檔案數據在績效考核中的重要作用及應用研究

萬惠

摘 要：將檔案數據科學地納入績效考核評價管理體系儲存利用，客觀地反映出單位發展趨勢，對改進工作方式方法，能發揮不可替代性作用。相應地數據的真實性、完整性就極其重要，對提高檔案資料的完整程度和工作管理水平發揮著反向促進作用。本文期望以此為例，為基層單位檔案數據在績效考核擴展利用中提供一些思路。

關鍵詞：檔案數據;績效考核;檔案管理;應用

檔案作為歷史資料的真實記錄，在單位管理工作中發揮著依據、借鑒、參考等作用。社會越發展，檔案的價值就越發突顯。檔案作為歷史沿革的見證資料，具有唯一性和不可復制性[1 ]。當今社會對檔案信息資源需求日益增大，檔案工作已從傳統的實體管理方式向全信息服務管理模式轉變[2 ]。大多數基層單位在收集整理儲存檔案資料時，受人力、物力和條件限制，往往只重視重要文件、資料的收集儲存，大都忽視了日后用于統計分析的檔案數據資料。如檔案數據匯編、工作年鑒及各種匯總報表等數據資料，都是對所屬檔案中有關生產、科研及其管理的重要數據信息進行匯集、整理，系統地揭示這些數據及其相互關系的編研成品，是檔案資料的必要組成部分。

本文結合單位日常工作中的一些作法，試述如何將匯集、整理、分析形成的有效檔案數據應用到實施績效考評方面。

1 數據檔案在績效考核中的重要作用

檔案數據就是日常工作中將離散的、混雜的各種資料通過科學分類、制表繪圖等形式整理歸類，以揭示或建立起各種數據關系，準確地反映生產、科研及其管理相關的內容信息，標準化歸檔后形成規范標準的檔案數據資料?？冃Э己耸菃挝桓鶕陨硖攸c采取與之相適應的激勵機制管理模式，是對員工一段時間內的工作業績、績效目標完成情況進行評定[3 ]。檔案數據以其精準高效性應用到績效考核管理體系中，快速便捷應用的檔案數據查詢應用可以高效地完成績效考核任務。也可增加檔案工作對績效考核的反向督導。

1.1 檔案數據為績效考核提供基礎性材料

績效考核過程中制定的工作計劃、實施方案、程序范圍、表格樣式、技術標準、操作規程等均來自科研、文書和人事等檔案資料的支撐。作為這些檔案資料的編研成品檔案數據可提供信息量更大，內容更豐富，使用范圍更加普遍績效考核的基礎性資料。檔案數據是被考核人員績效考核內容的各項指標的重要記載和依據。這些材料是績效考核的重要憑證，是績效考核的前提和重要保障條件。

1.2 檔案數據對績效考核進行有效的監督和指導

對績效考核各項指標的評分標準及賦分分值均由相應的檔案材料提供和支撐。在績效考核的過程中均由檔案數據材料進行佐證和監督，以印證考核的真實有效。

1.3 檔案數據為建立績效考核數字化系統提供支持

在實際工作中，每年都有大量的數據統計報表，以表格、圖示或數據庫等信息形式形成檔案數據匯集。利用計算機的數據處理優勢，充分發揮其數據與圖象處理功能，及時錄入、修改、更新相關數據，并可便捷快速查找數據，形成了新型的動態性數字式檔案管理模式。為考核系統提供完善、有效的數據支撐。

1.4 檔案數據可以助推績效考核的不斷完善

績效考核是一項長期的工作，是一個不斷完善和提高的過程。在實踐中要及時發現檔案數據的不足，及時更新、完善統計系統，并逐步改進和提高檔案數據的科學性和使用效率，以促進績效考核合理高效開展。

2 檔案數據管理工作存在的主要問題

2.1 對檔案數據的作用重視不夠，動力不足

存在“重文檔，輕數據”意識，認為數據檔案管理工作沒有明確要求，可有可無，認識不到檔案數據建設工作的重要性和必要性，數據檔案信息資源開發不足，造成數據檔案收集范圍不廣，不夠系統全面，在績效方案設計時，由于無數據支持而不得不放棄。

2.2 檔案數據材料收集分散，統籌不夠

在檔案材料收集方面，由于不同部門、不同崗位收集數據范圍和要求不同，部門間、人員間協調有限，造成一系列材料收集脫節斷檔或重復無用。特別是沒有形成統一標準化的數據資料及時登記、儲存的長效機制。這些現象嚴重影響了檔案數據收集使用的質量，降低了檔案數據的準確性和完整性，使績效考核的嚴謹性受到影響。

2.3 檔案數據管理缺乏專業性人才，整體素質不高

檔案管理具有較高的專業性，檔案數據的分類、統計、使用等均有一定的技術要求，由于受編制、崗位限制，很難保證檔案管理人員專業水平。對于龐雜繁多的基礎性資料，沒有專業系統的分析統計等綜合能力，難以將紛雜的大量數據提煉應用到績效考核工作中去。

2.4 檔案數據收集的有效監督不夠，缺乏系統性管控

績效考核是選拔人才、培養人才、營造重才用才環境的重要手段?？冃Э己藢τ诼殑照{整、職稱晉升、年度考核、聘期考核、人才選拔、薪級晉升、績效兌付都具有重要參考依據或決定性作用[4 ]。受環境、主客觀因素等多方面的影響，大都難以對檔案數據的采集、統計、利用等工作過程、環節、質量及效率等方面進行全面有效監督，甚至出現數據篡改、造假和泄漏等不良行為，致使績效考核的公正性受到質疑。

3 績效考核檔案數據范圍的延展及應用

績效考核目的就是堅持德才兼備、競爭擇優的基本原則，不“論資排輩”，破除“平衡照顧”，以公平科學合理的量化考核體系為平臺，充分保障各類人才平等參與競爭的機會和相應權益。我單位自2001年開始，先后制定了以年度量化考核的《各級各類工作人員考核標準》、職稱評聘分開量化考核的《專業技術職務推薦晉升和聘任管理辦法》、實行職稱聘后動態管理的《專業技術人員聘期管理辦法》，通過近20年的積極探索實踐，形成了較為完整的量化考核體系，建立了按崗聘任、人崗相宜、競爭激勵的用人機制，在業務發展和學科建設上相得益彰，取得了明顯成效，得到了上級部門高度肯定和推廣。同時也反向促進了單位檔案數據管理工作的推進。