稿件處理流程和稿件排版模板的制作與應(yīng)用——以《建筑結(jié)構(gòu)》為例

吳定燕 朱曉琳 王 彬

稿件處理流程和稿件排版模板的制作與應(yīng)用
——以《建筑結(jié)構(gòu)》為例

吳定燕 朱曉琳 王 彬

[摘 要]結(jié)合《建筑結(jié)構(gòu)》工作實(shí)踐，介紹采用Microsoft Office Visio軟件制作稿件處理流程和采用Adobe Acrobat Professional軟件制作稿件排版模板的具體過(guò)程，并對(duì)制作完成后的稿件處理流程和稿件排版模板的具體應(yīng)用進(jìn)行論述。

[關(guān)鍵詞]稿件處理流程；稿件排版模板；作者；編輯

[作 者]吳定燕、朱曉琳、王彬，亞太建設(shè)科技信息研究院有限公司。

一、前言

稿件處理流程和稿件排版模板是編輯工作實(shí)踐中最基本的兩項(xiàng)要素，如何制作合理、直觀、有效的稿件處理流程和稿件排版模板也是編輯的一項(xiàng)重要任務(wù)。筆者結(jié)合自身的編輯實(shí)踐工作過(guò)程，提出采用Microsoft Office Visio軟件制作稿件處理流程和采用Adobe Acrobat Professional軟件制作稿件排版模板，經(jīng)過(guò)近年的實(shí)踐，取得了良好的效果。通過(guò)稿件處理流程，作者投稿之后有了清晰的認(rèn)識(shí)，并能夠迅速了解稿件的具體狀態(tài)，提高了編輯與作者溝通的效率；通過(guò)稿件排版模板，作者投稿前就能基本按照刊物的要求對(duì)稿件進(jìn)行初排，圖片、表格、參考文獻(xiàn)都基本能滿足刊物的要求，給后期稿件的編校處理提供了很大的便利，有效保證了編輯的工作效率和刊物的質(zhì)量。

二、稿件處理流程的制作與應(yīng)用

大多數(shù)圖形軟件需要通過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的學(xué)習(xí)和實(shí)踐才能夠?qū)崿F(xiàn)應(yīng)用，然而Microsoft Office Visio軟件作為Microsoft Office的套件之一，安裝Microsoft Office Visio之后，可以采用與Microsoft Office Word類似的操作方法來(lái)使用Microsoft Office Visio，但是采用Microsoft Office Visio比采用Microsoft Office Word畫(huà)圖、修改更方便，功能更強(qiáng)大。特別是備有機(jī)械、電子、電氣、建筑、計(jì)算機(jī)、管理圖表等豐富的繪圖模板，使用起來(lái)更方便、更理想。Microsoft Office Visio可以用“繪圖工具”直接畫(huà)弧線、曲線，以可視方式傳遞重要信息。

基于此，筆者提出采用Microsoft Office Visio軟件制作稿件處理流程，下面介紹一下具體的制作過(guò)程：（1）啟動(dòng)Microsoft Office Visio軟件；（2）在模板類別中選擇“流程圖”中的“基本流程圖”，具體見(jiàn)圖1；（3）將圖1左側(cè)的“基本流程圖形狀”中的相應(yīng)圖形直接拖曳到圖1右側(cè)帶網(wǎng)格的界面；（4）雙擊相應(yīng)圖形，在圖形中輸入關(guān)于流程的解釋說(shuō)明性文字；（5）將各個(gè)圖形通過(guò)“基本流程圖形狀”中的“動(dòng)態(tài)連接線”進(jìn)行連接；（6）采用“基本流程圖形狀”中的“批注”進(jìn)行必要的解釋說(shuō)明；（7）將制作完成后的稿件處理流程另存為PDF格式，方便閱讀。制作完成后的《建筑結(jié)構(gòu)》稿件處理流程見(jiàn)圖2。

將《建筑結(jié)構(gòu)》稿件處理流程上傳到投稿系統(tǒng)中，供作者查閱和下載，這樣作者在投稿時(shí)就能夠很便捷地了解稿件處理的具體流程，給作者提供了很大的便利。同時(shí)，經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐證明，作者針對(duì)稿件處理流程咨詢的來(lái)電和來(lái)信有非常明顯的減少，這大大節(jié)約了編輯的時(shí)間和精力，使得編輯能夠?qū)⒏嗟?、寶貴的時(shí)間和精力投入編輯工作的重心——稿件編校工作中，提高工作的效率。

三、稿件排版模板的制作與應(yīng)用

稿件經(jīng)過(guò)編輯處理完畢后，采用專業(yè)排版軟件排版，經(jīng)過(guò)編輯部的三校一讀，印刷出版前排版公司會(huì)提供PDF格式的文件。另外，Adobe Acrobat Professional軟件是辦公必備軟件之一，它使用用戶熟悉的高亮、附

注、鉛筆和刪除線等注釋工具，還可以從其他內(nèi)嵌應(yīng)用程序中以注釋的形式附加文件。

圖1：制作稿件處理流程的用戶界面

圖2：《建筑結(jié)構(gòu)》稿件處理流程

圖3：制作稿件排版模板的用戶界面

基于以上兩點(diǎn)，筆者提出采用Adobe Acrobat Professional軟件制作稿件排版模板，下面介紹一下具體的制作過(guò)程：（1）選擇1篇已印刷出版的典型稿件，并征得稿件作者的同意，將其稿件作為排版模板，供作者參考；（2）利用Adobe Acrobat Professional軟件打開(kāi)所選稿件的PDF；（3）選擇“注釋”中的“注釋和標(biāo)記工具”，并點(diǎn)取“文本框工具”（見(jiàn)圖3），將文本框布置在頁(yè)眉的空白處，雙擊插入的文本框，在文本框內(nèi)輸入解釋說(shuō)明性文字，包括頁(yè)面布局、頁(yè)邊距、頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)碼、文檔網(wǎng)格、單或雙欄等要求；（4）選擇“注釋”中的“注釋和標(biāo)記工具”，并點(diǎn)取“標(biāo)注工具”，雙擊插入的標(biāo)注，針對(duì)各個(gè)典型類目進(jìn)行解釋說(shuō)明，例如，章節(jié)圖表和公式的編號(hào)、圖表及公式的編排格式、基金和作者簡(jiǎn)介的位置和格式、文獻(xiàn)的引用方式和格式等等。制作完成后的《建筑結(jié)構(gòu)》稿件排版模板見(jiàn)圖4（以首頁(yè)為例）。

圖4：《建筑結(jié)構(gòu)》稿件排版模板

將《建筑結(jié)構(gòu)》稿件排版模板上傳到投稿系統(tǒng)中，供作者查閱和下載，這樣作者能夠清晰地了解稿件的具體編排格式，在撰寫稿件時(shí)就按照稿件排版模板對(duì)稿件進(jìn)行編排。經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐證明，自采用稿件排版模板后，投稿稿件的板式有了非常明顯的改善，這給編輯后期的編校處理提供了很大的便利，在稿件編校工作中，將更多的、寶貴的時(shí)間和精力投入稿件的內(nèi)容中，提高刊物的質(zhì)量。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，編輯應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代的步伐，結(jié)合自身的工作，靈活運(yùn)用各種軟件和程序，優(yōu)化工作流程，創(chuàng)新工作模式，從而有效地提高工作效率、保證刊物的質(zhì)量。