加強土地檔案管理提高管理效率的建議

劉明飛

摘 要 土地檔案管理屬于一種隱性工作，表面上它的作用和價值并不明顯，但其實質是一項服務社會、服務經濟和服務民生的基礎性工作。尤其是隨著社會的進步科技的發展，土地檔案管理的地位、作用、價值、標準和要求也都發生了相應的變化。在當代社會主義的要求下，充分發揮土地檔案管理的作用，更好地為社會和國土資源部門服務。

關鍵詞 土地檔案；管理效率；信息化

中圖分類號：G271；F301 文獻標志碼：B 文章編號：1673-890X（2015）36--02

1 跟隨時代步伐做好土地檔案管理工作

土地檔案管理工作要隨著時代的發展而發生改變，要擺脫傳統的管理模式。土地檔案管理有其自身的特點，它更加要求實用性、真實性、客觀性、資料完整性和圖像完整性等，所以管理上要更加嚴格縝密[1]。

現代社會已經步入了信息時代，如果采用傳統的管理方法，以文件、文檔等形式進行貯存，不僅信息貯存效率底下，還可能存在滯后性，對后期土地利用和規劃存在不利影響。所以要跟隨時代的步伐，采用最先進的管理方法——網絡管理。網絡管理具有諸多優點[2]，第一，網絡管理方便快捷。網絡管理在單位時間內的工作效率是傳統方法的幾倍甚至幾十倍，有利于節省人力資源和經濟支出，并且在資料查詢和傳遞方面更加方便；第二，信息儲備量大；第三，貯存種類多樣，網絡貯存沒有格式限制，并且文字資料和圖片資料可以結合儲存。

2 加強檔案隊伍建設

2.1 加強工作人員業務培訓，提高業務素養

土地檔案管理工作的好壞主要取決于工作人員的業務能力和業務素養，所以要加強工作人員的培訓十分必要。優秀檔案管理人員要自身的業務能力過硬，能夠從工作中總結經驗，需找方便快捷高效的工作方法。根據《檔案法》的要求，對于檔案管理人員的培訓要采取“請進來”和“走出去”相結合的培訓。培訓邀請業內專家進行授課，引進最先進的管理技術和管理設備，提高辦公效率。專家授課是間歇性、定期性的，所以工作人員要提高自己的學習能力，不斷擴展自己的知識范圍，提高自我的綜合素質[3]。同時，檔案管理人員要積極配合業務部門所組織的培訓，端正培訓態度，努力成為業務過硬的素質高的精英人才。

2.2 加強對國土資源檔案管理人員的政治思想教育

土地檔案管理人員是工作的核心基礎，他們的重要性不言而喻。首先，作為工作人員要有兢兢業業、勇于奉獻、團結協作的工作態度，雷厲風行的工作作風，而且要有樂于奉獻的工作精神。時刻把講學習、講政治、講正氣放在首位，認認真真履職，老老實實干事，要自覺遵守檔案資料的保密性。二是提高自身的思想覺悟，機密性文件堅決保密，感情與工作要分離清楚，不能因為感情深厚而泄露秘密土地文件。無論是領導還是職員，不可以利用職務之便，以權謀私。凡未經領導或主管業務部門的批準，檔案一律不得借閱或復印，以維護國土資源檔案資料的嚴肅性，促進檔案事業的健康發展，為經濟社會又好又快發展提供最佳服務。

3 學習國土資源檔案法，提高法治意識

作為土地檔案管理人員首先要了解和掌握我國《檔案法》的基本內容，它是日常管理工作的法律依據，要按照其規定完成自己的工作內容。《檔案法》是土地檔案管理工作的主線，必須進行有效地學習和宣傳；同時，要強調土地檔案管理工作在我國土地管理中的重要地位、作用和價值。另外，不斷增強國土資源管理系統土地檔案管理人員的管理意識，認真落實工作。

4 按照各地土地檔案管理目標認定的各項業務建設要求，扎扎實實地抓好基礎業務建設

在國土資源管理工作中，檔案的形成要規范化，檔案的整理要系統化，檔案的保護要科學化，檔案的管理要現代化；要積極探索對電子檔案管理的新辦法，把電子檔案的形成、積累、歸檔、保管和提供利用等各環節納入到檔案管理的范圍，并納入檔案管理部門的監督管理之中。

5 建立分類明確的檔案數據庫

對土地檔案的數據庫進行分析，要充分利用計算機、網絡等功能進行土地檔案的信息化建設。首先，要建立電子影像檔案數據庫，實現對實地影像和圖片的管理以及維護，該數據庫的建立同時也可以與地籍管理系統數據間進行有效連接，并通過對土地登記申請材料的掃描，之后再完成土地登記，這樣就可以生成電子影像檔案，該類檔案具有紀實性和重塑性。同時，文本檔案和電子檔案數據也因此而產生。要按照《檔案法》和檔案分類方案的要求，對在國土資源管理工作中形成的各種文件、材料、表格、臺賬、圖片和物件等，采取從總到分的方法進行分類。

一般情況下，可按照以下幾種方法進行分類，分別是年度、問題、級別、保管期限4種。建立檔案數據庫要對材料進行搜集齊全，這也是進行土地檔案管理工作的基礎，一定要保證原始資料收集不發生遺漏、沒有缺失等現象。

6 強化國土資源檔案管理的長效性 提高檔案的利用效率

在對土地資源管理過程中所形成的文字、圖像號聲音等資料，是對土地資源管理的真實反映。土地資源管理資料不僅能夠反映出當前土地利用狀況，而且可以為以后土地的利用和規劃提供相關依據。土地檔案管理是一項長期的而又艱巨的任務，在人們的思想意識中總會被誤解成技術含量不高，作用不大的工作。認為土地檔案管理工作存在滯后性，不能及時有效地反應實際情況。但是要看到土地檔案管理的作用不是顯性的，對于土地的長期發展具有不可估量價值。土地資源是不可再生的，是有限的，過度開發會影響子孫后代的生存和發展，如何才能夠最大限度地開發土地價值而又不影響后代的發展就需要依據土地檔案提供的資料進行研究。土地檔案管理具有長效性，它能夠記錄每個時期的土地開發變化，保存的資料可以隨時查詢，保證土地利用價值的最大化。

7 及時更換辦公硬件設施

辦公已經走入自動化和數字化時代，合理利用辦公資源，提高辦公效率是必要的。尤其是對于土地檔案管理工作更是如此。土地資源管理工作信息量大，需要采用先進的設備進行分類整理，保證資料的有序性、真實性、完整性和長久性。辦公硬件設施落后，會嚴重影響工作效率；同時，可能導致資料的流失或失真，所以土地檔案管理部門在條件允許的情況下要及時更換辦公設備，保證辦公設施的先進性。

參考文獻

[1]萬麗，張曉睿.談如何提高國土資源檔案管理與利用[J].黑龍江科技信息，2009（10）.

[2]郭志敏.淺析規范檔案服務行為[J].山東檔案，2001（1）.

[3]劉建偉.淺析國土資源檔案管理存在的問題[J].商情：教育經濟研究，2008（5）.

（責任編輯：劉昀）