科研檔案的建立與管理體會

文/李毅

科研檔案的建立與管理體會

文/李毅

為了更好的服務和促進科研事業，科研戰略部門必須主動地查找、剖析、研究科研檔案事業在其發展歷程中出現的眾多情況，從而用更為長遠的發展理念和措施來解決科研檔案工作中出現的新問題

為了更好的服務和促進科研事業，科研戰略部門必須主動地查找、剖析、研究科研檔案事業在其發展歷程中出現的眾多情況，從而用更為長遠的發展理念和措施來解決科研檔案工作中出現的新問題。科研檔案是在科研活動中直接形成的，具有保存價值的文字材料、計算材料、實驗數據、圖紙、圖表、照片、聲像等各種形式和載體的科技文件材料。由于科研檔案的建立和管理是整個科研檔案事業的重要基礎和主要環節，所以本文主要就科研檔案事業的建立與管理兩大部分闡述一些個人的新想法和新體會。

一、科研檔案的建立

1、科研檔案的建立目的

科研檔案的建立目的主要是安全保管科研檔案，提高科研檔案利用效率，發揮科研檔案價值，促進科研新項目（課題）申報。

2、科研檔案建立驅動主體

根據現有課題來源與相關介入主體，科研檔案建立驅動主體主要有：

（1）科研實施主體。這種情況與科研課題的來源關聯性不大。科研實施主體依據科研管理需要，制定科研檔案建立方法與管理制度，選定科研檔案管理人員，購置科研檔案辦公用品、存貯介質、查詢工具等必需品，這種情況下科研檔案管理對象單一，管理內容較少，管理工作量不大，課題內人員利用檔案頻率較高，而課題外人員利用檔案頻率較低。

（2）科研上級主管單位。科研課題一般來源于上級主管單位。科研實施主體既要依據科研管理需要，也要根據科研上級主管單位管理需要，選用并制定出適合的科研檔案建立方法與管理制度。由于課題逐年增多，上級主管單位要求與本單位有所不同，所以除在資金、人員等投入較多外，對科研檔案管理人員的管理素質也提出了較高要求，此外，檔案管理期間課題外人員利用檔案頻率一般低于課題外人員利用檔案頻率。

（3）科研實施主體直接管理單位。一般情況，科研課題主要來源于科研直接管理單位，有時也來源于上級部門或其他合作單位。由于這種形式下一般科研課題較多，科研形式多樣，科研規模不一，所以在科研檔案建立方面需要投入較多的精力、較多的時間和資金，同時對科研檔案管理人員的要求也最高，課題內外人員利用檔案的頻率均較高。

3、科研檔案建立途徑

首先，在科研檔案建立前先摸清未來科研檔案系統的建立目標，這些目標包括建設規模、科研類別、信息化程度、服務領域、服務效率、服務理念、系統靈活程度等；其次，再根據以上目標具體展開。通常，科研檔案的建立主要涉及三個要素，既人、財、物。在科研檔案的建立過程中，按照建立目標分別對人、財、物進行分解并進行問詢與論證。

4、科研檔案建立必需資源

（1）行政力量

由于在科研檔案建立的過程中需要較多的人力資源配置，資金的申請與支出，辦公用品及其他相關儀器設備的購置與調運等，而單靠科研檔案建設部門單一的力量顯然是很難完成這些任務的，所以行政力量的強力介入是不可缺失的。

（2）技術供應

在科研檔案建立中，如果沒有一定技術的強力支持，可以想象即使勉強建立起的科研檔案部門，可能會在以后的長期管理中遇上更多的問題，繼而造成前期資源的可能浪費以及后期對科研檔案的高效利用。

（3）資金支持

在科研檔案建立前期需要較大資金的投入，如科研檔案管理人員辦公條件的投入、科研檔案存貯設備的投入、科研檔案人員的前期培訓投入等，而在科研檔案管理過程中仍需要不斷的資金投入，如管理人員素質及技能的提高培訓、加強信息化建設硬軟件的投入等。

（4）人力資源

隨著信息化建設步伐的逐漸普及，科研檔案對人力資源的需求已經由單一的專業性要求變成既要懂管理又要具備多項技能，同時還要具備新理念的復合型人才要求。只有充分滿足以上要求的檔案管理人員，才能完全適應科研檔案初期建立和后期管理的需求，才能在科研檔案事業中有一番作為。

二、科研檔案管理對象

科研檔案管理的對象主要包括：申報書、任務書、經費預算書、執行計劃、執行情況報告、經費使用情況報告、科研成果報告、實驗報告、影像或照片、成果鑒定、經濟和社會效益證明材料、成果獎勵申報及審批材料，獲獎證書等。

1、科研檔案管理模式

根據我國目前科研檔案管理的現狀，可將其分為兩種模式：一種為單一管理模式，另外一種為雙重管理模式。單一管理模式是指科研檔案的管理主體為一個，這種形式一般適用于科研課題保密性要求較高的管理部門，其不但有利于科研課題的統一集中管理，也有利于科研資料的統一查閱，但不利之處是科研檔案管理部門工作量較大，科研資料的使用要求嚴格，有時甚至也會影響到新的科研課題的申報。雙重管理模式是指科研檔案的管理主體為兩個，這種形式一般會以一個科研檔案管理主體為主，另一個科研檔案管理主體為輔。這種形式可能在一些科研課題保密性要求不高的部門多見，其不利之處是科研資料管理分散，容易外泄科研內容，有利之處是科研課題管理主體的工作量相對較少，科研資料查閱特別是對針對性很強的單一課題查閱速度很快。

2、科研檔案管理手段

（1）制度手段

通過制定嚴密的科研檔案管理制度并在日常管理中嚴格加以實施是科研檔案管理常用的管理方法或手段。在制定規章制度時要重點考慮以下幾個方面：程序管理、級別管理、人員管理、設備管理。程序管理就是通過制定科學的科研檔案收集程序、保存程序、使用程序，從而促使科研檔案最大程度的完整收集、安全保存并高效使用。級別管理就是在對科研檔案的重要性進行綜合評估（主要依據科研檔案的來源級別、社會效益、經濟效益以及其他指標），按照評估結果對科研檔案分類定級，不同級別制定并實行不同的管理措施。人員管理就是要對科研檔案管理中每一個程序涉及的科研及科研檔案管理人員進行教育、培訓與合理配置。設備管理就是通過現代科技設備及信息化技術的使用來最終達到科研檔案的安全保存與高效利用。

（2）法律手段

近幾年來，由于一些科研項目或科研檔案部門負責人忽視了科研人員或科研檔案管理人員日常的法律法規宣傳教育，最終致使某些科研人員或科研檔案管理人員自覺不自覺的外泄了科研或科研檔案的重要內容，從而對我國科研事業以及國家安全造成了很大的損失。為了避免以上情況的再次出現，必須加強科研人員或科研檔案管理人員法律法規（如《檔案法》、《科學技術檔案工作條例》等）的宣傳與教育，必須讓法律法規教育成為我國科研或科研檔案日常管理的重要手段。

（3）技術手段

技術手段是科研檔案管理中重要且不可或缺的重要組成部分。隨著現代科技的日新月異，許多基于電子信息技術的成熟管理方法可逐步引入到科研檔案的日常管理工作之中，從而加大科技手段在科研檔案管理手段中的比重，最終促使傳統科研檔案管理模式轉變成為基于信息技術的現代科研檔案管理模式。

3、科研檔案管理創新

（1）管理機制創新

科研檔案的管理機制是指科研檔案管理系統的結構和運行機理。科研檔案的管理機制決定著科研檔案的管理功效，是科研檔案管理的核心問題。科研檔案的管理機制表現為運行機制、動力機制和約束機制三個方面，其創新也是圍繞著這三個方面進行的。

（2）管理方法創新

傳統的科研檔案管理方法一般是依照行政命令電話或其他形式要求科研單位提供相應的檔案資料，這種形式的缺點在于有時會遺漏某些重要檔案資料，或者收集的檔案資料內容不能完全反映要求，所以必須在檔案資料收集方法上進行創新。

（3）管理技術創新

管理技術的創新是科研檔案管理實現規范化、科學化、高效化、自動化的重要途徑之一。技術創新要圍繞科研檔案的所有過程（收集、保管、利用等）全面展開，從而最終促使科研檔案的傳統管理方式（即人工管理）逐漸轉變為基于自動控制技術、計算機網絡技術與現代通訊技術的現代管理方式上來。

（作者單位：陜西省腫瘤醫院科教與學科建設部）