiàn)代職能轉(zhuǎn)變過程中，將朝著全新的、快速高效的聯(lián)機(jī)服務(wù)、海量信息貯存等方向發(fā)展。未來的不動產(chǎn)檔案館將是一幅由分布各處的電腦終端、通過高速的光纖網(wǎng)絡(luò)、調(diào)用中央服務(wù)器中豐富的電子檔案數(shù)據(jù)庫的圖像。

3 ?實(shí)例分析：安陽市房產(chǎn)檔案館

安陽市房產(chǎn)檔案館隸屬于安陽市房產(chǎn)管理局，于1992年組建。自組建以來，房產(chǎn)管理局先后向檔案館不斷投資，注入資金，僅房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化軟件研發(fā)、升級、設(shè)備更新投資就有400余萬元。目前，房產(chǎn)檔案的綜合利用實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)檔案圖文一體化，檔案查閱、注銷不僅可滿足用戶多項(xiàng)查詢要求，而且由原來的幾天，縮短為幾秒，查閱檔案可隨意在觸摸屏上翻頁查檔，如需檔案內(nèi)任意一頁圖表，可即時用激光打印機(jī)打出。為我市實(shí)現(xiàn)當(dāng)日發(fā)證（房產(chǎn)證）工作奠定了基礎(chǔ)，2005年，安陽日報先后兩次以《從幾天到幾秒》和《手持鼠標(biāo)輕輕點(diǎn)，覽盡廣廈千萬間》為題目，報道我市為查閱房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的群眾，提供便民、快捷、高效服務(wù)，節(jié)省了群眾大量寶貴時間。

4 ?不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理的現(xiàn)代發(fā)展：搭建不動產(chǎn)檔案管理數(shù)字化信息建設(shè)管理平臺

中國社會變化如燦爛的朝霞日新月異，不動產(chǎn)業(yè)如雨后春筍迅猛發(fā)展，辦理商品房合同備案登記、房屋所有權(quán)買賣登記、單位產(chǎn)權(quán)辦證登記、商品房預(yù)告、抵押登記、法院查解封登記、各類性質(zhì)的房屋所有權(quán)滅失注銷登記，等等，房屋產(chǎn)權(quán)檔案利用日趨頻繁。然而不動產(chǎn)檔案管理自從西漢時期紙張的出現(xiàn)，到東漢蔡倫將造紙技術(shù)改進(jìn)后直到現(xiàn)在，不動產(chǎn)檔案經(jīng)歷了2000多年的歷史發(fā)展，多以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為館藏，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式面對新世紀(jì)受到了強(qiáng)烈信息革命的沖擊，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新社會發(fā)展的需求。為滿足人民群眾物質(zhì)生活水平的快速提升和應(yīng)對瞬息萬變的世界，不動產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理已迫在眉睫，它必須突破技術(shù)瓶頸障礙，打破原有場地固定性和館藏檔案載體單一性，朝著輻射性、全方位、多元性的趨勢發(fā)展。迅速搭建“線上線下”互通共融、互動的全國互聯(lián)網(wǎng)信息建設(shè)平臺管理。以不斷引進(jìn)高新技術(shù)，為房產(chǎn)檔案館發(fā)展提供日益先進(jìn)的技術(shù)支撐。

數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理的必要性表現(xiàn)在：

4.1 ?不動產(chǎn)檔案的大量存儲需求。當(dāng)前全國各城市的不動產(chǎn)權(quán)屬檔案，房屋、土地、宅基地、林地等證書都以紙質(zhì)檔案為主。隨著諸如城市規(guī)劃、道路的擴(kuò)寬、拆遷重建、老城改造，房地產(chǎn)開發(fā)事業(yè)的迅猛發(fā)展以及人們消費(fèi)增長趨旺等因素，各類不動產(chǎn)檔案的數(shù)量急劇增加，檔案的利用率也大幅度提高，這使得傳統(tǒng)的以手工處理為主的房地產(chǎn)檔案管理方式越來越暴露出工作效率低下、信息共享困難、差錯率較高等問題，龐大的檔案庫和舊的管理模式已不能適應(yīng)工作發(fā)展的需要。因此，利用現(xiàn)代化的電子技術(shù)，對不動產(chǎn)權(quán)屬檔案進(jìn)行數(shù)字化管理已越來越必要。

4.2 ?更為方便快捷的查閱需求。由于不動產(chǎn)交易投資較大、涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng)，所以交易雙方都希望在交易過程中及時、準(zhǔn)確地掌握更多的不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)信息。以商品房銷售為例。政府職能部門、開發(fā)商希望隨時掌握全方位樓盤銷售情況，即便是兩者目的不一，前者希望隨時掌握后者用地、開發(fā)進(jìn)展情況，以便對房地產(chǎn)市場進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，如，有無囤積土地、是否存在捂盤現(xiàn)象，是否哄抬房價、壟斷房價，房價的暴利、商品房交易情況等現(xiàn)象;后者希望隨時掌握各個地段商品房開發(fā)利用價值，以便投標(biāo)、競標(biāo)，及時調(diào)整市場策略，合理制定房屋市場銷售價格。購房者則希望盡可能地了解開發(fā)商信譽(yù)、房屋上市是否合法、地段、價格、有無“一房兩賣”情況，等等。盡管三方要求不一，但歸根結(jié)底都是要及時了解有關(guān)商品房全方位的相關(guān)信息，以便迅速做出準(zhǔn)確決策。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已很難滿足此種需求。而電子文件檔案存到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上之后，可以不受時間和空間限制隨時隨地進(jìn)行查閱和利用。同一個電子文件中的申請、堪仗、審核、附件等檔案資料都可以在載體上連續(xù)存放且分布于不同地理位置，具有獨(dú)立性能。為此，有必要進(jìn)行房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，以滿足新形勢下的查閱、利用需求。

4.3 ?數(shù)字化管理可產(chǎn)生新的優(yōu)勢功能。通過數(shù)字化管理，建立準(zhǔn)確的不動產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，可產(chǎn)生新的優(yōu)勢功能：一是預(yù)警預(yù)報功能，即通過對不動產(chǎn)交易、政府收回信息的分析，在宏觀層面上對不動產(chǎn)市場的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢做出準(zhǔn)確的判斷，以便政府職能部門能夠及時運(yùn)用相關(guān)調(diào)控手段，使市場需求保持基本平衡、結(jié)構(gòu)基本合理，確保不動產(chǎn)市場能夠健康有序地發(fā)展;二是市場分析功能，即通過建立分析模型，對不動產(chǎn)交易信息進(jìn)行綜合分析，從而在微觀層面上尋找不動產(chǎn)市場各項(xiàng)業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀及發(fā)展前景，并及時向社會發(fā)布市場供求信息，引導(dǎo)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)、林地、土地流轉(zhuǎn)、坑塘河湖、山地承包等進(jìn)行理性投資，達(dá)到科學(xué)決策，回避風(fēng)險的目的。

5 ?搭建數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺的現(xiàn)實(shí)問題

5.1 ?資金欠缺。不動產(chǎn)檔案經(jīng)數(shù)字化后，轉(zhuǎn)化為電子檔案，電子檔案的儲存就成為當(dāng)今至關(guān)重要的問題。我們?nèi)砸园碴柺蟹慨a(chǎn)檔案館為例，安陽市房產(chǎn)檔案館現(xiàn)存檔案50余萬卷，2003年底庫存檔案全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，目前每年檔案還要以3萬～5萬卷速度遞增，但主服務(wù)器只有一臺，按照基本要求主服務(wù)器（數(shù)據(jù)儲存中心）應(yīng)雙機(jī)熱備，由于資金問題，遲遲沒有到位，主服務(wù)器一有問題，只好停止一切工作。

5.2 ?人力不足。由于城市框架拉大，區(qū)域增加，建設(shè)力度日增，原有工作人員遠(yuǎn)不能滿足實(shí)際工作要求，服務(wù)群眾就有點(diǎn)“牽強(qiáng)”，不能滿足多方需求，需要解決資金和人員方面的問題，適時放開檔案技術(shù)人員編制，求得財(cái)政資金支持，是徹底解決一線窗口單位服務(wù)群眾的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題。

（作者單位：安陽市房產(chǎn)檔案館 ?來稿日期：2015-06-15）