高職微視檔案管理探究

文/于金霞

高職微視檔案管理探究

文/于金霞

作為“高校記憶”的重要組成部分，微視檔案具有直觀、生動的特點。隨著數(shù)字化理念和檔案電子化管理的不斷推行，微視檔案資源的優(yōu)化整合利用成為檔案管理人員熱點關(guān)注的話題

微視檔案，全稱微型視頻檔案。它是利用數(shù)字多媒體技術(shù)，對一系列實踐活動進行拍攝、制作和展播等影像化處理，形成的聲像記錄視頻文件。相比普通的紙質(zhì)檔案和音頻檔案，視頻檔案音像結(jié)合、圖文并茂，能夠更加真實的反映記錄內(nèi)容，有著更高的還原性。同時它在保持檔案原有屬性和特點的同時，重點突出一個“微”字，短則30秒，長則20分鐘左右，具有現(xiàn)代新興傳媒“短、平、快、精”的特點。但就高職院校目前的微視檔案的管理來看，無論是檔案的資源整理、保存還是利用，都不盡如人意。

一、高校微視檔案管理現(xiàn)狀

第一，目前并沒有形成微視檔案統(tǒng)一的管理原則和制度。現(xiàn)有的高職院校的微視檔案管理，主要有基層各組織單位和處室管理、每個科室自行管理和檔案室統(tǒng)一管理三種形式。

第二，不重視微視檔案的管理。微視檔案主要有存儲卡、硬盤、光盤等保存方式。大部分高職院校將微視檔案直接置于文書柜內(nèi)，只有極少數(shù)的高職院校擁有視頻檔案專柜。但當視頻檔案存儲介質(zhì)的外部物理環(huán)境，如濕度、溫度、以及輻射保護環(huán)境都無法滿足要求時，則將引起存儲介質(zhì)的損壞，從而遺失檔案。

第三，微視檔案過度分散、缺乏系統(tǒng)性的資源整合。高職院校的微視檔案資源十分分散，各部門各單位都有微視檔案，檔案管理質(zhì)量良莠不齊、缺乏統(tǒng)一的資源整合，使得微視資源無法發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

第四，檔案管理存在壁壘。鑒于微視檔案的獨特性，其資源整理需要多個部門合作完成，而技術(shù)部門和檔案管理部門之間缺乏溝通與協(xié)調(diào)，使得微視檔案得不到有效的歸檔整理，資源被浪費，形成檔案管理壁壘。

二、微視檔案管理的思路

第一，嚴格規(guī)劃過程管理。微視檔案屬于數(shù)字資源，需要有專門的技術(shù)標準和數(shù)字化工作流程、管理制度和標準管理流程加以約束，從而實現(xiàn)高效率管理。

第二，建立微視資源的專業(yè)化采集隊伍。微視檔案資源的采集過程，需要檔案人員對原始視頻進行制作、保存和銷毀等處理，專業(yè)人員對數(shù)據(jù)的分類、編目，借助計算機技術(shù)和信息化技術(shù)進行后期管理，人力資源依賴程度高。

第三，完善硬件設(shè)施。微視檔案本身具有的色彩、清晰度和音質(zhì)等條件是微視檔案的核心價值，因此，完善的硬件設(shè)施是微視檔案管理的基礎(chǔ)、必備條件。如嚴格控制微視檔案的保存環(huán)境，配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設(shè)施。

三、高職院校微視檔案的資源整合與利用措施

1、建設(shè)微視檔案管理數(shù)據(jù)庫

根據(jù)《聲像檔案質(zhì)量要求》和《數(shù)字聲像檔案著錄規(guī)則（征求意見稿）》的規(guī)范建立微視檔案管理的數(shù)據(jù)庫，遵循系統(tǒng)性、完整性原則，規(guī)范數(shù)據(jù)庫建設(shè)的標準，避免微視資源重復(fù)建設(shè)和低水平建設(shè)。

第一，建設(shè)內(nèi)容。從微視檔案的內(nèi)容價值、價值利用需求、微視資源質(zhì)量三個角度來建立數(shù)據(jù)庫資源。

第二，著錄信息管理。主要包括微視檔案資源的責任者、版權(quán)、語種、格式、來源、關(guān)聯(lián)、權(quán)限管理等。

2、視頻檔案的編研工作

高校檔案部門可圍繞重點活動內(nèi)容來進行微視資源的編研選題，基于館藏微視檔案資源進行二次開發(fā)，運用多媒體技術(shù)手段，制作專題，形成微視檔案資源開發(fā)的獨特優(yōu)勢。

在編碼的時候，整理歸類記錄不清楚的視頻素材。視頻素材保存為最普通的視頻文件格式（MPEG、WMV格式），整理好的視頻素材按“年份+主題內(nèi)容”的命名方式進行命名，編輯好的視頻按“時間+主題內(nèi)容+分類+級別+儲存位置”命名。

3、微視檔案的質(zhì)量控制和成本控制

視頻文件質(zhì)量缺損，包括不真實、不準確、不完整、不可讀、不可用等不可逆的情況。低質(zhì)量或不合格的微視檔案不但造成微視檔案資源價值貶值，還可能造成社會活動和科技生產(chǎn)活動的混亂，甚至造成經(jīng)濟、政治、歷史文化等方面的損失。

（作者單位：寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院）