構筑企業涉密檔案的安全防線芻議

文/郭建華

構筑企業涉密檔案的安全防線芻議

文/郭建華

企業涉密檔案是企業進行產品研制、生產、經營的重要信息資源，提高思想認識，增強保密意識，完善機構制度，完備庫房設施安全，加強檔案利用安全管理，構筑思想、制度、設施、管理的防線，涉密檔案安全才能全面可控

企業涉密檔案是企業進行產品研制、生產、經營的重要信息資源，包含國家秘密和企業商業秘密。做好企業涉密檔案的管理工作，牢固構筑企業涉密檔案的安全防線，是維護國家利益、確保企業生存，提高企業核心競爭力的有力保證。應注重構筑以下幾個方面：

一、 加強人員管理和保密培訓、構筑思想防線

首先，認真開展對員工的的日常管理，選用政治立場堅定、責任心強，熟悉保密法規，精通業務，作風嚴謹、工作能力強的員工放在保密管理崗位。

其次，對涉密員工要進行保密培訓。檔案部門應針對企業性質和檔案管理特點，進行保密知識、保密法規和保密形勢教育。讓檔案人員了解和掌握防止利用現代科技手段進行竊密的措施，認識到保密工作的重要性、緊迫性和艱巨性，全面增強員工的政治意識、大局意識和責任意識，將保密意識鑄入思想、融入靈魂。

二、健全完善的組織制度，構筑制度防線

嚴格完善的組織機構制度的是實現涉密檔案安全常態化、有效化的關鍵。多年來，集團公司領導高度重視保密管理工作，成立保密委、保密辦專門機構，檔案室成立了保密領導小組。以確保檔案安全為核心，從涉密檔案的接收、整理到保管、利用的全過程，建立了內容科學、程序嚴密、配套完備、有效管用的制度體系。同時為了保證制度的執行，以定期和不定期檢查、專項檢查和全面檢查相結合的方式，發現隱患和漏洞，分析原因，堅決改正。對造成失、泄漏國家和企業秘密的涉密單位和涉密人員，依法追究有關領導和責任人，實現涉密檔案的規范化管理。

首先，根據集團公司《保密管理制度》，通過層層簽訂“保密責任書”，落實保密責任，提高保密法制觀念。其次，制定應急預案，牢固構筑應急防線。制定《寶鈦集團檔案室庫房事故應急（救援）預案》，成立事故應急救援指揮機構，制定應對自然災害和突發事件的處置方案，普及應對相關知識，組織應急演練，提高應急能力。最后，加強信息安全管理，制定《檔案通信及計算機保密管理制度》。嚴格執行“涉密不上網，上網不涉密”的管理規定，凡涉及國家秘密和企業商業秘密的信息，嚴禁在計算機上儲存、處理。

三、加強庫房安全管理，構筑設施防線

作為保障檔案安全的基本條件，加強庫房設施管理非常重要。

首先，檔案庫房和閱覽室應按照有關規定獨立可封閉。保管設施除了具備“八防”條件，還要安裝防盜門、加裝防護欄。安裝視頻監控裝置、遠紅外報警裝置、采用身份鑒別的門禁系統及消防等安全管理系統。

其次，檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員禁止入內。工作人員的私人物品應放在保管場所外，進入場所工作人員嚴禁攜帶手機、相機、電腦等個人信息設備。嚴禁將場所內的任何物品帶離場所。

最后，對涉密檔案實體按要求與非涉密文件分開組卷、分開保管。按照不同密級在密碼保險柜、密碼文件柜中妥善保管，編制好涉密檔案文件目錄。

四、加強檔案利用安全管理，構筑管理防線

涉密檔案借閱應執行嚴格的管理程序，實現抓住源頭、控制過程、謹慎使用、妥善保管、集中銷毀的涉密檔案管理要求。

首先，利用涉密檔案人員必須是經企業保密委員會審核、確認的涉密人員。根據閱檔人員實際工作情況，確定不同的利用范圍，其他人員不能借閱，以減少知悉人員范圍，降低失泄密事故發生。

其次，應執行權限審批。利用涉密檔案時，應填寫《涉密檔案借（查）閱審批證明》，按照借查閱的檔案的密級，由本單位負責人審核同意后報請企業法定代表人、保密委員會主任或企業保密辦主任審批。

最后，涉密檔案人員應嚴格履行“要害部位進出入”登記手續。涉密檔案在規定的時間內歸還時，應當面核對檢查，發現問題，及時查明原因，進行補救。

新形勢下，企業面臨各種機遇和挑戰，檔案工作艱巨而繁重。提高思想認識，增強保密意識，完善機構制度，完備庫房設施安全，加強檔案利用安全管理，構筑思想、制度、設施、管理的防線，涉密檔案安全才能全面可控。

（作者單位：寶鈦集團有限公司檔案室）