企業檔案信息化管理的重要性

文/何玉紅

企業檔案信息化管理的重要性

文/何玉紅

隨著以辦公自動化、社會信息化為主流的檔案管理模式的快速發展，傳統的企業檔案管理模式已然不能適應當今社會條件下檔案管理工作的需要。為了使檔案管理工作更加便捷化、規范化、現代化，從而適應現實條件下企業檔案管理發展的要求，進一步提升企業檔案管理工作水平，從而更好的為企業經濟建設服務，因此，以信息化促進企業檔案管理的建設在新形勢下就顯得愈發重要

企業檔案是企業各種形式活動的真實縮影，它以文字、圖表、圖片等形式真實記錄著企業經營活動、企業管理、領導決策、人事調動、資金周轉、技術改進等各方面的寶貴信息。

企業檔案信息化是指在企業檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對企業檔案信息資源進行有效地采集、管理和利用提供服務。傳統的紙質文檔在管理過程中具有不易保存、易損壞、易遺失等缺陷，檔案目錄分類不明確，這就給高效利用檔案帶來諸多不便。當今，企業對檔案的需求已由過去的單一需求轉變為對檔案、現行文件、圖紙、實物等檢索的綜合需求，這就給傳統的檔案管理理論和模式提出了新的挑戰，實現由傳統檔案管理模式向現代信息化管理模式的轉變已刻不容緩。檔案信息化管理的終極目標是：以科學化、現代化的管理理念為指導，運用先進的網絡技術、信息手段，將企業的文書、會計、檔案材料等綜合信息進行系統整理、開發、歸檔、保存，并經過技術處理實現數字化、網絡化，實現資源共用、共享，使企業檔案利用率最大化，為企業的可持續發展提供有力保障。

中鐵大橋局集團一公司隸屬于世界500強企業中國中鐵股份有限公司旗下全資子公司——中鐵大橋局集團有限公司，創立于1953年4月。中鐵大橋局集團一公司自成立以來就很重視企業檔案收集、保管工作，是建設部核定的湖北省AAA級檔案管理企業，最早進館的檔案到新近入館檔案真實詳細地記錄著企業發展經歷的點點滴滴，公司檔案管理工作不斷適應時代要求，改善工作技能，創新管理方法，對增強企業員工自豪感和責任感有著積極的促進作用。將檔案系統整理，制作成企業文化史，也會在對外交往合作中起到很好的宣傳效果，這也間接地推動了企業經濟效益的增長，有利于企業的長足發展。

一、檔案信息化管理的基本特點

所謂信息化就是把傳統的紙質文件信息資源轉換成電子計算機錄入能夠識別的數字信息并對這些數字信息進行管理，因此檔案管理信息化的特點可以概括為以下幾個方面：

1、檔案信息的數字化。檔案信息的數字化是實現檔案管理信息化的基礎，其它一切環節都建立這一基礎之上。傳統檔案管理的內容是以紙質檔案管理為主，而信息化管理則必須把這些紙介質的信息轉變為數字化信息。首先，要把以前形成的傳統檔案通過現代化手段轉換為數字形式，如電子掃描，以便實現信息的數字化管理。其次，要在日常工作中全面推行自動化辦公，確保以后形成的檔案以電子形式為主，在接收檔案時就實現數字化。

2、檔案信息查閱的網絡化。以往查閱檔案時，服務對象必須親自到檔案保管室檢索、查找并辦理正規的檔案外借和歸還手續，這就要求服務者和服務對象必須進行面對面的接觸。這種方式不僅浪費了服務對象的時間和精力，而且給服務者增加了更多的工作量。引入信息化管理模式之后，服務對象欲調取檔案信息，可方便地利用網絡預先申請，在檔案管理人員通過審核后就可以進行查閱了，這樣做不僅方便了服務對象，還能大大提高檔案管理人員的工作效率和檔案的利用率。

3、檔案檢索的自動化。在傳統檔案管理模式中，需要把所有檔案歸類，賦予每份文件一個編號，制作成檢索卡片，服務對象在查找檔案時要在眾多的檢索卡中查找出特定的編號，其效率必然是很低的。通過客戶端從數據庫中進行檢索，其準確性、效率自然是傳統檢索工具無法比擬的。

二、推行檔案信息化管理的重要意義

隨著計算機及網絡技術的發展和廣泛應用，人們獲取或利用檔案信息不再滿足于傳統紙質檔案的查閱，還需要利用網絡平臺獲取自己需要的檔案信息。檔案管理部門在傳統的檔案管理模式基礎上引進了檔案管理的信息化，通過網絡高效、準確地為企業各部門提供需要的檔案信息。檔案信息化管理是企業今后開展檔案工作的趨勢，是改善檔案服務質量的基礎工作，能更好地服務于企業生產經營管理需要的主題。

1、檔案信息化是企業檔案工作自身發展的需要

改革開放以來，隨著市場經濟的快速發展，新開發產品的日益增多，人們的檔案意識日益增強，歸檔的數量急劇增加。由于檔案需要長期保存，而存檔的庫房空間及裝具卻是有限的，這就加大了保管檔案的壓力。實行檔案保管的信息化管理，才能有效地節省庫房空間、裝具設備，同時也能使檔案保管的更加長久和完整。檔案信息化大大推動了企業檔案管理的發展，人們可以利用計算機進行快捷、高效的檢索，這就促使傳統的檔案管理模式加速邁向數字化、信息化時代。

2、實行檔案信息化對室藏檔案原件有一定的保護作用

眾所周知，存放在檔案室里的紙質文檔在強光、潮濕環境下容易受到損壞，而且還不時遭受蟲蝕、鼠咬的威脅，復印文件也會在一定程度上損壞文件原件，這在日常工作中似乎是不可避免的，我們既要利用檔案資源又要盡可能減少對檔案原件的損壞，如何解決這一矛盾呢？現代科技的發展適時地解決了這一難題，利用網絡科技平臺將檔案內容進行信息化處理，在電腦中將檔案信息進行備份，以便今后多次復制使用，這就能對檔案原件起到很好的保護作用。

3、實行檔案信息化，大大提高了檔案利用效率

實行檔案信息化管理，對檔案系統整理后分類編排，及時進行電子錄入及信息更新，建立檔案信息網絡共享平臺，以便借閱者可以快捷地自用網絡查閱利用檔案信息，而不必像查閱傳統紙質檔案那樣受時間的限制，大大地提高了工作效率。

4、檔案信息化為檔案創新利用提供可能，更有利于加強企業文化建設

在一些企業中不乏存在著檔案管理工作與企業發展歷史不一致的問題。解決這一問題，就須結合自身企業文化建設的特點，深入挖掘企業檔案資源，創新利用方式，力求把“死”檔案變成活信息。為此，檔案管理人員應當把握企業文化建設主題，系統梳理，提煉檔案中有價值的信息資源，創新利用方式，比如，通過分類整合一些文字、圖片及數字信息，制作成“企業發展史”、“先進人物工作記”等形式進行展示宣傳，提高員工使命感和集體榮譽感，增強員工向模范人物學習的熱情，努力為企業發展貢獻自己的力量。

5、檔案信息化為保障員工利益提供全面性依據

傳統的紙質文件存檔大多僅限于文字檔案的保存，圖片以及視頻等信息資源缺乏，這就使檔案利用上受到了很大限制。加之有些企業員工流動頻繁，轉檔過程中紙質文檔在時間上會出現延遲等缺點，如果企業檔案實現信息化管理，就可以很好地規避這一問題，并且能更好的確保檔案的安全性。

綜上所述，企業檔案工作信息化作為企業現代化建設的重要組成部分，是促進企業信息資源全面收集、系統整合、有效開發的重要條件，加強檔案信息化建設，集中管理企業信息資源，提高了檔案資源的利用效率，全方位地為企業各項決策和各級信息服務，使檔案工作與企業生產經營、組織設計、綜合管理、文化建設等工作流程相銜接，促進檔案信息資源管理科學化、機構高效化、形式現代化，創建一個具有現代化特色的企業檔案信息化管理平臺。

（作者單位：大橋局集團一公司）