獨(dú)立學(xué)院高校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料規(guī)范化歸檔探索

文/馬世仙 吳連書

獨(dú)立學(xué)院高校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料規(guī)范化歸檔探索

文/馬世仙 吳連書

獨(dú)立學(xué)院高校作為適應(yīng)我國高等教育發(fā)展的新興辦學(xué)模式，經(jīng)過十余年的發(fā)展，從辦學(xué)理念和硬件建設(shè)上，不斷加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)工作，產(chǎn)生了大量實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料。但由于沒有較為規(guī)范的歸檔范圍，造成了實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料歸檔不科學(xué)完整，嚴(yán)重影響了這類檔案的保管和利用

獨(dú)立學(xué)院高校作為適應(yīng)我國高等教育發(fā)展的新興辦學(xué)模式，以培養(yǎng)應(yīng)用型人才為辦學(xué)宗旨，以“民、獨(dú)、優(yōu)”為辦學(xué)機(jī)制，經(jīng)過十余年的發(fā)展，在滿足社會(huì)對高等教育持續(xù)增長需求的同時(shí)，對整合我國高校優(yōu)質(zhì)資源也產(chǎn)生了積極的影響。特別是獨(dú)立學(xué)院自建校始，從其辦學(xué)理念和學(xué)校硬件建設(shè)上，就體現(xiàn)職業(yè)教育的方向，獨(dú)立學(xué)院的硬件建設(shè)主要針對生源的特殊性、專業(yè)設(shè)置的指向性和就業(yè)市場的競爭性，大力加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室、實(shí)訓(xùn)基地的建設(shè)與利用，深化產(chǎn)教融合、校企合作，注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，注重學(xué)生的動(dòng)手操作能力，為國家和社會(huì)培養(yǎng)高素質(zhì)的應(yīng)用技能型人才。

實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)的重視與加強(qiáng)，必然產(chǎn)生大量實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料，形成獨(dú)立學(xué)院高校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)工作的真實(shí)寫照與記錄，既及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的記載學(xué)生參加實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)的全面情況，也為獨(dú)立學(xué)院高校專業(yè)課、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)課的設(shè)置和科學(xué)拓展實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目提供真實(shí)準(zhǔn)確的信息反饋。應(yīng)充分認(rèn)識(shí)獨(dú)立學(xué)院在加強(qiáng)職業(yè)教育的過程中這類檔案資料的重要性，從而為提升獨(dú)立學(xué)院高校實(shí)踐教學(xué)工作與整體教學(xué)質(zhì)量，加大應(yīng)用型人才培養(yǎng)步伐提供真實(shí)、可靠的參考依據(jù)。

一、關(guān)于獨(dú)立學(xué)院實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料的歸檔范圍

獨(dú)立學(xué)院實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料的歸檔范圍是因循普通高校的做法，即按照1994年國家教委制定并頒布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》執(zhí)行。這個(gè)“規(guī)范”規(guī)定教學(xué)檔案主要包括教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的文件材料。包括學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)及課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐等。由于此文件頒布至今已有20多年，高校的變化是，為加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)，提高大學(xué)生的動(dòng)手操作能力，大多將實(shí)踐教學(xué)從教務(wù)部門分出來，單獨(dú)設(shè)立了實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)中心，開展了大量的實(shí)踐教學(xué)活動(dòng)，產(chǎn)生了許多對學(xué)校有意義、有保存價(jià)值的文字材料、聲像資料和實(shí)物等，現(xiàn)在若仍按照94年制定的歸檔范圍執(zhí)行，對于越來越重視應(yīng)用型人才培養(yǎng)的高校已不合時(shí)宜。筆者從獨(dú)立學(xué)院高校工作實(shí)踐出發(fā)，認(rèn)為獨(dú)立學(xué)院高校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料的歸檔范圍應(yīng)包括以下三個(gè)方面：

（一）綜合類：

1.上級單位有關(guān)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)工作的文件材料；

2.實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)工作計(jì)劃、總結(jié)、請示、報(bào)告、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表；

3.實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)工作規(guī)章制度、崗位職責(zé)；

4.本校有關(guān)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)工作的文件、通知、簡報(bào)等；

5.實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)人員的進(jìn)修、培訓(xùn)、考核、管理、獎(jiǎng)懲等文件材料；

6.實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)工作經(jīng)費(fèi)使用情況。

（二）實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)建設(shè)與管理類：

1.實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃；

2.實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目建設(shè)立項(xiàng)與審批材料；

3.校內(nèi)外實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)基地（含教學(xué)基地）協(xié)議、建設(shè)與管理材料；

4.實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)室管理與建設(shè)的有關(guān)文件及材料；

5.實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)室各類儀器設(shè)備的技術(shù)資料及說明書；

6.每個(gè)實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)儀器配置、儀器裝置改進(jìn)或功能開發(fā)等情況記錄；

7.實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備的使用、維修、保養(yǎng)、報(bào)廢情況記錄；

8.實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備增減變動(dòng)情況。

（三）實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)類：

1.實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)管理規(guī)章制度；

2.實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)任務(wù)、教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)工作日志、教學(xué)進(jìn)度表；

3.實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)課程講義、教材、教學(xué)指導(dǎo)書及參考材料；

4.實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)考試試題及參考答案；

5.實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)課表、優(yōu)秀教案、聽課記錄、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生成績單；

6.實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)教學(xué)調(diào)課、補(bǔ)課、停課審批表；

7.聘請校外專家、組織知識(shí)講座形成的材料；

8.學(xué)生實(shí)習(xí)大綱、實(shí)習(xí)任務(wù)書、實(shí)習(xí)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)日志、實(shí)習(xí)報(bào)告；

9.學(xué)生參加的各類技能競賽、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)；

10.學(xué)生優(yōu)秀實(shí)訓(xùn)作品及獲得表彰的材料。

二、獨(dú)立學(xué)院實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料歸檔存在的問題

雖然獨(dú)立學(xué)院高校在實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)過程中產(chǎn)生了大量的檔案資料，但由于沒有較為規(guī)范的歸檔范圍，造成了實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料歸檔不科學(xué)完整，嚴(yán)重影響了這類檔案的保管與利用。究其原因：

（一）檔案管理意識(shí)淡薄

由于獨(dú)立學(xué)院高校建校時(shí)間不長，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料在學(xué)校發(fā)展中的作用和地位認(rèn)識(shí)不足，普通存在檔案意識(shí)不強(qiáng)的問題，造成許多應(yīng)歸檔的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料得不到及時(shí)收集、整理。例如：經(jīng)辦人員為了自己工作方便而將合同、協(xié)議等一些重要文件材料據(jù)為己有不愿歸檔，認(rèn)為移交檔案室沒有什么用，應(yīng)該由自己留存保管；一些部門為了騰出文件柜的空間，將毫無保存價(jià)值的材料移交檔案室；學(xué)生參加的一些社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、技能競賽缺少照片或錄像，上報(bào)上級單位的統(tǒng)計(jì)報(bào)表未留文件底稿等。另外，獨(dú)立學(xué)院對檔案設(shè)施的配備和檔案管理人員的培養(yǎng)缺少相應(yīng)的保障，致使實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料檔案工作長期處于擱置、被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，不能適應(yīng)學(xué)校教學(xué)工作和人才培養(yǎng)工作的要求。

（二）立卷歸檔不及時(shí)

一是由于獨(dú)立學(xué)院的特殊性，一人多崗，加之檔案工作的滯后性，導(dǎo)致許多需要?dú)w檔的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料未能及時(shí)立卷歸檔；二是雖然大多獨(dú)立學(xué)院都有較為完善的立卷歸檔制度，但因執(zhí)行不到位，檔案室工作人員督促檢查不及時(shí)，致使實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料的立卷歸檔工作拖延；三是一些獨(dú)立學(xué)院尚未將檔案工作納入學(xué)校年終考核，檔案室未對不認(rèn)真執(zhí)行歸檔職責(zé)的兼職檔案員和部門進(jìn)行考核，導(dǎo)致許多應(yīng)歸檔文件材料一拖再拖，長時(shí)間得不到歸檔，甚至丟失。

（三）實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料不完整

由于兼職檔案員對這類材料的歸檔范圍、立卷歸檔知識(shí)缺乏等問題，忽視了日常工作中基礎(chǔ)資料的收集，導(dǎo)致一些重要的文件材料收集不齊全、不完整，文件材料質(zhì)量低，不符合歸檔要求。例如：文件材料字跡不清晰；紙張不符合要求甚至使用廢紙打印；文件材料缺頁、漏頁；文件材料上亂寫亂畫；有正文沒有附件或附件不全；請示報(bào)告無落款單位、落款時(shí)間、公章；只有定稿沒有原稿或只有原稿沒有定稿；發(fā)文稿紙上沒有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、批示等，這些都造成了一些重要文件材料存在漏洞。

（四）兼職檔案員隊(duì)伍不穩(wěn)定

做好實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料歸檔工作，需要兼職檔案員隊(duì)伍的相對穩(wěn)定并具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)修養(yǎng)。問題是獨(dú)立學(xué)院高校的兼職檔案員一是大多比較年輕，做不到長期安心從事檔案管理工作；二是獨(dú)立學(xué)院人員流動(dòng)頻繁，導(dǎo)致一些新上崗的兼職檔案員對本部門的歸檔范圍和文件材料歸檔要求不是很熟悉，檔案室工作人員需要經(jīng)常對新上崗的兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，而檔案室工作人員編制有限，工作量大，影響了這類檔案的立卷歸檔。

三、獨(dú)立學(xué)院高校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料規(guī)范歸檔的意見

（一）加強(qiáng)檔案法律法規(guī)宣傳，提高實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料歸檔意識(shí)

首先，獨(dú)立學(xué)院各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《陜西省檔案管理?xiàng)l例》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案法律、法規(guī)和中辦、國辦《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，自覺按照制度辦事。其次，檔案室要通過學(xué)校網(wǎng)站、簡報(bào)、院報(bào)、宣傳欄、知識(shí)講座、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等多種形式，積極向廣大師生開展檔案法律、法規(guī)的宣傳，增強(qiáng)師生依法治檔觀念，不斷提高實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料的歸檔意識(shí)。

（二）建立健全實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料歸檔制度，強(qiáng)化制度執(zhí)行力

獨(dú)立學(xué)院應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)和檔案管理工作的要求，制定科學(xué)完善的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料立卷歸檔制度及考核處理辦法，明確專兼職檔案員工作職責(zé)和任務(wù)，使涉及歸檔工作的各個(gè)方面都有章可循，有據(jù)可依，從而形成有利于歸檔工作的長效管理機(jī)制。同時(shí)應(yīng)將實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料的形成、積累和歸檔工作納入相關(guān)部門和人員的考核中，通過年度考核的實(shí)施，改變這些部門和人員不重視實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料立卷歸檔的消極狀態(tài)，達(dá)到用制度保證這類材料立卷歸檔的及時(shí)和準(zhǔn)確。

（三）加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料歸檔工作監(jiān)督和指導(dǎo)，確保歸檔文件材料完整

一方面，檔案室每年初要做好實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料的歸檔工作安排，明確歸檔范圍、歸檔質(zhì)量要求、歸檔流程、歸檔時(shí)間等事項(xiàng)。每年末要對各部門的歸檔進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，并對總結(jié)情況及時(shí)通報(bào)，對歸檔工作中成績優(yōu)秀的部門和兼職檔案員予以表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。另一方面，檔案室要加大檔案收集力度，依法督促檢查，指導(dǎo)各部門兼職檔案員注重基礎(chǔ)資料的收集、整理、預(yù)立卷等，確保歸檔文件材料的齊全完整。

（四）穩(wěn)定兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案業(yè)務(wù)水平

實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料的收集、整理、立卷需要依靠相關(guān)職能部門兼職檔案員的大力配合，只有穩(wěn)定兼職檔案員隊(duì)伍，才有利于兼職檔案員熟悉檔案業(yè)務(wù)和提高業(yè)務(wù)水平。因此，獨(dú)立學(xué)院要支持兼職檔案員的工作，關(guān)心兼職檔案員的工資晉升、職務(wù)升遷、職稱評聘等問題，多為兼職檔案員創(chuàng)造有利條件，使他們安心本職工作。只有這樣，才能保證兼職檔案員隊(duì)伍的穩(wěn)定，使兼職檔案員不斷積累經(jīng)驗(yàn)，提高水平，促進(jìn)獨(dú)立學(xué)院實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)類材料歸檔工作的順利開展。

（作者單位：西安財(cái)經(jīng)學(xué)院行知學(xué)院）