淺談當前國企檔案管理的問題與對策

奚瑾

【摘要】本文簡要概述國有企業檔案管理的重要性，著重探討如今國企檔案管理工作中存在的問題，并總結出針對性的解決措施，旨在為國有企業的檔案管理人員提供參考。

【關鍵詞】國有企業；檔案管理；問題；對策

隨著社會經濟的快速發展和市場競爭環境的日益激烈，檔案管理在國有企業發展中重要性不斷增加，不僅有利于國有企業總結以往的發展經驗，更能為未來的發展提供真實、可靠的參考依據。近年來，隨著我國國有企業改革的不斷深入，特別是在國企建立了現代化企業經營管理制度后，企業的管理效果和效率得到了顯著提升，檔案管理作為國企日常管理工作的重要組成部分，直接影響著企業生產、經營和發展等各項工作，對促進我國國有經濟的發展具有十分重要的意義。在知識經濟時代下，仍然有一部分國有企業在檔案管理方面存在著諸多問題，嚴重影響著檔案管理作用的發揮和新形勢下國有經濟的健康發展。因此，研究和探討如今國有企業檔案管理工作中的問題，并根據實際問題提出針對性的解決對策，提升新形勢下國有企業檔案管理工作的質量，為促進國有企業的發展提供更加優質的服務。

一、國有企業檔案管理的重要性

企業檔案信息來源于其生產、運營和管理等諸多方面，真實記錄著企業的成長與發展歷程。企業檔案信息不僅是一種歷史性的記錄資料，還衡量著一個企業的發展成果和管理水平，有著很高的歷史價值。在如今科學技術快速發展的背景下，企業檔案的種類和內容也逐步呈現出多樣化的態勢，不僅有傳統的文字檔案，還增添了錄音、視頻和圖片等電子化檔案，詳盡地記錄著企業的一切歷史活動，對于企業未來的發展具有很高的借鑒意義。如在國有企業的行政管理工作中，管理者可以認真參考與此相關的檔案材料，根據以往的管理經驗來擬定管理計劃和管理措施，從而增強行政管理的科學性和有效性，為改善行政管理工作的效果和效率創造良好的條件；在國有企業經濟運營管理工作中，管理者可以根據以往的財務檔案資料制定出科學合理的財務風險預防方案，切實保障國有企業的經濟財務安全穩定；在制定國有企業發展規劃和發展戰略時，領導者和高層管理人員要充分參考企業歷史上的發展成就和失敗的經驗，從而制定出科學的發展策略，實現企業資源的最優化配置。總而言之，加強國有企業檔案管理工作不僅有利于構建科學高效的企業管理體系，更有利于促進國有企業的各項資源配置，對推動我國國有經濟的發展具有重要意義。

二、當前國企檔案管理的問題

（一）檔案管理意識薄弱。在市場競爭環境日益激烈的今天，我國大部分國有企業比較注重市場競爭力和經濟效益的提升，卻忽視了對檔案管理工作的監管，也沒有意識到檔案管理工作在企業發展中的重要性。檔案管理工作是一項復雜性和系統性工作，具有工作量大、覆蓋信息廣的顯著特征，尤其是在收集、整理和移交檔案資料時，就更加需要企業內各個職能部門和工作人員的緊密配合，需要投入更多的人力、物力和財力等資源。由于檔案管理工作并不能為企業帶來直接的經濟效益，而有關部門對于國有企業的考核僅僅重視其經營業績的考核，諸多因素都導致了國有企業的領導者和管理者的檔案管理意識薄弱，不重視檔案管理工作，造成檔案管理工作效率低下，檔案資料不完整的現象也時有發生，難以發揮出檔案管理在國有企業發展中的積極性作用。

（二）檔案管理制度不健全。國有企業的檔案資料與企業的經營與發展是密切相關的，由于檔案管理工作難以為企業創造直接可觀的經濟效益，國有企業的檔案管理工作長期處于企業日常管理工作的邊緣，管理混亂的現象較為顯著。檔案管理制度的不健全，導致很多國有企業在整理和留存檔案時，僅僅注重財務檔案的收集和整理，而忽視了黨政文書、管理制度和科研技術類檔案的收集和保存，這樣粗放的檔案管理制度，不利于國有企業管理者全面了解企業發展過程中的歷史情況，也就不可能通過分析檔案資料創新國有企業的管理和發展方式。還有一些國有企業缺乏對現有檔案的統一管理制度，各個部門按照各自的方式管理檔案，檔案管理和保存的完整性與安全性難以得到保障，一些職能部門雖然將本部門的檔案交給了企業的檔案管理部門，由于檔案管理制度的不健全，管理人員將這些檔案隨意擺放。檔案管理制度不健全導致國有企業的檔案管理缺乏系統性與科學性，無法實現檔案資料的高效共享，檔案資料的歷史性借鑒作用也就很難發揮出來。

（三）檔案管理人員的綜合素質不高。管理人員的綜合素質是影響國有企業檔案管理質量的關鍵因素，由于檔案管理工作的重要作用難以通過客觀的經濟效益呈現出來，這也就導致了檔案管理人員的工作業績長期得不到領導和企業員工的認可，直接降低了檔案管理人員提升自身綜合素質和工作質量的積極性。與此同時，一些國有企業的檔案管理人員有很大比例是由其他辦公室轉崗而來，沒有經過專業化的職業培訓，更是缺乏相關工作經驗，不僅難以推動檔案管理方式的創新與發展，甚至不能依照正常的流程完成檔案管理工作，這就在很大程度上降低了檔案管理人員的整體素質，為國有企業檔案管理工作質量的提升帶來了很大的阻力。

（四）檔案保管設施簡陋。檔案是國有企業成長與發展的歷史見證，由于現階段一些國有企業對于檔案管理工作的不重視，對于檔案管理硬軟件設施的財政投資力度小，導致檔案管理的硬軟件設施跟不上時代發展的要求，主要表現在庫房年久失修，檔案保管柜、電子設備和信息管理系統沒有得到及時更新，在長期復雜的環境下，簡陋的檔案保管設施很容易導致檔案腐爛和丟失的現象，檔案資料的安全性與完整性難以得到保障，在很大程度上制約著檔案管理質量的提升，對國有企業的檔案管理工作造成不利影響。

三、提升國有企業檔案管理質量的對策

（一）增強檔案管理意識。較強的檔案管理意識是提升國有企業檔案管理質量的基礎和前提，企業領導者要積極轉變觀念，摒棄傳統的檔案管理觀念，深刻地認識到檔案管理工作在企業生產、經營和發展中的重要性作用，加強對檔案管理工作的認識。因為國有企業檔案管理工作長期得不到重視，所以針對檔案管理人員檔案管理意識的培養也不可能是一朝一夕的，國有企業要不斷加大檔案管理知識的宣傳力度，促使企業管理者和員工深入了解檔案管理的作用，增強他們的檔案管理意識，為國有企業檔案管理工作的高效開展創造良好的條件。

（二）健全檔案管理制度。國有企業要積極健全檔案管理制度，同時還要保證檔案管理制度的可操作性與實用性，為創新檔案管理工作方式和提升檔案管理效果奠定基礎。國有企業要大膽創新檔案管理方式，積極借鑒發達國家和世界著名企業的檔案管理模式，積極放開檔案的使用權和管理權，逐步形成一種全新的檔案監管制度。如建立健全“三位一體”的檔案管理制度，這種檔案管理制度的核心是將現有的管理流程、管理方法和收集檔案資料的標準進行建設、整合、協調，統一配合，有效避免檔案整理不完整和企業內各職能部門配合不默契的不良現象，促使國有企業檔案管理平臺建設的合理化和科學化，從而提升國企檔案管理的綜合水平。

（三）全面提升檔案管理人員的綜合素質。高素質的檔案管理人才是檔案管理工作得以順利開展的重要保障，國有企業要高度重視檔案管理人員的選用，盡可能地選擇一些細心、有耐心和具備檔案管理專業知識的管理人員從事檔案管理工作。其次，國有企業要定期向檔案管理人員開展專業性知識培訓活動，增強他們的檔案管理意識和責任感，提升管理人員的專業技能水平，積極引導和鼓勵檔案管理人員學習與檔案管理相關的文件，不斷提升大家的工作能力。再次，檔案管理人員自身也要加強檔案管理知識的學習，遇到難以理解的問題要積極主動地向領導、同事和專家請教，不斷拓寬自身的視野和提升自身的綜合素質，為提高檔案管理的質量奠定基礎。最后，國有企業要加大高素質檔案管理人才的引進力度，這樣不僅能夠壯大檔案管理人才隊伍，還為檔案管理人員樹立了優秀的榜樣，在高素質檔案管理人才的帶領下，國有企業檔案管理人員的整體素質勢必會得到快速提升。

（四）創新管理方法，增強檔案管理的可靠性。國有企業要積極構建完善的信息征集和接收制度，努力轉變傳統的檔案文件移交方式，充分利用信息化技術進行檔案文件的移交，增強檔案文件收集的全面性與及時性。其次，國有企業要不斷創新檔案管理方法，及時收集與企業生產、經營和發展密切相關的音頻、錄像和圖片等信息，并將重要檔案資料備份，避免意外情況發生對檔案資料管理帶來的不利影響。最后，國有企業要積極建立龐大、高效的檔案管理信息系統，并加強防火墻等網絡防護技術的應用，切實保障檔案資料的安全性，從而實現檔案信息資源的共享。

（五）加大對檔案管理工作的資金投入。檔案管理硬件和軟件設施的質量直接決定著檔案管理的效果，國有企業要不斷加大檔案管理工作的資金投入，建設標準化和現代化的檔案保存室，及時更新檔案保存柜，定期檢查檔案管理硬件設施的安全性，一旦出現潮濕、腐爛等不利于檔案保存的情況，要及時采取有效措施給予解決，為檔案管理工作創造良好的環境，切實保障紙質檔案存放的安全性。此外，國有企業還要重視信息化技術在檔案管理工作中的應用，積極購置先進的、安全性高的檔案管理系統，提升檔案管理的效率和質量。

四、結論

近年來，隨著經濟全球化進程的逐步加快，市場競爭環境也日益激烈，國有企業在追求經濟效益和社會效益的同時，還要充分意識到檔案管理對于企業生產、經營和發展過程中的積極作用，積極關注當前檔案管理工作中存在的各種問題，并采取有效措施給予解決，不斷完善檔案管理制度和豐富檔案管理方式方法，提升檔案管理的效果和質量，充分發揮出檔案資料在企業成長與發展過程中的借鑒性作用，增強企業發展戰略制定的科學性與實效性，完善國有企業的管理制度，推動國有經濟又好又快發展。

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