巧用信息技術(shù)推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化

劉凌濤

山東省濰坊市奎文區(qū)社保中心

巧用信息技術(shù)推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化

劉凌濤

山東省濰坊市奎文區(qū)社保中心

檔案對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)具有非常重要的意義，對(duì)單位上下人員的調(diào)配起著參考作用，可是在信息技術(shù)飛速發(fā)展的如今，事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)與時(shí)代的發(fā)展步伐脫軌，存在這樣那樣的問(wèn)題，使得檔案管理的作用無(wú)法得到發(fā)揮，迫切需要借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化。本文主要就當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題，探討如何有效利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。

信息技術(shù)；事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化管理

檔案管理在我國(guó)有著悠久的發(fā)展歷史，在過(guò)往的演變過(guò)程中積累了相當(dāng)豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但是隨著時(shí)代不斷變化發(fā)展，在檔案管理中遇到的情況也來(lái)越復(fù)雜，而且事業(yè)單位人事檔案管理關(guān)系到每一個(gè)事業(yè)單位人員的切實(shí)利益，是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，呈現(xiàn)復(fù)雜多樣性，依靠過(guò)去老祖宗留下了的傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理已經(jīng)行不通，需要緊跟時(shí)代的腳步，積極引進(jìn)相關(guān)的檔案管理設(shè)備和現(xiàn)代化的檔案管理人才，開啟現(xiàn)代化的檔案管理模式。

一、事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要性

在社會(huì)不斷進(jìn)步的過(guò)程中，事業(yè)單位檔案管理的重要性越來(lái)越凸顯，同時(shí)無(wú)論是事業(yè)單位自身還是社會(huì)對(duì)檔案管理工作的相關(guān)要求越來(lái)越嚴(yán)格，提出了更多極具現(xiàn)代化特色的新要求，事業(yè)單位檔案管理工作需要不斷改進(jìn)工作方式，跟上時(shí)代的發(fā)展。利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化不僅能更大限度的確保檔案資料的完整與真實(shí)可靠性，還能在做好資料保存的基礎(chǔ)上更好地對(duì)檔案資料進(jìn)行開發(fā)使用，獲得更大的經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益。同時(shí)現(xiàn)代化的管理方式帶來(lái)了很多便利，使得檔案的整理分類工作更加容易實(shí)現(xiàn)，在提高檔案管理工作效率、降低事業(yè)單位辦公成本的同時(shí)還有效規(guī)范了工作流程，有利于更好的促進(jìn)事業(yè)單位辦公的現(xiàn)代化，最終有效推進(jìn)了事業(yè)單位的信息化水平。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）管理制度不夠完善

目前很多事業(yè)單位采用的依然是過(guò)去的老一套管理機(jī)制，在執(zhí)行過(guò)程中存在各種困難，出現(xiàn)執(zhí)行不到位的情況，加上部分事業(yè)單位并沒有意識(shí)到做好檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，并沒有形成切實(shí)可行的檔案管理制度，加上當(dāng)前檔案管理中不斷涌現(xiàn)的新情況，檔案管理相當(dāng)混亂，管理制度上存在的問(wèn)題充分暴露出來(lái)。

（二）對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理并沒有充分重視

雖然人類已經(jīng)進(jìn)入信息社會(huì)，各種信息技術(shù)在工作中得到廣泛的應(yīng)用，但是依然有部分事業(yè)單位因循守舊，甚至對(duì)信息技術(shù)存在抵觸情緒，信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用受到限制，加上管理監(jiān)督上落實(shí)不到位，工作效率難以得到提升，檔案管理現(xiàn)代化還有很長(zhǎng)的路要走。

（三）相關(guān)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不夠

很多事業(yè)單位在進(jìn)行人事招聘過(guò)程中對(duì)檔案管理崗位的專業(yè)要求并沒有做出嚴(yán)格限制，出現(xiàn)了很多并不是科班出身的人士從事檔案管理工作的現(xiàn)象，并沒有接收到系統(tǒng)學(xué)習(xí)的工作人員對(duì)無(wú)論是對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)還是有效開展檔案管理的業(yè)務(wù)水平都有限。加上部門之間的人員調(diào)動(dòng)，檔案管理工作難以維持在穩(wěn)定的階段，管理混亂。

三、如何有效利用信息技術(shù)推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化

（一）制定行之有效的管理制度并落到實(shí)處

檔案管理是建立在一定的管理制度基礎(chǔ)上的，事業(yè)單位有必要根據(jù)單位的具體情況制定切實(shí)有用的檔案管理制度，能夠在以制度的形式確保檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化方向發(fā)展。需要注意的是，制度并不是一層不變的，還需要在實(shí)際運(yùn)用中不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，有針對(duì)性的進(jìn)行問(wèn)題的探討，發(fā)現(xiàn)制度存在的漏洞，進(jìn)行完善。

對(duì)于制度的落實(shí)情況也需要一定的手段進(jìn)行監(jiān)控，確保制度能夠得到高度貫徹和落實(shí)，對(duì)制度的執(zhí)行應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督和管理，制定符合本單位實(shí)際情況的管理制度。

（二）做好檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)

檔案管理現(xiàn)代化對(duì)崗位提出了更多新要求，不僅需要掌握現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，還需要在電子信息技術(shù)上不斷提升。因此事業(yè)單位在進(jìn)行人才引入的時(shí)候需要更加注重人才的專業(yè)要求，同時(shí)對(duì)在崗人員的專業(yè)技能培養(yǎng)也不能放松，有計(jì)劃的組織工作人員參加技能培訓(xùn)，系統(tǒng)的培養(yǎng)工作人員的專業(yè)知識(shí)，使其能有效運(yùn)用信息化技術(shù)開展檔案管理工作。

（三）建設(shè)實(shí)用的檔案管理信息化網(wǎng)站

網(wǎng)站形式的檔案服務(wù)是檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要標(biāo)識(shí)。事業(yè)單位可以建立相關(guān)的信息化網(wǎng)站，為單位其他人員提供檔案信息網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)，讓檔案資料被靈活的使用起來(lái)。需要注意的是，建立檔案管理信息網(wǎng)站需要有強(qiáng)大的技術(shù)手段作支撐，具有再開發(fā)的實(shí)力做后盾。

（四）有序推進(jìn)檔案管理數(shù)字化

檔案管理現(xiàn)代化主要是采用電子檔案管理的方式，針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案大多數(shù)紙質(zhì)檔的現(xiàn)狀，需要借助各種現(xiàn)代化的信息技術(shù)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)進(jìn)行電子歸檔，在做好對(duì)檔案源文件的管理的基礎(chǔ)上，建立相應(yīng)的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，需要逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。在檔案管理工作中正確處理紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系，將傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)與現(xiàn)代化的檔案管理手段充分結(jié)合在一起。

事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理是一項(xiàng)覆蓋很多方面的工作，本文只是個(gè)人就目前檔案管理中存在的幾個(gè)問(wèn)題提出的建議，要想真正改善事業(yè)單位檔案存在的問(wèn)題，推動(dòng)其現(xiàn)代化發(fā)展，還需要做出更多的努力，不僅需要事業(yè)單位與檔案管理領(lǐng)域?qū)I(yè)人才積極開展研究工作，還需要國(guó)家的支持，將信息化技術(shù)與檔案管理工作有效結(jié)合，更好的落實(shí)事業(yè)單位檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位工作的有序開展。

［1］孫長(zhǎng)美.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策［J］.中國(guó)市場(chǎng)，2015（04）.

［2］高培軍.論事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新途徑［J］.科技視界，2013