國家博物館文物館藏檔案管理的特殊意義及文化特點

文/段 瀾

國家博物館文物館藏檔案管理的特殊意義及文化特點

文/段 瀾

如何健全文物藏品檔案，博物館的文物藏品檔案應該如何建立，國家文物局和國家檔案局的某些規定與規范，還有有待完善的地方。實際上對博物館的文物藏品檔案的建立與管理，要從博物館工作的特點出發，要充分考慮到文物安全、展陳、利用、科研的需要出發，而不是把文物藏品檔案，就檔案建檔案

對于國家各級博物館的檔案管理，相對于國家機關與企業的檔案管理，是有其特殊意義的，這多是因為檔案與文物都屬歷史遺存，國家博物館的檔案工作，尤其是文物的藏品檔案的建立與管理，對整個博物館的工作就有著特別的意義。原因是，博物館的館藏文物檔案不同于企業與事業單位的檔案，博物館的檔案，尤其是文物藏品檔案，對于保護人類文明的遺產，更是意義重大。但可能由于檔案與文物的某些共性，檔案部門甚或是文物部門對文物檔案與文物的關系的研究顯然顯得比較薄弱。但實際情況是，文物藏品檔案的建設與管理，對于博物館來講，應該是重要的業務工作，這項工作的好壞直接關系到國家館藏文物的安全、利用、研究與展陳。我們有時會在一些新聞媒體上看到，某些博物館由于文物藏品檔案建立的不完善，一些文物藏品遺失后，無據可查，給國家造成不小的損失。實際上，作為博物館，更應該重視文物藏品檔案的建設，要把這項工作列入博物館文物藏品保管的一項基礎性工作，重視起來。要在博物館的文物保管部門設置專門的工作人員從事這項工作，并且從理論和實踐兩個方面提高對文物藏品檔案的管理與研究水平。同時，要建章立制，規范博物館館藏文物檔案的建立與保管。

一、當前博物館系統文物藏品檔案管理的現狀

從國家各級博物館文物藏品檔案管理的實際情況看，大多數博物館都根據國家文物局和國家檔案局的要求，建立了文物藏品檔案，這些檔案的建立，對博物館的文物的安全起到了重要的保障作用。使博物館的藏品有了記錄。但在某些博物館雖然建立了文物藏品檔案，但這些檔案不規范，甚至不完整。如何健全文物藏品檔案，博物館的文物藏品檔案應該如何建立，國家文物局和國家檔案局的某些規定與規范，還有有待完善的地方。實際上對博物館的文物藏品檔案的建立與管理，要從博物館工作的特點出發，要充分考慮到文物安全、展陳、利用、科研的需要出發，而不是把文物藏品檔案，就檔案建檔案。實際上由于文物工作的特點，文物藏品檔案同普通的機關、事業、企業的檔案大不相同。例如，從文物藏品檔案的特點看，文物藏品檔案建檔之后，檔案的全宗或案卷并非封閉的，而是開放的，就是說，這些立檔之后的材料會出現增減的情況，這種情況在其它門類的檔案中多不會出現。

在博物館的文物保管工作中建立文物藏品檔案的重要性是毋庸置疑的，然而相當一部分博物館，尤其是一些規模不大的，縣、區一級的博物館，對建立完善的、規范的文物藏品檔案重視不夠，雖然按要求，藏品檔案也都建立起來了，但規范性不強，而且這些檔案的內容記錄也多不全，甚至出現漏項、缺項等問題。

如何將國家博物館文物藏品檔案的立檔工作規范地健全起來，是需要認真研究出一個符合博物館文物藏品科學管理實際情況的立檔規范來，這個規范的制定最好由文物、檔案行業的專家共同完成。當前國家各級博物館對藏品檔案的建檔的規范執行不嚴，建立的檔案也不規范，這種不規范不僅表現在立檔使用的材料上，而且立檔的書寫內容上也不統一，對立檔項目的選擇也欠科學，這都不利于對文物藏品的管理。

當然，隨著電子計算機進入博物館的管理領域，對文物藏品建立電子檔案，這是非常重要的，數字化的文物藏品檔案更需要規范起來，但目前的實際情況是，不少數字化的文物藏品檔案，按國家文物局制定的規范，多有漏項，甚至一些文物藏品至今沒有建立起數字化檔案。

當前，博物館文物藏品檔案建檔工作存在的主要問題是：

第一，國家博物館文物藏品檔案使用的相關卷內文件材料、文件登記的項目，還沒有在全國范圍內統一起來。統一全國博物館系統文物藏品檔案的卷內文件材料的格式、著錄項目、著錄內容、著錄要求，對于文物系統，尤其是博物館的館藏文物的管理，具有特別重要的管理意義。統一的規范、格式、著錄的內容等要求，不僅對于文物檔案的建檔很重要，并且對保護文物的安全、對文物的研究都有十分重大的意義。

其次，作為國家文物遺產的重要保護機構，規范化的管理是必要的。最近，一些媒體報道，一些博物館、圖書館、藝術館所保管的重要文物、藝術品失竊，其中這些單位的檔案不健全，也是重要的原因。例如：廣州美術學院美術館館藏重要藝術品被置換出館，就是該館對這些重要藝術品建立檔案時，著錄項目缺失，沒有藏品照片，使一些藝術品被置換出館。這些實實在在的事例教育我們，對文物、藝術品建立、健全檔案工作是非常緊迫的。

近來，國家文物局，對可移動文物進行普查。國家文物局文物普查辦，設計了規范的普查登記表，該表也對著錄項目有了明確的要求，這是非常重要的舉措，但這項普查工作在實施的過程中，需要做的工作很多，任務量也很大、涉及面非常廣。

二、關于做好博物館藏品檔案工作的重要意義

博物館的文物藏品，是人類歷史的遺存物，這些遺存，對我們認識人類社會的發展與進步具有不可替代的作用，文化意義重大。從這一點上看文物中的相當一部分都是具有檔案的價值，即可作為歷史的某種證據材料，于是，檔案與文物就有了共同的文化特點。因此，做好文物的建檔工作的意義，就變得不那么簡單了，而有了特殊的意義，這個意義就是，我們可以通過建立博物館文物檔案的工作，對文物藏品的文化價值，做更深入的研究，甚至可以特別關注文物的檔案價值。令人費解的是，不少博物館，尤其是市、縣一級從事文博工作的領導同志，其本身是搞歷史研究的，對檔案工作，尤其是文物藏品的建檔工作關心不夠。認識不到在博物館做好文物藏品檔案的特殊意義。也就是在博物館做好文物藏品檔案不僅是管理好文物的需要，更是對文物的文化價值深入了解和研究的需要。這其中就有了與普通建檔工作更深層面的文化意義。

在博物館的對文物藏品研究過程中，所有的研究成果，只要有價值的研究報告，都應該成為該文物藏品的檔案，所以，博物館文物藏品檔案內容是十分豐富的。但有一些博物館的同志并不認為，那些對文物藏品研究的報告屬于檔案，而是屬于人為的研究材料。但實際情況是，如果我們排除了這些材料，那么對該文物的認識是不全面的。當前，大多數博物館并沒有將對館藏文物研究性材料，列入該文物檔案的范圍，認為，如果這樣做起來，建立文物藏品檔案，工作量是很大的。如果我們不這樣做，那么文物藏品檔案則就不能全面反映，該文物的特征。而我們建立檔案的目的，就是要求檔案能全面反映建檔對象的情況。

對國家博物館文物藏品檔案的建檔工作，不僅要特別注意博物館對文物藏品保管的特點，而且也不能忽視文物本身的文化意義，對文物建立檔案與對普通建檔對象建立檔案有其不同的文化價值。

三、對國家各級博物館館藏文物建檔工作的建議

對博物館館藏文物建檔工作，首先應該從上到下重視起來，這項工作不僅對保護文物意義重大，并且具有文化價值。所以，這項工作不僅僅是一個博物館的管理行為，而且是博物館的具有學術意義的工作。因此，國家文物行政管理部門要制定出博物館館藏文物建檔規范，“規范”要切實可行。要由文物、檔案方面的專家學者共同就這一“規范”的制定，提出建議。這一“規范”制定出來之后，要在全國各級國家博物館實施。要通過國家這一“規范”的實施建立、健全全國國家博物館館藏文物檔案，這些館藏文物檔案的建立，意義重大。這不僅是有利于保護館藏文物，同時，也是一項文化研究工程，對館藏文物的研究具有現實意義。

建立博物館的館藏文物檔案，不僅僅只有數字化的檔案，更重要的是，要建立、健全紙質檔案，形成雙套制的館藏文物檔案的管理模式。

博物館的檔案種類很多，什么文書檔案、會計檔案、基建檔案等等，但是，必須明確的是，在博物館形成的檔案，以館藏文物檔案為主體，此類檔案是博物館檔案中最為重要的檔案，這類檔案不適宜檔案的綜合管理模式，也就是說，不能同其它門類的檔案一起分類，實施綜合管理。博物館的館藏文物檔案，應當由博物館的文物保管部門建檔，并專門實施管理。對博物館文物藏品檔案的建檔與管理，應視為，博物館對其館藏文物保管的一項重要工作內容，不能簡單地看作是檔案工作的范疇。

博物館的文物保管部門的一項非常重要的工作就是為其保管的文物建立紙張與數據化的檔案，這一點與許多其它行業的檔案工作特點有所不同。

要從保護國家、民族文物遺存，從文化傳承的高度認識出發，高度重視國家各級博物館館藏文物檔案的建檔工作。目前看，我們對國家博物館館藏文物的建檔工作，重視不夠。要組織關于國家博物館館藏文物建檔工作的研討活動，組織有關博物館和檔案方面的專家學者，對做好建檔工作進行交流，總結經驗，提高建檔工作的水平。市、縣一級博物館的實際情況是，相當一部分館，館藏文物的建檔工作不規范，建檔質量不高，這已經影響到博物館的管理水平的提高，應該引起我們高度的關注與重視。

（作者單位：廣州農講所紀念館）