企業(yè)人事檔案管理中幾點(diǎn)體會(huì)

文/劉彬

企業(yè)人事檔案管理中幾點(diǎn)體會(huì)

文/劉彬

企業(yè)人事檔案工作從被動(dòng)應(yīng)對(duì)到主動(dòng)服務(wù)確保企業(yè)人事檔案管理更加全面、準(zhǔn)確、規(guī)范，為企業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)提供真實(shí)、有效的信息

企業(yè)人事檔案是企業(yè)員工個(gè)人信息的載體，是企業(yè)選拔管理干部的重要依據(jù)。管好、用好企業(yè)人事檔案，對(duì)企業(yè)干部隊(duì)伍建設(shè)有著極其重要作用。隨著電力體制改革深度的不斷加大，各單位人事檔案管理存在的問(wèn)題也逐漸顯現(xiàn)。

一、企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.宣傳工作不到位，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不足。

企業(yè)人事檔案管理是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，長(zhǎng)期以來(lái)形成了人事檔案“講起來(lái)重要，排起來(lái)次要，忙起來(lái)放下，用起來(lái)需要”的局面，檔案管理工作始終處于一種應(yīng)付的被動(dòng)狀態(tài)，致使該項(xiàng)工作難以以優(yōu)質(zhì)的質(zhì)量為企業(yè)的干部隊(duì)伍建設(shè)服好務(wù)。

2.人事檔案歸檔不及時(shí)，且不齊全完整，準(zhǔn)確規(guī)范。

企業(yè)人事檔案收存的是企業(yè)員工履歷、入黨、入團(tuán)材料、工資資料、學(xué)歷、職稱、干部任免等方面的有關(guān)信息材料，具有重要的憑證價(jià)值和參考價(jià)值，人事檔案只有齊全、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，才能真實(shí)地反映企業(yè)員工自身的成長(zhǎng)歷史和人生軌跡。在去年公司人事檔案整理及系統(tǒng)各單位人事檔案大檢查中發(fā)現(xiàn)一些單位的人事檔案缺少干部年度考核表，個(gè)人工資資料不連續(xù)、干部任免審批表或履歷表中未加蓋公章等不規(guī)范材料。

3.專業(yè)管理人員配置不足。

人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案需要專人管理，單獨(dú)存放。由于體制改革，大多數(shù)企業(yè)從事人事檔案管理的人員往往身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，且大部分靠手工操作，未使用檔案電子信息化管理系統(tǒng)，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，因此嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

4.人事檔案的利用、開(kāi)發(fā)不夠。

從目前企業(yè)人事檔案管理看，人事檔案的利用率較低，作用尚未充分發(fā)揮出來(lái)。企業(yè)人事檔案查閱一般也都是自然情況、簡(jiǎn)歷、職稱、工資、任職時(shí)間等，工作處于一種被動(dòng)的服務(wù)狀態(tài)。這種現(xiàn)象使企業(yè)人事檔案的功能越來(lái)越弱化。

5.管理手段落后影響企業(yè)人事檔案完整性與安全性。

由于管理手段較陳舊，一些單位未設(shè)人事檔案庫(kù)房，人事檔案保管未能做到辦公、查閱、保管“三分開(kāi)”，檔案保管的“八防”措施也不到位。

二、加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的幾點(diǎn)建議

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)。各單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視企業(yè)人事檔案管理工作，要將人事檔案管理工作納入到單位的議事日程中，要建立企業(yè)人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)，督促人事檔案工作的健康發(fā)展，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)人事檔案工作發(fā)展。

2.完善人事檔案管理制度。進(jìn)一步完善企業(yè)人事檔案的各項(xiàng)管理制度，檔案工作要做到有章可循，有章可依。企業(yè)人事檔案管理是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒(méi)有制度的制約，將無(wú)所適從，企業(yè)人事檔案管理部門要對(duì)該企業(yè)人事檔案材料的收集歸檔及轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出管理進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，確保企業(yè)人事檔案管理更加全面、準(zhǔn)確、規(guī)范，為企業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)提供真實(shí)、有效的信息。

3.注重人事檔案的材料收集。提高企業(yè)人事檔案管理水平。檔案管理人員必須按照人事檔案管理制度及時(shí)收集與人事檔案有關(guān)的各種資料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求和手續(xù)不全的材料要及時(shí)予以退回補(bǔ)辦，確保人事檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、真實(shí)。同時(shí)，建議各企業(yè)人事檔案部門，將企業(yè)代為員工繳納的各項(xiàng)保險(xiǎn)材料納入到個(gè)人檔案中去，為員工個(gè)人福利和企業(yè)的穩(wěn)定提供真實(shí)的憑證依據(jù)。

4.采用現(xiàn)代化管理手段，加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理建設(shè)。企業(yè)人事檔案現(xiàn)代化管理是企業(yè)人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革和發(fā)展的根本需要，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變數(shù)據(jù)服務(wù)，既方便利用者又提高人事檔案工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)，檔案的安全保管也能通過(guò)現(xiàn)代化手段得以實(shí)現(xiàn)。

（作者單位：大唐陜西發(fā)電有限公司）