檔案信息化過程中的問題及對策

吳天順

隨著全國信息化、互聯網飛速發展，檔案信息化廣泛利用。全面、便捷、快速地服務群眾、服務社會，如何加快檔案信息化建設是當今檔案管理的必然要求。本文針對檔案信息化建設中存在的問題提出實施對策。

1? 當前檔案信息化存在的主要問題1.1? 軟件、數據格式不統一。檔案數字化軟件的使用，缺乏統一標準、統一指導，各地市、各部門盲目上馬，各自為戰。經調研河南省范圍內使用軟件公司有量子偉業、上海中信、北京盛贊、清華紫光、新銳英城、世紀科怡、東方飛揚、泰恒、簡帛、中信外包等20多家，個別名義上是公司，實際是一年至兩年的代理商，甚至是一人公司。各軟件公司開發的軟件往往具有自定義數據的功能，再加上各單位情況不一致，上級部門沒有統一數字化前的格式，造成了軟件、數據格式的不統一。同時也造成主管部門接收所屬單位的電子檔案時，檔號字段也沒有著錄，不能掛接，最關鍵的是公司倒閉將會引起更大不可挽回的損失。

1.2? 檔案整理質量不高。目前有些單位早期的檔案本身整理就有問題，如頁碼漏編、跳號;題名擬寫有誤、過于簡單;文件裝訂倒裝、排列有誤;頁面破損等，這樣掃描著錄的電子檔案是錯誤的。運用廣州市檔案局×副局長的話講：“數字化前沒有整理掃描的電子檔案，是不負責任，是對檔案的犯罪！”

1.3? 數字化有泄密隱患。一是數字化前沒有進行整理鑒定，有可能造成網絡泄密;二是數字化企業人員的不確定性及電腦硬盤的失泄密現象時有發生;三是管理、監管不到位，后期服務、版本升級、黑客攻擊等都有泄密隱患。

2? 檔案信息化過程中的實施對策

2.1? 統一軟件、統一格式。最好是國家研發統一的軟件、統一的標準進行數字化，根據目前全國的情況，應借鑒云南省檔案局的做法，選擇兩家相互制約、相互依存的數字化企業，根據國家檔案局的統一標準，進行數字化處理，這樣有利于后期升級、連接和管理，便于檔案人操作。

2.2? 數字化前整理鑒定事關重要。建議在檔案數字化前，將每盒檔案重新整理鑒定一遍，發現問題及時更改之后再進行數字化，避免數字化后進入數字檔案館諸多問題的發生。

2.3? 嚴格管理，加強責任心，使保密制度落到實處。其一，要求數字化外包公司在承攬數字化期間，業務經理和工作人員不能調換，以制度管理所有人員;其二，數字化后的軟硬件外包公司不能攜帶走，并且必須簽訂違約或破產后軟件高端運行協議;其三，數字化前對檔案必須進行鑒定，分別進行編號、掃描等處理;其四，網站的發布平臺構建完成后，就要進行內容的錄入和完善，這個工作也將成為檔案部門的日常工作。因此嚴格計算機、互聯網管理保密制度，在技術層面：部署網絡版殺毒軟件，硬件防火墻，配備或培訓合格的網絡管理員;在制度層面：建立嚴格的安全制度，杜絕非法操作;在管理層面：經常維護、定期升級、及時發現潛在問題，防止黑客病毒侵襲等。

3? 小結

檔案信息化建設是一項長期的任務，它具有廣泛的內容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數據庫的建設、檔案信息網絡的建設、檔案信息資源的開發利用、檔案信息化人才隊伍的建設以及促進檔案信息資源開發利用的政策法規、標準的制定，等等，這是一個龐大的系統工程，它的實施是對檔案工作理念及傳統工作模式的一次革命。

可以說，信息化的檔案信息管理模式及檔案管理現代化建設對實現檔案信息管理工作的社會化服務具有非常突出的現實意義。作為檔案管理人員要積極創造條件，盡快實現檔案管理的信息化，實現全省的檔案管理的根本變革。

（作者單位：河南省檔案學會? 來稿日期：2015-08-15）