淺析煤炭企業(yè)在改制過程中如何強化檔案管理工作

王玥東北煤田地質(zhì)局一O三勘探隊

淺析煤炭企業(yè)在改制過程中如何強化檔案管理工作

王玥
東北煤田地質(zhì)局一O三勘探隊

目前，我國的煤炭市場正處于最為困難的時期，由于煤炭需求量的不斷下降，僅煤炭企業(yè)的煤炭庫存就達到了1.1億t，通過改制來尋求煤炭企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級成為了一眾煤炭企業(yè)的共識。而在這個改制過程中，煤炭企業(yè)的檔案管理部門如何通過強化檔案管理工作，讓檔案管理工作更好地為煤炭企業(yè)改制服務(wù)，成為了檔案管理部門必須深思的問題。

煤炭企業(yè)；改制；檔案管理

一、前言

檔案管理是企業(yè)經(jīng)營管理中不可或缺的重要工作之一，它是對企業(yè)所有經(jīng)營管理活動的有效記錄，貫穿著企業(yè)經(jīng)營、管理、采購、生產(chǎn)、銷售等諸多環(huán)節(jié)，同時也是企業(yè)文化的重要組成部分之一。隨著煤炭企業(yè)尋求通過改制來實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級[1]，再這樣的形勢背景下，煤炭檔案管理部門也面臨著新的挑戰(zhàn)，必須積極思考如何進一步強化檔案管理工作，使其更好地應(yīng)對煤炭企業(yè)在改制過程中的更多變、更多元的要求[2]。

二、改制過程中檔案管理工作存在的問題

首先，忽視檔案管理工作。即使是在改制前，許多煤炭企業(yè)也并未對檔案管理工作引起足夠重視，并未將“檔案”看作企業(yè)重要的無形資產(chǎn)來看待，也就不可能檔案管理工作作為企業(yè)軟實力來加以打造了。而在改制過程中，企業(yè)的工作重心也更加投向了企業(yè)改制，因此對企業(yè)檔案管理工作也就更加忽視了。其次，檔案管理相關(guān)制度不完善。煤炭企業(yè)在改制過程中，主要有兩條準(zhǔn)繩橫貫在檔案管理工作中，一是檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，二是各煤炭企業(yè)內(nèi)部制度對檔案管理工作的規(guī)范與監(jiān)督。但是這些法律法規(guī)以及規(guī)則制度中的條款大多比較大條，沒有在細節(jié)上對檔案管理工作給予詳細的規(guī)定，也就無法有效指導(dǎo)檔案管理工作更好地開展。再次，檔案管理手段較為單一。雖然目前計算機信息技術(shù)在各個行業(yè)都得到了廣泛且充分的應(yīng)用，為人們的各項工作帶來了諸多便利。但是由于煤炭企業(yè)對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致目前煤炭企業(yè)的檔案管理手段仍然較為單一、落后，現(xiàn)代化水平不高，信息化程度不足。當(dāng)企業(yè)在改制過程中需要調(diào)用大量檔案的時候，此時檔案管理部門的服務(wù)效率就顯得捉襟見肘，間接影響了煤炭企業(yè)的改制進程。最后，檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。由于平時對檔案管理工作的不重視，因此在改制過程中，管理層對于檔案管理人員的解聘或任用也就顯得不是很在意和慎重，這就導(dǎo)致新任用的檔案管理人員也許并不具備充足的檔案管理專業(yè)知識以及熟練的專業(yè)技能，有的企業(yè)甚至還可能存在其他崗位人員兼職檔案管理工作的情況。這些都可能導(dǎo)致原本應(yīng)當(dāng)詳細記載的文件被草草記錄，原本應(yīng)當(dāng)及時整理的檔案文件沒有獲得及時整理等等，當(dāng)企業(yè)改制需要調(diào)用這部分檔案的時候，檔案部門無法立即拿出來。

三、改制過程中強化檔案管理工作的對策

（一）提高檔案管理工作意識

煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對于檔案管理工作的重視程度將直接影響企業(yè)全體成員對檔案管理工作的重視程度，直接影響煤炭企業(yè)的檔案管理工作能否做好，尤其是在煤炭企業(yè)改制的關(guān)鍵時期，煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層更應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到檔案管理工作在企業(yè)改制過程中發(fā)揮的重大作用，從而對檔案管理工作引起充分重視，并積極采取可行措施來提高企業(yè)全體成員的檔案管理意識，要求企業(yè)各個部門、各個成員必須積極配合檔案管理相關(guān)工作，從而在全企業(yè)形成一股良好的檔案管理氛圍，讓企業(yè)檔案管理部門也能趁企業(yè)改制這個關(guān)鍵時期對自身也進行改制，對檔案管理相關(guān)工作積極予以改革和完善，努力促使檔案管理工作更加高效化，從而更好地為企業(yè)改制服務(wù)，為企業(yè)后續(xù)發(fā)展服務(wù)。

（二）完善檔案管理工作制度

健全完善的檔案管理工作制度即使煤炭企業(yè)提升檔案管理工作水平的根本舉措，同時也是加強檔案管理制度約束力度的重要手段。完善的檔案管理工作制度應(yīng)當(dāng)包含詳細的檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度等等各個方面，要涵蓋檔案管理工作的方方面面。此外，檔案管理工作畢竟涉及到煤炭企業(yè)各個部門，涉及到企業(yè)每個成員，不能僅僅依靠檔案管理部門獨自作戰(zhàn)，而是要各個部門、各個成員積極配合企業(yè)檔案管理工作的相關(guān)流程，因此煤炭企業(yè)還應(yīng)當(dāng)對這方面制定相關(guān)規(guī)章制度，用于約束和促使大家對檔案管理工作的重視力度與配合力度，進而提高檔案管理工作效率。

（三）更新檔案管理方式方法

為了有效提高檔案管理工作水平，煤炭企業(yè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極地將先進的計算機信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中來，更新檔案管理方式方法，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化。這直接影響著檔案錄入的靈活性與及時性，影響著檔案管理工作的成效和成果。為了實現(xiàn)企業(yè)檔案資源的最大化利用，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)增強檔案工作服務(wù)意識，積極采取可行的措施為企業(yè)快捷提供檔案服務(wù)。比如檔案部門可以在企業(yè)官網(wǎng)中建設(shè)檔案部門網(wǎng)頁，為企業(yè)成員提供檔案查詢、瀏覽、下載等服務(wù)。比如為了提高企業(yè)電子文件、數(shù)據(jù)資源等檔案信息的利用效果，統(tǒng)一提升企業(yè)總體的數(shù)據(jù)資源應(yīng)用效果，大型煤炭企業(yè)還可以根據(jù)自身組織管理、業(yè)務(wù)規(guī)范、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、儲存安全等實際情況，構(gòu)建企業(yè)統(tǒng)一的數(shù)字檔案館[3]，有效解決下屬企業(yè)較多，每個分支企業(yè)都有自己的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，都有自己的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)這一弊端。

（四）提升檔案管理人員素質(zhì)

為了有效提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，使其更好地滿足新形勢下煤炭企業(yè)檔案管理工作的需要，煤炭企業(yè)還應(yīng)當(dāng)對檔案管理人員加強教育培訓(xùn)。一方面，對檔案管理人員加強檔案管理專業(yè)知識、專業(yè)技能培訓(xùn)。煤炭企業(yè)可以通過開展各類學(xué)習(xí)交流活動[4]或者專業(yè)知識技能培訓(xùn)活動，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)知識儲備、專業(yè)技能水平。一方面，對檔案管理人員加強計算機信息技術(shù)方面的知識和操作技能的培訓(xùn)，使其更好地滿足檔案管理信息化實際需要。一方面，要提升檔案管理人員的檔案管理意識，要使其充分認(rèn)識不斷提升檔案管理水平對于煤炭企業(yè)改制、以及后續(xù)發(fā)展的重要意義，只有當(dāng)檔案管理人員形成了正確的思想認(rèn)識后，才能有助于煤炭企業(yè)檔案管理工作獲得突破性的進展。

[1]仵明麗.新常態(tài)下煤炭企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的思考與實踐[J].中國煤炭，2015，（03）：30-32.

[2]王紅.新常態(tài)下對煤炭企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的思考[J].經(jīng)貿(mào)實踐，2016，（02）：345.

[3]李艷梅,趙敏.煤炭企業(yè)檔案服務(wù)工作創(chuàng)新[J].山東煤炭科技，2016，（05）：192+194.

[4]郭莉.新時期推動煤炭企業(yè)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（07）：90.