城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的利用與實(shí)現(xiàn)

文/云南省個舊市城建檔案館 封云梅

城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的利用與實(shí)現(xiàn)

文/云南省個舊市城建檔案館 封云梅

本文分析了城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的利用優(yōu)勢，提出了實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的要點(diǎn)，探討了城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理辦法。

城市建設(shè)檔案；數(shù)字化；利用；實(shí)現(xiàn)

一、城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的利用優(yōu)勢

（一）城市建設(shè)檔案數(shù)字化。在城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理中，多媒體技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的融合改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料管理方式，紙質(zhì)檔案所承載的信息升級成數(shù)字信息，以數(shù)字化的方式來保存。城市建設(shè)檔案的數(shù)字化利用使工作效率大幅度提升，實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字化是城市建設(shè)檔案館最核心的基本點(diǎn)。

（二）城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化。城市建設(shè)檔案的數(shù)字化管理不僅涵蓋了一切傳統(tǒng)檔案館的效能，還增加了許多先進(jìn)的檔案技術(shù)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)的現(xiàn)代化、建立和輔助了檔案管理的功能。 為了避免工作中的失誤，城市建設(shè)檔案數(shù)字化的完整管理系統(tǒng)是工作順利的保證，在建設(shè)城建檔案數(shù)字化管理過程中，就要重視管理體系的構(gòu)造，要規(guī)范管理，認(rèn)真落實(shí)管理，讓每個崗位，每個人都有自己的任務(wù)，對待自己的工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，目的就是讓城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理更加科學(xué)、合理。也可以通過相關(guān)規(guī)定讓城建數(shù)字化管理體制更加完善，所以數(shù)字化管理的另一個基本點(diǎn)就是城市建設(shè)檔案管理的現(xiàn)代化。

（三）城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的共享化。雖然城市建設(shè)越來越快，但是有的地方還是以紙質(zhì)的檔案形式存在，為了改變這樣的傳統(tǒng)模式，城市建設(shè)檔案館可以利用信息網(wǎng)絡(luò)，直接將資料信息傳遞給每一位用戶，從而實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案資源的共享化，實(shí)現(xiàn)城市管理數(shù)字化管理的共享。

（四）城市建設(shè)檔案管理智能化。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，現(xiàn)在的信息化、智能化合為一體，為工作人員提供了大大的便利；對于工作人員來說，工作效率大幅度提高；對于社會人員，查詢更加方便，利用更加便捷，尤其是對于檔案館內(nèi)數(shù)據(jù)、數(shù)量、資料較多的情況下，城市建設(shè)檔案管理的智能化就恰到好處，可以依賴計(jì)算機(jī)自動提取數(shù)據(jù)，自動處理，為人們的生活提供很大的方便。

二、實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的要點(diǎn)

（一）建立城市建設(shè)檔案管理模式的集中制。我國檔案管理主要有兩種模式，即分散制、集中制，城市建設(shè)檔案管理也一樣。分散制就是各個部門通過不同的方式管理城市建設(shè)檔案，而集中制就是城市建設(shè)檔案館對檔案實(shí)行集中管理，有以下兩個方面：一方面，對檔案館內(nèi)的所有城市建設(shè)檔案進(jìn)行集中管理或相對集中管理。另一方面，統(tǒng)一建立城市建設(shè)檔案管理制度。與分散制管理相比，城市建設(shè)檔案集中管理是有優(yōu)勢的，這樣的檔案管理比較整齊劃一，避免了不同的數(shù)字化管理模式的分歧，同時對城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)有很大幫助。在集中制管理模式下，可以使城市建設(shè)檔案服務(wù)工作更加順利。

（二）要得到檔案館領(lǐng)導(dǎo)的支持。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)要涉及到很多個部門，要爭取得到各級領(lǐng)導(dǎo)的肯定與支持。從實(shí)踐結(jié)果來看，我國大多數(shù)檔案館的數(shù)字化管理進(jìn)程都比較慢，很多都是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，也沒有得到相關(guān)技術(shù)人員的支持。所以檔案館領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，積極推動城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的工作，確保城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理順利實(shí)現(xiàn)。

（三）建立完整的數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)。城市建設(shè)檔案的宗旨是提供利用，為城市的建設(shè)提供更好的服務(wù)。要建立完整的信息化管理體系，成立一個網(wǎng)絡(luò)建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，進(jìn)行調(diào)查，統(tǒng)籌規(guī)劃，明確分工，保證檔案數(shù)字化管理早日實(shí)現(xiàn)。可以按任務(wù)、部門分配任務(wù)，并開展督查，監(jiān)督完成檔案的數(shù)字化。

（四）培養(yǎng)專業(yè)的混合型人才隊(duì)伍。城建檔案館需要有一支混合型人才隊(duì)伍，隊(duì)伍不但知識結(jié)構(gòu)合理、層次比例分明，而且要有創(chuàng)新能力。提高檔案的研究水平，加大檔案采集處理和數(shù)據(jù)加工幅度。數(shù)字化管理是當(dāng)前城建檔案發(fā)展的趨勢，因此，我們要認(rèn)真落實(shí)，嚴(yán)格監(jiān)督，加強(qiáng)人員的素質(zhì)教育，有效促進(jìn)城建檔案的數(shù)字化發(fā)展。

三、城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理辦法

（一）城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理要從實(shí)際出發(fā)。隨著城建檔案數(shù)字化的管理被人們不斷利用，隨之也出現(xiàn)了一些不容忽視的問題，城建檔案數(shù)字化管理必須要依據(jù)科學(xué)的方法施行，要考慮從實(shí)用性出發(fā)，符合實(shí)際，符合社會公眾對城建檔案數(shù)字化的需求。

（二）城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)建設(shè)。目前城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境設(shè)施建設(shè)，所以提供計(jì)算機(jī)設(shè)備是最基本的，當(dāng)然還需要我們國家財政給予足夠的支持，使城建檔案數(shù)字化管理達(dá)到一體化，先進(jìn)化。城建檔案的特點(diǎn)是圖紙多資料多，所以我們要利用先進(jìn)的設(shè)備進(jìn)行工作，根據(jù)現(xiàn)代化系統(tǒng)功能的應(yīng)用使管理更加方便快捷。加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)的管理和建設(shè)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，提高檔案檢索的服務(wù)質(zhì)量。

四、結(jié)語

城市建設(shè)檔案管理的發(fā)展趨勢主要是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息化一體化。從傳統(tǒng)紙張管理過渡到信息化管理，更好地保證了城建的低投入、高收益。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理是較為復(fù)雜的信息化系統(tǒng)建設(shè)，需要長期細(xì)心的工作并在實(shí)踐過程中不斷改進(jìn)，必須要堅(jiān)持與時俱進(jìn)的思想，促進(jìn)新技術(shù)在城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理上的應(yīng)用，進(jìn)而為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。

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