醫院文書檔案的規范化管理措施

劉 葳

（黑龍江省醫院，黑龍江 哈爾濱 150000）

一、醫院文書管理的的特點

醫院文書檔案是醫院重要公文、重大事件活動的資料匯總，是醫院歷史見證的有效憑據，對醫院的管理和發展有重要的作用。醫院文書檔案管理有三大特點。其一是規范性,文書檔案多數都屬于醫院領導部門的公文,醫院文書檔案管理的重點就是對該類公文進行管理,它的規范性集中體現在公文的用紙、文種、字跡、檢查、傳遞方面都規定嚴格。其二是服務性,醫院文書檔案主要是為醫院領導進行決策或相關部門提供參考資料，只有重視其服務性,才能進一步優化醫院領導工作效率以及文書檔案信息化管理,便于患者進行更好的查詢服務。其三是保密性,因為很多的文書檔案涉及到醫院內部、領導和患者的信息資料，要杜絕這些信息資料的外泄,以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當,損害醫院的形象與聲譽。可信的文書管理工作,是醫院實現可持續發展的重要保障。

二、現階段醫院文書管理工作存在的問題

1.文書檔案的收集分類存在問題

醫院檔案是醫院歷史財富，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎。醫院檔案室的檔案主要是通過“接收”的方式進行原始材料積累，沒有其他收集途徑，存在著較強的被動性。另外，檔案的分類是檔案管理的基本方法，也是對檔案進行科學、系統、有序管理的有效手段。國家檔案管理部門對此有明確的規定，但現在的醫院普遍不重視文書檔案的分類工作，或者他們沒有采取合理的分類方法。而且有的醫院由于辦公用房緊張，沒有專用檔案室，存在資料多處存放，“八防”配套不齊，引起檔案材料霉變、蟲蛀、灰塵多，影響檔案的美觀整潔及完整，造成資料裝訂不規范、查找困難和丟失的現象。

2.文書管理人員的工作意識淡薄且專業素質水平不高

首先從醫院領導來說，一些醫院的領導沒有對文書檔案管理工作給予足夠的重視。因此，醫院對文書檔案管理工作的經費投入低，設備設施陳舊，信息化程度低，嚴重影響了文書檔案管理的現代化進程。由于領導的不夠重視，有些醫院的文書檔案管理人員也未認識到文書檔案管理工作的重要性，缺乏檔案管理意識和相關法律知識，認為文書檔案管理工作很簡單[1]。這種不重視就導致醫院檔案管理人員在專業素質、理論水平和文化程度等方面參差不齊，缺乏責任心，導致文書檔案內容不全、裝訂混亂、頁碼編排不準確、分類不規范，致使文書檔案管理工作相當滯后。遠遠不能滿足現代醫院的真正發展需求。

3.文書檔案管理的制度不夠完善

一些醫院在長期運行過程中形成了一套完善的醫療管理制度，但檔案管理相關制度卻不健全，未明確文書檔案管理部門、人員工作職責，檔案管理標準及流程，缺少考核措施，未形成規范的醫院文書檔案管理體系。這樣的檔案管理不利于綜合開發利用，造成管理松散，使用效率低下，在出現問題時會造成各個部門相互推諉，不利于醫院的管理。

三、加強醫院文書檔案規范化管理的措施

1.優化文書檔案的基礎工作

因文書檔案牽涉多個部門(科室)。不同部門又有不同的文書檔案資料收集任務，所以必須落實好各部門的責任，提高相關科室清理移交檔案資料的自覺性，方便專職檔案管理人員對各科室的檔案收集，提高文書檔案的完整性。另外，醫院文書檔案管理工作主要是為醫院領導、相關人員和患者提供相關資料查詢、提供方便，隨著現代科學技術和計算機技術在醫院管理中的廣泛應用，醫院文書檔案管理人員加強自身文化素養，充分利用計算機技術對醫院文書檔案進行科學管理，在方便相關管理人員和患者查詢資料的同時，還能提高醫院文書檔案管理的效率。加強資金投入、引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理的必備條件[2]。檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫院檔案管理人員要樹立服務意識，多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，使醫院的檔案為臨床、醫療、教學和科研工作服務。讓檔案信息資源在深化醫院改革、建設文明行業、提高醫療質量中發揮重要作用，提高檔案在醫院管理中的地位，為促進醫院的可持續性發展服務。

2.提高文書檔案管理者的專業素質

檔案管理是醫院管理的重要組成部分，領導重視是做好檔案管理的前提。醫院管理者要通過院內培訓、業務講座的形式提高全院工作人員對文書檔案管理的認識，增強法制觀念，使中層干部、每位員工充分認識文書檔案的重要性，自覺形成參與文書檔案管理的意識。另外，要提高醫院文書檔案管理工作的效率，充分利用文書檔案管理為醫院創造經濟效益，就要提高醫院文書檔案管理人員的綜合素質和專業技能。所以，醫院管理人員要加強醫院管理人員的培訓，全面提高醫院文書檔案管理人員的專業技能和綜合素質；提供機會讓他們外出學習和進修，了解檔案管理的最新進展，掌握新理論、新技能；引導他們自學英語、計算機、法律知識，不斷拓展知識面，以適應檔案管理現代化發展的需要；提高醫院文書檔案管理的工作效率，促進醫院的現代化發展。

3.建立完善的文書檔案管理制度

醫院各項工作的有序、高效開展必須以完善的規章制度作為保障。醫院要以相關法律法規等為依據，結合醫院實際，建立健全文書檔案管理相關制度，對文書檔案材料的規范范圍、保管時間進行明確規定,通過正確界定范圍、準確劃分管理期限,使醫院文書檔案可以準確地反映醫院情況,且保管方面、利用有效。對醫院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發利用、保密與銷毀、管理職責等進行更為完善的規定。并將制度的落實情況納入檔案工作人員崗位責任進行考核，進一步規范文書檔案工作行為，推動醫院文書檔案管理工作的高效開展。

結語

醫院的文書檔案是醫院成長的見證，也是醫院工作的記錄，無論從哪方面來說，他都是醫院的重要資料。對其進行規范化的管理，是醫院應分內的工作。要想加強對其規范化管理，要嚴格從優化基礎辦公工作做起，當然要加大管理人員而的重視程度，提升人員的綜合素質，而且良好的規章制度可以對工作有一定的監督促進作用。醫院的工作者應該加大重視文書檔案管理工作，為醫院的可持續發展做出貢獻。

[1]紀明霞.謅議醫院文書檔案管理的問題及對策[J].辦公室業務，2014，23(5)：242.

[2]馬嵐，陳喜軍，張麗娟.談醫院檔案管理工作中存在的問題及對策[J].中外醫療，2011，30(9)：135.