廢除愚蠢規定

麗薩·博德爾

就在此刻，你們公司某個部門可能就有一些員工在對領導剛出臺的一項政策或規定翻白眼。翻白眼或無可奈何地聳聳肩都是一種無聲的抗議。如果你想知道這種沮喪情緒的根源是什么，沮喪程度有多深，不妨邀請這些員工來一次頭腦風暴。每個員工都會很積極地參加。

不過這一次，你要嘗試一些新鮮做法。你將團隊召集到一起，給大家提供空白即時貼，讓他們兩兩討論。你當場拋出一個問題：“如果有些愚蠢的規章制度妨礙了你的工作，使你無法更好地為客戶服務，而你現在可以廢除或改變這些規定，請將它們列出來。”

大家也許會瞠目結舌地望著你。這時候不妨推他們一把：“只有十分鐘！抓緊時間！”十分鐘之后，大家也許會要求增加時間——因為荒唐的規定不勝枚舉。他們的思緒如火山噴發，這時千萬別打斷他們。員工如此投入的情形畢竟不多。不過，你得提醒他們政府規定屬于紅線，不可改動。除此之外的一切制度都屬于綠色規章，可以公平考量。

當各小組列出愚蠢規定后，讓每個人將自己最反感的規定寫在即時貼上，然后在白板或掛圖紙上畫一個2×2的方格圖。

縱軸代表廢除規定的難易度，橫軸代表廢除規定對公司的影響（從低到高分布）。讓員工將列出的規定標在最合適的象限內。告訴他們標注位置沒有對錯之分，因為各人依據的都是自身視角。如果他們覺得某個規定容易廢除而且效果明顯，就應當標在右上角的象限內。如果他們認為某個規定難以廢除，而且即使取消，對整個公司的影響也微乎其微，就應當標在左下角的象限內。

這時，你會獲得一張視覺效果圖，上面列著員工希望廢除的種種規定。你看看其中是否有一些規定反復出現？如果有，就說明應當對這類規定重新評估。

對于右上角象限中的規定，由于它們容易廢除，又效果顯著，所以應該立即被列為修改對象，你能很快看到改進結果。在鼓勵員工公開討論這些規定時，要客觀地傾聽各方意見，克制自己的辯解沖動。大多數公司發現，飽受抨擊的其實并非真正意義上的規章制度，而是某些令人討厭的繁瑣程序，例如沒完沒了的會議或電話會議，多此一舉的報告或層層疊疊需要簽字的材料。

現在到了關鍵的行動時刻。讓員工自行投票表決哪些規定應當廢除，然后當場實施。如果可能，不妨同時廢除多項規定（或者先進行試點，取消某規定幾個月，并聲明如果沒有人希望恢復這項規定，就永遠廢止）。這將使你的員工倍感驚喜。不僅如此，這樣的行動還發出了一個強烈信號，即你在傾聽員工的心聲，并努力改善大家的工作體驗。

工作程序如果合理實施，各項必要任務將得到統一與簡化，公司將運轉順暢。然而，程序過多的話，將抑制創新火花——這種情況如今非常普遍。我們經常看到：會議綿綿不絕，卻總是不能取得階段性成果；大量的郵件發出只是為了證明決策的合理性，但需要耗費大量時間閱讀；工作報告所描述的行動計劃簡單明了，但其實需要更多的時間才能實施。如果你以提高效率為名，采取了繁瑣復雜的程序，不妨將其廢除，這會給你帶來簡單的解決方案。

這樣既可以吸引員工投入工作，又可以在公司內建立積極交流的氛圍。對領導而言，他們可以強烈地感受到哪里最需要改變；對員工而言，他們可以暢所欲言，貢獻自己的想法。一旦團隊擺脫了那些不必要的低價值工作，就可以騰出時間處理事關全局的工作，這能大幅促進公司的發展。展望未來，廢除愚蠢規定可以成為變革的關鍵節點。這樣的措施如果每季度采取一次，將對員工產生實實在在的激勵作用，翻白眼的情況將不再發生。

翻譯：王駿