推進(jìn)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

武偉王艷

（山東醫(yī)藥技師學(xué)院，山東 泰安 271000）

一、檔案工作必須主動(dòng)與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)接軌高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),不僅是為了滿足高校本身的發(fā)展需求,而且是為了滿足社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的需求,從而達(dá)到社會(huì)化服務(wù)的必然途徑。科學(xué)在發(fā)展、社會(huì)在進(jìn)步,在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊下,許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式不斷涌現(xiàn),給專職檔案人員提出了更高的要求。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,對(duì)檔案人員提高信息處理能力的要求也越來(lái)越高。檔案人員要適應(yīng)新形勢(shì)下的工作,首先就得提高自身的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)水平,學(xué)會(huì)使用計(jì)算機(jī)處理檔案信息,并能夠從計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中貯存檢索檔案信息。次之要以用戶需求為中心,突出改進(jìn)與用戶相關(guān)的檔案信息,圍繞立卷、歸檔、編研、鑒定、移交、跟蹤、聯(lián)網(wǎng)、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)開展研究工作,提高檢索能力和工作效率。特別是在高校體制改革的今天,隨著新的工作不斷出現(xiàn),檔案工作將面臨更大的考驗(yàn)。因此,高校檔案人員也要進(jìn)行相應(yīng)的觀念調(diào)整和思想定位,要改變過去那種盲目追求“小而全”、“大而全”,以藏為主,重藏輕用,被動(dòng)服務(wù)。多一些創(chuàng)新與果斷,結(jié)合高校改革,轉(zhuǎn)變更新思想觀念,摒棄“守株待兔”和“自有人求”等舊觀念。尋找市場(chǎng),捕捉商機(jī),把檔案工作推向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮中,提高檔案工作的自身價(jià)值,使檔案工作產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。檔案工作必然將融入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)之中,它以直接或間接的方式參與到市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中去,并努力為其服務(wù)。要使檔案人員明白:檔案信息進(jìn)入市場(chǎng)首先要有質(zhì)量意識(shí)、效益意識(shí),要根據(jù)信息市場(chǎng)的需求開發(fā)含“金”量高的檔案信息,把能產(chǎn)生較好社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益的檔案信息推向信息市場(chǎng),在市場(chǎng)環(huán)境中體現(xiàn)檔案信息價(jià)值的最大化。因此,無(wú)論從管理層面還是從利用與服務(wù)層面上看,建立高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)都有其重要的意義。

二、挖掘潛力、苦練內(nèi)功,適應(yīng)社會(huì)化服務(wù)的要求挖掘潛力、苦練內(nèi)功,這就需要檔案管理人員自覺提高自身的素質(zhì)。專職檔案工作人員,不僅需要扎扎實(shí)實(shí)的理論功底還要具備較強(qiáng)的管理能力和超前的服務(wù)意識(shí)。檔案工作表面上看是一項(xiàng)較為單純的業(yè)務(wù)性工作,但是把它放到社會(huì)服務(wù)來(lái)看就不難發(fā)現(xiàn)牽涉很多邊緣學(xué)科。首先,要?jiǎng)?chuàng)建全面配套的信息形式,信息載體不僅包含有書面文字形式還要有電子版形式。次之,利用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的書面工作方式與科學(xué)的網(wǎng)上形式并舉；三是了解客戶需求、按照市場(chǎng)規(guī)律調(diào)整信息結(jié)構(gòu)；四是提高服務(wù)意識(shí),講究工作效率,眼光盯著市場(chǎng)轉(zhuǎn)；五是編制具有個(gè)性特點(diǎn)的功能全面、性能優(yōu)良、分類合理、文檔管理一體化的軟件。研究開發(fā)與其他文件制作部門和文書處理部門的信息共享途徑,實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理自動(dòng)化、服務(wù)在線化。高校檔案工作建設(shè)要適應(yīng)新形勢(shì)、研究新問題,要善于解放思路,創(chuàng)新思路,勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式。開發(fā)優(yōu)秀的適用于檔案管理使用的信息網(wǎng)絡(luò)軟件,是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化的前提。技術(shù)含量高的檔案管理軟件不僅在管理檔案業(yè)務(wù)方面要有較強(qiáng)的通用性,可以適應(yīng)不同類型的檔案管理,而且還可以針對(duì)應(yīng)用人員的不同素質(zhì)和不同水平同樣有較強(qiáng)的適應(yīng)性。通過軟件開發(fā)還能利用檔案管理網(wǎng)絡(luò)直接生成部門檔案并匯總進(jìn)人學(xué)校的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),轉(zhuǎn)換成高校的完整檔案庫(kù)和管理系統(tǒng),充分利用網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大功能進(jìn)行存貯、檢索、利用,完全實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)與各部、系、所、中心數(shù)據(jù)的資源共享。因此,高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)與發(fā)展無(wú)可非議的是高校信息化建設(shè)的重要組成部分,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門要切實(shí)做好配套和協(xié)調(diào)工作,加快建設(shè)與發(fā)展步伐,使其真正適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。高校專職檔案人員是開創(chuàng)檔案業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化新局面的具體實(shí)踐者。組織部門和檔案管理部門要探討人才資源的創(chuàng)新使用,提高對(duì)人才資源是第一資源的認(rèn)識(shí),克服“見物不見人”和“重使用,輕培養(yǎng)”的傾向,針對(duì)檔案專業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn),努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性,鼓勵(lì)創(chuàng)新的良好環(huán)境。在務(wù)實(shí)的基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新,在創(chuàng)新的指導(dǎo)下開拓前進(jìn)。努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身教育體系,不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量,提升檔案人員的文化和專業(yè)程度,切實(shí)增強(qiáng)檔案干部運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問題的能力。加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè),注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。

三、不斷學(xué)習(xí)、與時(shí)俱進(jìn),實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化在信息飛躍發(fā)展的今天,信息作為一種重要資源已與我們的生活密不可分,人們對(duì)信息作用的認(rèn)識(shí)和需求大大提高。而檔案資料作為重要的信息資源之一,它的價(jià)值也越來(lái)越被社會(huì)重視。如今各高校已普遍利用計(jì)算機(jī)等通信設(shè)備以及現(xiàn)代化的辦公設(shè)備進(jìn)行檔案管理,從而更加迅速準(zhǔn)確地完成檔案信息的收集、加工、傳送處理、檢察貯存和管理等過程,實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、自動(dòng)化。這不但把檔案工作人員從繁瑣、枯燥的手工作坊式勞動(dòng)中解放出來(lái),大大提高了人力資源利用率,同時(shí)也逐步實(shí)現(xiàn)了檔案信息的資源共享,體現(xiàn)了檔案信息的價(jià)值最大化。從管理的角度看,傳統(tǒng)型檔案以手工管理為主,按檔案管理規(guī)范的要求,通過人的實(shí)際工作對(duì)檔案進(jìn)行管理,這種管理會(huì)因人的水平、能力、責(zé)任心等諸多因素使檔案管理工作質(zhì)量和水平產(chǎn)生很大差異；以電子式文件為代表的新形式的檔案,其管理雖然也依靠人的作用,但這種管理是以計(jì)算機(jī)為工具,按檔案管理規(guī)范的要求編制成計(jì)算機(jī)管理程序來(lái)實(shí)施管理,無(wú)論任何人進(jìn)行操作和管理,其差異都很小。而所有這些都要求檔案管理人員必須注重專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)與更新。與其同步是要求專職檔案管理人員要了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài),與時(shí)俱進(jìn)。運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作,實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變。

為迫使水平和能力稍差的工作人員適應(yīng)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下的工作要求,體現(xiàn)整體聯(lián)動(dòng),我們也希望管理層能多多提供在職培訓(xùn)機(jī)會(huì),制訂相應(yīng)的在職培訓(xùn)制度,提出具體培訓(xùn)目標(biāo),以促進(jìn)專職檔案人員在其位、謀其事,多思考,多研究,營(yíng)造一種銳意進(jìn)取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。