對當前交通檔案管理信息化中存在的問題及對策解析

郭寶財

（吉林省公主嶺市交通運輸安全檢查大隊 吉林 公主嶺 136100）

對當前交通檔案管理信息化中存在的問題及對策解析

郭寶財

（吉林省公主嶺市交通運輸安全檢查大隊 吉林 公主嶺 136100）

隨著社會的不斷發展與進步，檔案信息化建設正不斷的融入到人們的工作、生活中。尤其是當前交通事業單位的檔案管理工作，隨著檔案信息的日益繁重，內容的日益豐富，僅依靠紙質憑證進行存儲，不僅容易變質、損壞，還加大了檔案的管理成本。因此，如何進一步完善交通事業單位的檔案信息化建設，早已成為做好交通部門電子政務建設的重要組成部分。本文就目前我國交通檔案管理信息化建設中存在的問題進行粗淺的探討，并提出相應的解決對策，以供參考。

交通檔案管理；信息化建設問題；對策

檔案作為承載人類文明的重要載體，其管理工作對于每一個單位來講都十分重要的。尤其是交通部門，作為我國的行政執法部門，其檔案信息不僅記錄著人才的培養與考核，還記錄著我國社會經濟的發展，具有尤為重要的保存價值。因此，如何做好交通部門的檔案信息化建設，早已成為時下每一個事業單位檔案管理所面臨的首要問題。以下我們就交通部門信息化建設中存在的問題及解決對策進行粗淺的探討，以期為交通部門的檔案信息化建設提供有益建議。

一、交通檔案信息化管理中存在的一系列問題

1.缺乏專業的檔案信息化管理人才

目前在我國交通部門檔案管理中，普遍缺乏專業的檔案管理人才。部分檔案管理人員，從未接受過正規的檔案信息化培訓，以至于在檔案信息化建設的工作中，往往存在人為的工作誤差，無法發揮檔案信息化管理的真正作用。甚至部分交通部門并沒有專門的檔案管理人才，而是由其他部分的工作人才兼任。以至于，在檔案信息化工作中，不僅僅無法順利進行檔案信息化建設，也造成許多檔案人員在工作過程中敷衍了事，缺乏強烈的責任心與耐心，去完善檔案信息化建設，發掘檔案信息化建設過程中存在的問題。同時，交通檔案管理工作在保存相關的歷史資料的同時，還為現代的交通運輸行業提供了一定的幫助，但是，因為交通檔案管理工作自身的復雜性，導致管理部門的工作人員短缺，并且檔案管理人員從內心深處無法真正重視檔案管理的工作，這樣就讓檔案管理意識比較淡薄，檔案管理工作中的資料收集和整理很容易被忽視，這就導致很多檔案管理部門把檔案管理看作成一項可有可無的工作。

2.交通檔案管理過程中的影響因素

檔案管理的信息化進程中，檔案管理的一些觀念問題也會影響其主要進程，受傳統檔案管理理念的影響，檔案管理的相關部門存在著重保管而輕利用的局面，由于現代信息技術的發展，新理念和相關學科不斷對檔案管理工作進行著種種滲透，這就在一定程度上促進檔案管理工作不斷出現新情況和新問題，思想觀念的陳舊，以及對開放和創新意識的缺乏，都讓檔案管理的信息化進程受到種種影響，檔案的安全和檔案的保密受到不同程度的挑戰，這些挑戰主要來源于兩個方面，由于檔案管理部門工作人員的保密意識和安全管理意識的缺失，在自我檔案的相關網頁上發布各種信息，并在發布過程中很少管理和審查，這就導致不經意間可能泄露了機密，或者在信息化的交通檔案管理過程中存在著一系列的技術問題，導致所用電腦出現故障，電腦黑客對其進行肆意的攻擊，這都在一定程度上讓檔案管理的安全工作受到威脅。數字化的文件在歸檔過程中的管理問題表現得更加突出，網絡建設和檔案信息系統現在呈現著各行其是的局面，層次不一，開發性、服務性和共享性都比較差，很難滿足信息共享的要求。當前檔案管理工作中所運用到的辦公自動化相關的系統在設計過程中沒有檔案管理的工作人員的參與，或者在使用這些系統的過程中，管理工作人員缺少操作經驗，都造成數字化文件的產生的歸檔工作存在一系列的問題。

二、完善事業單位檔案信息化建設的幾點解決對策

1.強化對事業單位檔案管理人員的培訓與招聘

檔案管理人員作為檔案信息化建設的直接執行者，其專業技能水平的高低，直接影響著信息化建設的程度。因此，為了進一步完善事業單位檔案信息化建設，加強對交通部門檔案管理人員的培訓與招聘尤為重要。首先，交通部門應該定期安排現有檔案人員進行檔案信息化建設的相關技能培訓，加強其專業技能知識，并使其認識到此工作的重要性，樹立正確的工作態度；其次，對外公開招聘優秀的檔案信息化管理人才，為事業單位引進新鮮的血液，加快事業單位檔案信息化的建設。從而提高事業單位檔案管理人員的職業技能水平，專業知識，使事業單位的檔案管理能夠跟上時代的發展步伐。

2.做好交通部門檔案管理人員的離職交接工作

交通部門應當對檔案工作人員的離職交接工作，作出嚴格的規定，從而使交接工作做到有法可依、有章可循。

3.做好檔案信息的更新管理工作，引進先進設備

由于交通部門每天都會有新的變動，所以交通部門的檔案管理人員，需要及時的跟上信息變動腳步，及時的收集新的檔案信息，不斷充實檔案信息庫，完善檔案信息庫。同時，根據交通部門的實際需求，定期跟換落后的檔案管理設備，引用先進的設備來管理檔案，為進一步完善檔案信息化建設奠定基礎。從而從根本上加快事業單位收集信息的能力與速度，更好的服務于單位。

4.建立屬于自己的檔案信息化管理規則

要想進一步完善檔案信息化建設，制定必要的檔案管理規則尤為重要。因為，任何一項管理工作，都離不開相應的規章制度。所以，交通部門在檔案信息化建設中，應該根據實際的管理情況，逐步形成和完善自己的管理規則。而不是雜亂無章的管理檔案，要采用合理有效的方式促進檔案信息化建設，且消耗最小的人力、物力、財力管理更多的檔案，只有這樣才能真正加快檔案信息化的建設，提高檔案管理的工作效率與工作質量。

結束語

新形勢下的交通檔案管理信息化工作被賦予新的時代意義，為了適應這種新的要求，并更好地為交通事業服務，我們需要加強對檔案管理工作的認識，針對檔案管理工作中所出現的種種問題，我們要在客觀分析的基礎之上采取正確的應對措施，并結合新的檔案管理的種種要求，制定出正確的檔案管理方法和策略，從領導到工作人員都要形成對檔案管理工作的重視，從而加快我國檔案管理事業的信息化進程。

1李明秋.交通檔案管理存在的問題及對策[J].才智，2012，（32）.

2陳麗鸚.交通運輸企業檔案管理的研究[J].才智，2011，（19）.

3童小燕.交通工程檔案數字化建設的思考[J].浙江檔案，2012.（6）.