基層民政檔案管理方式創新優化路徑選擇

田東鑫

（洮南市救助管理站，吉林 洮南 137100）

基層民政檔案管理方式創新優化路徑選擇

田東鑫

（洮南市救助管理站，吉林 洮南 137100）

隨著大數據時代的來臨，科學技術的發展和思想觀念的變化都影響著檔案管理方式和規范政策，現有的基層民政檔案管理方式應經不能夠適應社會發展的需求。新形勢下，將信息技術應用到民政檔案管理中，利用先進計算機技術對檔案進行管理，加強檔案管理人才信息技術培訓，優化基層民政檔案管理方式方法，適應大數據時代基層檔案管理發展趨勢。本文結合工作實踐，主要分析了基層民政檔案管理方式的現狀，探討了在信息化背景下優化基層檔案管理的方式路徑。

基層民政檔案；管理方式；優化路徑

基層民政檔案雖然較國家級檔案形式簡單，但其內容和分類卻較為復雜多樣化。基層民政檔案主要指市、縣級民政局所處理范圍內的檔案。市縣級民政局雖然是基層政府部門，但基層民政局所承擔的職責范圍也是較為廣泛的，比如：社會福利、慈善事業、最低生活保障、優撫、軍休、救災、社會救助、安置住房、基層建設等管理工作的安排。基層民政檔案管理作為基層管理和國家政策的一部分，秉承著檔案管理的法律法規和國家的規章制度，以科學的管理手段為原則對基層民政檔案進行管理。但隨著大數據時代的來臨，科學技術的發展和思想觀念的變化都影響著檔案管理方式和規范政策，現有的基層民政檔案管理方式應經不能夠適應社會發展的需求。

一、民政檔案管理范疇和內涵

民政工作是針對于社會事務的管理所設立的部門，主要針對于人民群眾的管理部門，對人民群眾的社會生活進行依法保護或者社會救助的行為。從職務性能上分析民政工作，就是為經濟發展創造穩定社會環境的服務型工作。民政管理工作為人民群眾享有個人民權，實施社會權益提供了重要依據，更將國家政府的各項政策在基層中發展并落實。民政檔案管理工作作為民政工作的重要組成部分，對民政工作的實施具有重要意義。民政檔案管理的來源主要是社會行政管理檔案、基層民主政治建設管理檔案、軍隊和國防建設管理檔案和社會扶助困難人員管理檔案等。而基層民政檔案管理是民政管理工作中重要的部分，由于基層人群的復雜性，以及國家對社會基層政策比較多元化，造成基層民政檔案管理工作的復雜性，社會基層是國家重要的發展對象。為了進一步實現“全面奔向小康社會”的終極目標，科學合理的對基層民政檔案進行管理，不僅為國家政策的有效實施奠定了基礎，還能夠進一步提升人們群眾的思想政治水平和社會生活質量。

二、基層民政檔案管理現狀

（一）對基層民政檔案管理的不重視

由于現階段政府部門對基層民政檔案管理不夠重視，民政檔案管理方式出現不合理、不規范和不公正的現象，常常造成所需基層民政檔案無法調用，或者不切合實際情況等問題。各級民政檔案管理人員對檔案管理意識不強，對檔案管理規范和檔案知識嚴重匱乏。甚至于部分工作人員只是單純注重業績，而忽視了基層民政工作的根本目的。更有部分民政工作人員對民政檔案管理有所偏見，認為檔案工作是檔案管理員的事，對所接觸工作的檔案的處理不能和檔案員進行協調合作，造成檔案資料缺失或者出錯。雖然《檔案法》的頒布也給民政檔案管理提供了管理規范的約束，但從規章制度的細致方面，并沒有將檔案材料進行合理的分類管理，并且對民政檔案管理的范圍歸納的較為模糊。所以，造成了基層民政檔案管理在民政工作中不被重視，檔案管理突出效率也不明顯的情況。

（二）基層民政檔案在檔案管理中利用率較低

由于各級民政部門對基層民政檔案管理不夠協調，造成檔案收集和儲備中出現很多不規范，比如，檔案資料不全、丟失或者分類較混亂等現象。這些問題給后期檔案的利用帶來了很大的影響。同時，基層民政檔案管理作為社會的基層管理工作，其檔案種類較為復雜、數據較龐大、數據庫分類較模糊，造成民政工作人員在查閱婚姻登記、社會收養、社會救助、優撫、復退軍人安置等檔案信息時難度較大，不能夠快速準確的調出所需檔案信息。

（三）現有的基層民政檔案管理方式與信息時代的發展脫節

現階段，基層民政檔案管理方式還是延續著手工抄寫和人工查閱的管理形式。由于基層民政檔案管理的復雜性，檔案管理的種類也較多，進行打印、傳閱、整理和歸檔的檔案資料大部分依靠手工抄寫。這雖然在一定程度上保持了檔案的原始狀態。但在工作效率上并不高，龐大的工作量和檔案數據的精確性也給檔案管理人員的工作帶來了很大的難度。即要求精確無誤，又不能夠耽誤同步工作的進度。所以，隨著信息化時代的快速發展，現有的基層民政檔案管理缺少具備信息知識和網絡技術的綜合性管理人才，以及先進的管理設備。由此可見，基層民政檔案管理方式應該隨著時代的發展，在管理形式和管理方法上進行優化和創新。

三、基層民政檔案管理方式創新優化路徑

（一）強化基層民政檔案管理人員的管理意識和職業素養

基層民政檔案管理人員的職業素養和工作態度，與檔案管理的效率有直接關系。所以，我們應該以《檔案法》為實施基礎，加強對基層民政檔案管理人員的越蘇能力，強化其職業素養和思想政治態度。民政工作是針對于人民群眾，并幫助群眾實現國家和社會利益的部門。基層民政檔案管理人員要對自己的工作有深刻的認識，在黨的領導下，樹立正確的價值觀和社會觀，面對復雜多樣的檔案信息，做到嚴格、精準、井然有序的處理，絕不丟失、錯報和怠慢。民政部門的所有員工應該加強其團隊協作精神，依照科學合理的規章制度，將基層民政檔案管理重視起來，為民政檔案的后期利用提供質量和效率的保障。

（二）加強基層民政檔案的管理規范和職責，發揮民政檔案管理的最大效益。

想要提升民政檔案的利用率，就必須從檔案管理的方式方法中入手，找出影響檔案管理的不良因素。基層民政檔案管理中出現的監管松懈，檔案利用率低等現象，其根源在于市縣級政府對民政檔案的收集、管理和監督等規章制度上的嚴謹性。為了確保基層民政檔案能夠精準、公正的妥善處理，社會和政府應該加大投入力度，從實際情況出發，加大對檔案管理的硬件投入和政策支持。安置現代化辦公用具，并就實踐反饋情況定時修改優化檔案管理規章制度。同時，對檔案的收集與管理，對工作人員進行精準培訓，不斷提高民政檔案管理工作的主動積極性，提升工作人員的職業操守，對政府規定的規章制度嚴格執行，對檔案管理工作定期檢查，并實行激勵政策，獎罰嚴明，以公正公平、積極向上的 態度為人民服務。

（三）利用信息技術對基層民政檔案管理方式進行優化創新

隨著大數據時代的發展，信息技術的應用更趨于廣泛。信息技術的飛速發展也給檔案管理帶來了新的生機。現有的基層民政檔案管理方式已經不能夠適應時代的需求。單純依靠手工抄寫、分類和管理使檔案管理效率降低，并且常出現漏洞和錯誤問題。所以，利用現代化信息技術對民政檔案管理方式將有積極的影響。基層民政檔案管理方式應該隨著時代的變遷進行優化和創新，無論是管理方式還是實施辦法上都應該緊隨時代的腳步。比如現代信息管理系統、資源管理系統、ERP系統等軟件的應用。基層民政檔案管理部門應該積極進行信息化建設，同時，加強民政檔案管理人員的信息技術培訓，使其擁有較強的軟件知識和新技術實踐能力，從而使基層民政檔案管理與信息化建設共同發展。在信息化建設的背景下，對基層民政檔案管理方式進行優化創新。將檔案管理中的紙質檔案和電子檔案進行合理應用，加強信息化技術應用的高效率管理，將先進的信息化技術和傳統的檔案管理方式相結合，使傳統管理方式慢慢過渡到信息化管理。

四、結語

綜上所述，現階段的基層民政檔案管理方式已經不能適應時代的需求，加之民政檔案管理工作中行為規范和規章制度的不全面，嚴重影響了基層民政檔案的管理效率。隨著信息時代的發展，將新型信息技術應用到民政檔案管理中，利用電子軟件對檔案進行處理，同時加強工作人員的信息技術培訓，提升其實踐能力和職業素養，借助現代化信息技術，對基層民政檔案管理方式進行優化和創新，從而使得民政檔案管理工作響應國家、社會和人民群眾的需求。

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G271.6

A

田東鑫（1982-），男，吉林洮南人，本科，洮南市救助管理站館員，研究方向：檔案管理。