信息環境下檔案管理工作的創新

于 靜

（臨清市計劃生育行政執法監察大隊 山東 臨清 252600）

信息環境下檔案管理工作的創新

于 靜

（臨清市計劃生育行政執法監察大隊 山東 臨清 252600）

創新是科技發展、社會進步的源原動力，在檔案管理工作中，創新是提高檔案管理質量、更新管理理念的先決條件。尤其是在信息技術環境下，檔案管理的創新途徑將增加多元化。本文在闡述檔案信息化管理特點的同時，對其中出現的問題進行了詳細分析，并針對這些問題提出具體解決對策，以此促進檔案管理信息化的實現。

信息環境；檔案管理；工作創新

檔案信息化管理的檔案管理當中具有統一規劃、統一部署的管理整合行為。以信息技術為依托，對現有檔案資源進行整合與梳理，提高檔案的分類管理效率，并在信息技術環境下為需求者提供更為便捷的檔案服務。利用信息化管理模式，改變了以往檔案長期以來紙質存儲的方法，使檔案電子化、數字化，增加了檔案管理效率和服務便捷性。

一、檔案管理信息化的特點及內容

（一）檔案管理信息化的特點

在檔案信息化管理改革中，需要有上級部門進行統一部署，并制定統一的改革方案，實現各部門協調優化。將信息技術融合與檔案管理中，有利于促進電子檔案管理格局的形成，是各級政府、檔案管理單位信息化管理的切實轉變。在信息技術的支持下，檔案管理的數字化優化將更加明顯，各類資源將實現有效整合，以互聯網為載體，實現檔案網絡化、系統化、共享化的管理模式，這些變化對于提升檔案管理質量有著重大促進作用。

（二）檔案管理信息化建設的內容

檔案管理的信息化建設首先需要構建起覆蓋全國的數字平臺。檔案管理信息化的實現需要有完備的硬件設施為支持，這也是實現檔案信息化管理的基礎所在。各級檔案管理機構需要步調一直，只有協調共進才能使電子平臺的優勢得以充分發揮。同時好需要在信息化建設中統一規范。在信息化建設當中需要有嚴格的執行標準，管理者需要進行多方面調研，通過調查數據分析探索與當前管理需求相匹配的信息化管理格局。在檔案資源管理中要切實加大力度，信息資源是管理的核心內容，更是制定管理制度、實施信息化管理的依據。檔案資源需要真實完整，具有實用性，這就需要將當前的紙質檔案資源轉化為電子數據，建立數字檔案，使之成為開放式檔案資源的一部分。檔案管理的最終目的是為社會服務的，因此在應用系統建設中需要體現出服務特色。檔案系統需要與綜合管理系統兼容，進而實現信息共享，為使用者提供更便捷的應用環境，尤其是在管理軟件上需要通行通用，提高其操作性。進一步加速檔案管理人才信息化素質的培養，只有管理人員素質的同步發展，才能使信息化管理優勢得到最大程度的發揮，在自主培養人才的同時，還需要積極引入外部優秀人才，實現管理團隊綜合素質的提升。

二、信息環境下檔案管理工作存在的問題

（一）信息化建設規劃和設計落后

當前，檔案信息化管理在整體規劃、方案設計方面相對落后，在檔案信息管理中不具備系統性，不少檔案資源被認為割裂，尤其是在檔案使用權限、建設資金不到位的前提下，迄今尚未建立起覆蓋全國的檔案信息化改革執行標準。在信息化管理環境下，檔案資源逐步轉向電子化管理模式的同時，也帶來了很大的不確定性高，例如數據電子化，資源數字化等變化，造成系統設計過程中不確定因素持續增加，這些問題會對于檔案資源的完整新、真實性造成不利影響。

（二）檔案信息化的服務觀念和方式滯后

隨著檔案信息化管理的逐步實施，檔案服務范圍也在持續擴大，改變了以往檔案管理服務與管理階層的傳統局面，更多基層公眾也能夠通過檔案查閱獲得有用信息。由于服務范圍的擴大，造成檔案管理中保密性、數據完整性、管理效益等均收到影響，服務意識淡薄，服務質量有待提高。

（三）法規制度不完善，信息共享壁壘仍存在

雖然政府針對檔案管理改革出臺了相關法律法規，但是整體來看扔缺乏統一性，法規漏洞較多。檔案信息化改革當中信息壁壘仍舊存在，這些問題對檔案信息化管理的進一步完善造成了一定影響。

三、信息環境下檔案管理工作創新對策

（一）制定完善的信息化發展規劃

完善的檔案管理信息改革方案，能夠使信息化建設穩步推進，促使管理更具體系性，減少信息割裂問題的發生，增加檔案信息的共享性。尤其是在地方檔案改革中，需要與當地的行政體制相配合，實現電子化管理流程全覆蓋，促進檔案資源的規范化管理和一體化應用。

（二）樹立檔案信息化服務理念，優化服務方式

在信息化改革當中，檔案管理人員需要對其有更理性的認識，突出管理能效。在工作中強化保密意識，在此基礎上進一步拓展服務范圍，融合地方檔案管理的信息化建設，完善資金供應供應渠道，引進先進人才，優化服務模式。針對信息化建設進行專項指導，爭取與當地政府的政務信息化建設步調一致。在健全法規制度管理的同時，對檔案使用的合法性進行嚴格監管，從而充分發揮檔案信息數據的服務作用。

（三）建立完善的法規體系，消除信息共享壁壘

依托信息技術優勢有利于制定更明確的建設標準，并逐漸與國際管理指標接軌。在檔案的日常管理工作中需要嚴格執行國家統一標準規范，對于特殊檔案管理則需要執行行業內部的參照標準。盡快完善檔案信息化網絡建設，提高系統標準化程度。在管理工作當中需要依托信息技術優勢消除信息壁壘，強化服務意識，在檔案服務中精簡手續流程，建立起一站式檔案管理、服務格局，從而提高檔案信息化管理效率。

結語

信息技術的發展為檔案管理帶來了新機遇，檔案管理的創新不僅需要在技術、管理模式上有所突破，同時還需要在管理理念、服務意識上有所轉變。依托信息化管理優勢，能夠有效增強檔案信息的完整新、時效性和規范性，充分發揮檔案數據平臺作用，形成網絡化、數字化檔案管理新模式，為檔案管理的創新與發展提供有力支持。

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于靜，出生年月：1990年9月14日，性別：女，民族：漢族，籍貫：山東省臨清市，學歷：本科，研究方向：檔案管理