加強(qiáng)土地檔案管理提高管理效率的建議

劉明飛

摘 要 土地檔案管理屬于一種隱性工作，表面上它的作用和價值并不明顯，但其實(shí)質(zhì)是一項服務(wù)社會、服務(wù)經(jīng)濟(jì)和服務(wù)民生的基礎(chǔ)性工作。尤其是隨著社會的進(jìn)步科技的發(fā)展，土地檔案管理的地位、作用、價值、標(biāo)準(zhǔn)和要求也都發(fā)生了相應(yīng)的變化。在當(dāng)代社會主義的要求下，充分發(fā)揮土地檔案管理的作用，更好地為社會和國土資源部門服務(wù)。

關(guān)鍵詞 土地檔案；管理效率；信息化

中圖分類號：G271；F301 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B 文章編號：1673-890X（2015）36--02

1 跟隨時代步伐做好土地檔案管理工作

土地檔案管理工作要隨著時代的發(fā)展而發(fā)生改變，要擺脫傳統(tǒng)的管理模式。土地檔案管理有其自身的特點(diǎn)，它更加要求實(shí)用性、真實(shí)性、客觀性、資料完整性和圖像完整性等，所以管理上要更加嚴(yán)格縝密[1]。

現(xiàn)代社會已經(jīng)步入了信息時代，如果采用傳統(tǒng)的管理方法，以文件、文檔等形式進(jìn)行貯存，不僅信息貯存效率底下，還可能存在滯后性，對后期土地利用和規(guī)劃存在不利影響。所以要跟隨時代的步伐，采用最先進(jìn)的管理方法——網(wǎng)絡(luò)管理。網(wǎng)絡(luò)管理具有諸多優(yōu)點(diǎn)[2]，第一，網(wǎng)絡(luò)管理方便快捷。網(wǎng)絡(luò)管理在單位時間內(nèi)的工作效率是傳統(tǒng)方法的幾倍甚至幾十倍，有利于節(jié)省人力資源和經(jīng)濟(jì)支出，并且在資料查詢和傳遞方面更加方便；第二，信息儲備量大；第三，貯存種類多樣，網(wǎng)絡(luò)貯存沒有格式限制，并且文字資料和圖片資料可以結(jié)合儲存。

2 加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)

2.1 加強(qiáng)工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)

土地檔案管理工作的好壞主要取決于工作人員的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)素養(yǎng)，所以要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)十分必要。優(yōu)秀檔案管理人員要自身的業(yè)務(wù)能力過硬，能夠從工作中總結(jié)經(jīng)驗，需找方便快捷高效的工作方法。根據(jù)《檔案法》的要求，對于檔案管理人員的培訓(xùn)要采取“請進(jìn)來”和“走出去”相結(jié)合的培訓(xùn)。培訓(xùn)邀請業(yè)內(nèi)專家進(jìn)行授課，引進(jìn)最先進(jìn)的管理技術(shù)和管理設(shè)備，提高辦公效率。專家授課是間歇性、定期性的，所以工作人員要提高自己的學(xué)習(xí)能力，不斷擴(kuò)展自己的知識范圍，提高自我的綜合素質(zhì)[3]。同時，檔案管理人員要積極配合業(yè)務(wù)部門所組織的培訓(xùn)，端正培訓(xùn)態(tài)度，努力成為業(yè)務(wù)過硬的素質(zhì)高的精英人才。

2.2 加強(qiáng)對國土資源檔案管理人員的政治思想教育

土地檔案管理人員是工作的核心基礎(chǔ)，他們的重要性不言而喻。首先，作為工作人員要有兢兢業(yè)業(yè)、勇于奉獻(xiàn)、團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作態(tài)度，雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，而且要有樂于奉獻(xiàn)的工作精神。時刻把講學(xué)習(xí)、講政治、講正氣放在首位，認(rèn)認(rèn)真真履職，老老實(shí)實(shí)干事，要自覺遵守檔案資料的保密性。二是提高自身的思想覺悟，機(jī)密性文件堅決保密，感情與工作要分離清楚，不能因為感情深厚而泄露秘密土地文件。無論是領(lǐng)導(dǎo)還是職員，不可以利用職務(wù)之便，以權(quán)謀私。凡未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)或主管業(yè)務(wù)部門的批準(zhǔn)，檔案一律不得借閱或復(fù)印，以維護(hù)國土資源檔案資料的嚴(yán)肅性，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)社會又好又快發(fā)展提供最佳服務(wù)。

3 學(xué)習(xí)國土資源檔案法，提高法治意識

作為土地檔案管理人員首先要了解和掌握我國《檔案法》的基本內(nèi)容，它是日常管理工作的法律依據(jù)，要按照其規(guī)定完成自己的工作內(nèi)容。《檔案法》是土地檔案管理工作的主線，必須進(jìn)行有效地學(xué)習(xí)和宣傳；同時，要強(qiáng)調(diào)土地檔案管理工作在我國土地管理中的重要地位、作用和價值。另外，不斷增強(qiáng)國土資源管理系統(tǒng)土地檔案管理人員的管理意識，認(rèn)真落實(shí)工作。

4 按照各地土地檔案管理目標(biāo)認(rèn)定的各項業(yè)務(wù)建設(shè)要求，扎扎實(shí)實(shí)地抓好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

在國土資源管理工作中，檔案的形成要規(guī)范化，檔案的整理要系統(tǒng)化，檔案的保護(hù)要科學(xué)化，檔案的管理要現(xiàn)代化；要積極探索對電子檔案管理的新辦法，把電子檔案的形成、積累、歸檔、保管和提供利用等各環(huán)節(jié)納入到檔案管理的范圍，并納入檔案管理部門的監(jiān)督管理之中。

5 建立分類明確的檔案數(shù)據(jù)庫

對土地檔案的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分析，要充分利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等功能進(jìn)行土地檔案的信息化建設(shè)。首先，要建立電子影像檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對實(shí)地影像和圖片的管理以及維護(hù)，該數(shù)據(jù)庫的建立同時也可以與地籍管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)間進(jìn)行有效連接，并通過對土地登記申請材料的掃描，之后再完成土地登記，這樣就可以生成電子影像檔案，該類檔案具有紀(jì)實(shí)性和重塑性。同時，文本檔案和電子檔案數(shù)據(jù)也因此而產(chǎn)生。要按照《檔案法》和檔案分類方案的要求，對在國土資源管理工作中形成的各種文件、材料、表格、臺賬、圖片和物件等，采取從總到分的方法進(jìn)行分類。

一般情況下，可按照以下幾種方法進(jìn)行分類，分別是年度、問題、級別、保管期限4種。建立檔案數(shù)據(jù)庫要對材料進(jìn)行搜集齊全，這也是進(jìn)行土地檔案管理工作的基礎(chǔ)，一定要保證原始資料收集不發(fā)生遺漏、沒有缺失等現(xiàn)象。

6 強(qiáng)化國土資源檔案管理的長效性 提高檔案的利用效率

在對土地資源管理過程中所形成的文字、圖像號聲音等資料，是對土地資源管理的真實(shí)反映。土地資源管理資料不僅能夠反映出當(dāng)前土地利用狀況，而且可以為以后土地的利用和規(guī)劃提供相關(guān)依據(jù)。土地檔案管理是一項長期的而又艱巨的任務(wù)，在人們的思想意識中總會被誤解成技術(shù)含量不高，作用不大的工作。認(rèn)為土地檔案管理工作存在滯后性，不能及時有效地反應(yīng)實(shí)際情況。但是要看到土地檔案管理的作用不是顯性的，對于土地的長期發(fā)展具有不可估量價值。土地資源是不可再生的，是有限的，過度開發(fā)會影響子孫后代的生存和發(fā)展，如何才能夠最大限度地開發(fā)土地價值而又不影響后代的發(fā)展就需要依據(jù)土地檔案提供的資料進(jìn)行研究。土地檔案管理具有長效性，它能夠記錄每個時期的土地開發(fā)變化，保存的資料可以隨時查詢，保證土地利用價值的最大化。

7 及時更換辦公硬件設(shè)施

辦公已經(jīng)走入自動化和數(shù)字化時代，合理利用辦公資源，提高辦公效率是必要的。尤其是對于土地檔案管理工作更是如此。土地資源管理工作信息量大，需要采用先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行分類整理，保證資料的有序性、真實(shí)性、完整性和長久性。辦公硬件設(shè)施落后，會嚴(yán)重影響工作效率；同時，可能導(dǎo)致資料的流失或失真，所以土地檔案管理部門在條件允許的情況下要及時更換辦公設(shè)備，保證辦公設(shè)施的先進(jìn)性。

參考文獻(xiàn)

[1]萬麗，張曉睿.談如何提高國土資源檔案管理與利用[J].黑龍江科技信息，2009（10）.

[2]郭志敏.淺析規(guī)范檔案服務(wù)行為[J].山東檔案，2001（1）.

[3]劉建偉.淺析國土資源檔案管理存在的問題[J].商情：教育經(jīng)濟(jì)研究，2008（5）.

（責(zé)任編輯：劉昀）