高校基建檔案管理研究

□文/閆麗芳

（太原理工大學 山西·太原）

高校基建檔案是高校管理工作的重要組成部分，尤其是隨著近幾年來高校不斷擴招，其基礎設施的建設也比較頻繁，所以存在著大量的高校基建檔案需要管理。然而，目前我國高校基建檔案的管理工作還存在很多不足之處，從而影響了高校管理工作的正常開展。因此，本文在論述高校基建檔案特點的基礎上，提出了目前高校基建檔案管理中存在的問題，進而針對這些問題出現的原因，提出了促進高校基建檔案管理工作發展的重要措施。

一、高校基建檔案主要特點

高校基建檔案與高校其他管理檔案存在一定的不同，其主要特點體現在以下幾個方面：第一，獨立性。高校不同的基建檔案之間需要保持一定的獨立性，每個高校基建檔案都需要進行分開裝卷，同時需要根據工程的不同階段，將相關的資料準備完善；第二，廣泛性。由于我國高校基建項目的種類比較多，同時規模大小也不盡相同，所以說高校基建檔案的來源比較廣泛，參與高校基建項目的人員比較多，資料相對來講比較復雜；第三，實用性。高校基建檔案的管理是高校管理工作的重要組成部分，對于促進高校的發展有著重要意義，所以在高校基建檔案中主要記錄著工程的重要信息，同時也記錄著重要人員的信息等等；第四，長期性。高校基建檔案的管理工作持續的時間比較長，從高校基建工程的開始到基建工程的結束，這一時期的資料都需要進行整理，所以是一個較為長期的過程。

二、目前高校基建檔案管理中存在的問題

高校基建檔案的內容比較復雜，而且管理的信息也比較多，這就對高校基建檔案管理工作提出了較高的要求。然而，通過本文的調查和研究得知，目前我國高校基建檔案管理過程中還存在很多問題。

（一）沒有認識到高校基建檔案管理工作的重要性。對于很多高校來講，并沒有充分認識到基建檔案管理工作的重要性，主要體現在以下幾點：第一，缺乏對高校基建檔案管理工作重要性的宣傳，使得相關工作人員沒有充分意識到其管理工作的重要性，所以容易造成高校基建檔案中信息的缺失，從而影響高校基建檔案管理工作的順利開展；第二，高校基建檔案管理工作需要的設施不全，由于高校沒有對高校基建檔案管理工作引起重視，從而使得高校基建檔案管理過程中，缺乏一定的資金和資源的投入，因此在一定程度上制約了高校基建檔案管理工作的順利開展。

（二）缺乏完善的高校基建檔案管理制度。雖然很多高校都在對高校基建檔案進行管理，但是其管理工作缺乏完善的管理制度，主要體現在以下方面：第一，部分高校缺乏相應的管理制度，從而無法對高校基建檔案管理工作進行約束，因此造成了高校基建檔案管理工作的混亂，無法保障高校基建檔案管理工作有序正常地開展；第二，一些高校雖然制定了高校基建檔案管理工作相關的規章制度，但是制度缺乏一定的完善性，無法在實際工作中對高校基建檔案管理進行指導；同時，很多高校在開展高校基建檔案管理工作的過程中，沒有完全按照規章制度進行，從而影響了高校基建檔案管理工作的開展。

（三）管理人員素質有待提高。高校基建檔案管理工作的開展，離不開管理人員的用心工作。但是，通過本文的調查和研究得知，目前高校基建檔案管理人員的素質有待提高，主要體現在以下幾點：第一，高校基建檔案管理工作對于管理人員的專業技能要求比較高，但是很多高校聘用不具備專業技能的人才對高校基建檔案進行管理，從而無法順利地完成檔案的管理工作；第二，目前很多高校對高校基建檔案的管理采用系統化的管理程序，但是很多管理人員不具備計算機等相關知識，無法更好地完成高校基建檔案的管理工作，影響了高校基建檔案管理工作的效率。

三、完善高校基建檔案管理工作的相關措施

通過以上的分析和論述可知，高校基建檔案與其他資料相比有著自身的特點，同時也使得針對高校基建檔案的管理工作更加復雜。所以，在高校基建檔案管理工作中仍然存在很多問題，從而影響了高校基建檔案管理工作的開展，因此為了更好地完善對高校基建檔案的管理，可以參考以下幾點：

（一）重視高校基建檔案管理工作。對于很多高校來講，忽視了高校基建檔案管理工作，這是造成高校基建檔案管理工作存在問題的重要因素，所以為了更好地促進高校基建檔案管理工作的開展，必須要重視高校基建檔案管理工作，為此可以做到以下幾點：第一，積極宣傳高校基建檔案管理工作的重要性，使得檔案管理人員能夠充分認識到檔案管理工作的重要性，能夠在實際工作中更好地約束自身的行為，促進高校基建檔案管理工作的順利開展；第二，增加對高校基建檔案管理工作的投入，使得檔案管理人員能夠利用先進的管理設備，從而提高高校基建檔案管理工作的效率，更好地為高校管理工作進行服務。

（二）完善高校基建檔案管理規章制度。建立完善的高校基建檔案管理制度，能夠更好地指導高校基建檔案管理工作的開展，同時對管理人員的行為進行約束。因此，完善高校基建檔案管理工作的規章制度，也是促進管理工作順利開展的重要措施，為此可以做到以下幾點：第一，補充高校基建檔案管理工作的重要細節，在進行高校基建檔案管理工作的過程中，很多細節如果不注意就可能影響管理工作的正常開展，所以將這些細節寫入高校基建檔案管理工作的規章制度，能夠更好地引起管理人員的重視，從而促進高校基建檔案管理工作的順利開展；第二，可以借鑒其他高校基建檔案管理工作的優勢，不同高校在進行完善高校基建檔案管理工作的過程中，由于學校自身的特點其側重點有所不同，所以可以借鑒其他高校基建檔案管理工作的優勢，不斷彌補高校基建檔案管理工作的不足，可以更好地促進高校基建檔案管理工作的開展。

（三）促進高校基建檔案管理工作信息化。目前，我國信息化的時代已經到來，信息化進程不僅為人們的生活提供了更多的便利，同時也改變了人們的工作方式，因此為了更好地提高高校基建檔案管理工作的效率，需要進一步促進高校基建檔案管理工作信息化，為此可以做到以下幾點：第一，需要為高校基建檔案管理工作投入更多的信息資源，例如：計算機設備、辦公設備、網絡設備等，這樣才能為高校基建檔案管理工作信息化奠定基礎；第二，在對高校基建檔案進行管理的過程中，除了需要保留紙質版的檔案之外，還可以建立電子版的檔案，這樣能夠方便地對檔案進行復制和存儲，有利于更好地進行高校基建檔案的保護。

（四）進一步提高高校基建檔案管理人員素質。高校基建檔案管理人員的素質是影響管理工作的重要因素，所以為了更好地進行高校基建檔案管理工作，需要進一步提高管理人員的素質，為此應做到以下幾點：第一，對檔案管理人員進行培訓和教育，使其能夠充分認識到高校基建檔案管理工作的重要性，同時能夠使其熟悉相關的規章制度，在實際工作中按照規章制度約束自身的行為；第二，提高管理人員的操作技能，隨著高校基建檔案管理工作信息化的不斷完善，對于管理人員的操作技能也提出了更高的要求，因此需要促進管理人員信息技術的提升，才能更好地滿足高校基建檔案管理工作的要求，進一步促進高校基建檔案管理工作的順利開展。

四、小結

通過以上的分析和論述可知，高校基建檔案對于高校來講是非常重要的，是保證高校有序發展的重要前提。因此，本文在分析高校基建檔案特點的基礎上，論述了目前高校基建檔案管理中存在的問題，進而提出了促進高校基建檔案管理的重要措施，相信隨著我國高校基建檔案管理工作的不斷完善，能夠更好地對高校基建檔案進行管理，從而促進高校管理工作的進一步開展。

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