企業(yè)人事檔案管理中幾點體會

文/劉彬

企業(yè)人事檔案管理中幾點體會

文/劉彬

企業(yè)人事檔案工作從被動應對到主動服務(wù)確保企業(yè)人事檔案管理更加全面、準確、規(guī)范，為企業(yè)人才隊伍建設(shè)提供真實、有效的信息

企業(yè)人事檔案是企業(yè)員工個人信息的載體，是企業(yè)選拔管理干部的重要依據(jù)。管好、用好企業(yè)人事檔案，對企業(yè)干部隊伍建設(shè)有著極其重要作用。隨著電力體制改革深度的不斷加大，各單位人事檔案管理存在的問題也逐漸顯現(xiàn)。

一、企業(yè)人事檔案管理存在的問題

1.宣傳工作不到位，領(lǐng)導認識不足。

企業(yè)人事檔案管理是一項默默無聞的工作，長期以來形成了人事檔案“講起來重要，排起來次要，忙起來放下，用起來需要”的局面，檔案管理工作始終處于一種應付的被動狀態(tài)，致使該項工作難以以優(yōu)質(zhì)的質(zhì)量為企業(yè)的干部隊伍建設(shè)服好務(wù)。

2.人事檔案歸檔不及時，且不齊全完整，準確規(guī)范。

企業(yè)人事檔案收存的是企業(yè)員工履歷、入黨、入團材料、工資資料、學歷、職稱、干部任免等方面的有關(guān)信息材料，具有重要的憑證價值和參考價值，人事檔案只有齊全、完整、準確、規(guī)范，才能真實地反映企業(yè)員工自身的成長歷史和人生軌跡。在去年公司人事檔案整理及系統(tǒng)各單位人事檔案大檢查中發(fā)現(xiàn)一些單位的人事檔案缺少干部年度考核表，個人工資資料不連續(xù)、干部任免審批表或履歷表中未加蓋公章等不規(guī)范材料。

3.專業(yè)管理人員配置不足。

人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案需要專人管理，單獨存放。由于體制改革，大多數(shù)企業(yè)從事人事檔案管理的人員往往身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，且大部分靠手工操作，未使用檔案電子信息化管理系統(tǒng)，費時、費力，因此嚴重影響了檔案管理水平。

4.人事檔案的利用、開發(fā)不夠。

從目前企業(yè)人事檔案管理看，人事檔案的利用率較低，作用尚未充分發(fā)揮出來。企業(yè)人事檔案查閱一般也都是自然情況、簡歷、職稱、工資、任職時間等，工作處于一種被動的服務(wù)狀態(tài)。這種現(xiàn)象使企業(yè)人事檔案的功能越來越弱化。

5.管理手段落后影響企業(yè)人事檔案完整性與安全性。

由于管理手段較陳舊，一些單位未設(shè)人事檔案庫房，人事檔案保管未能做到辦公、查閱、保管“三分開”，檔案保管的“八防”措施也不到位。

二、加強企業(yè)人事檔案管理的幾點建議

1.加強領(lǐng)導，提高認識。各單位領(lǐng)導應高度重視企業(yè)人事檔案管理工作，要將人事檔案管理工作納入到單位的議事日程中，要建立企業(yè)人事檔案管理領(lǐng)導小組，定期對人事檔案管理工作進行檢查、指導，督促人事檔案工作的健康發(fā)展，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，進一步推進企業(yè)人事檔案工作發(fā)展。

2.完善人事檔案管理制度。進一步完善企業(yè)人事檔案的各項管理制度，檔案工作要做到有章可循，有章可依。企業(yè)人事檔案管理是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有制度的制約，將無所適從，企業(yè)人事檔案管理部門要對該企業(yè)人事檔案材料的收集歸檔及轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出管理進行嚴格規(guī)定，確保企業(yè)人事檔案管理更加全面、準確、規(guī)范，為企業(yè)人才隊伍建設(shè)提供真實、有效的信息。

3.注重人事檔案的材料收集。提高企業(yè)人事檔案管理水平。檔案管理人員必須按照人事檔案管理制度及時收集與人事檔案有關(guān)的各種資料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求和手續(xù)不全的材料要及時予以退回補辦，確保人事檔案的齊全、完整、準確、真實。同時，建議各企業(yè)人事檔案部門，將企業(yè)代為員工繳納的各項保險材料納入到個人檔案中去，為員工個人福利和企業(yè)的穩(wěn)定提供真實的憑證依據(jù)。

4.采用現(xiàn)代化管理手段，加強企業(yè)人事檔案管理建設(shè)。企業(yè)人事檔案現(xiàn)代化管理是企業(yè)人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革和發(fā)展的根本需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變數(shù)據(jù)服務(wù)，既方便利用者又提高人事檔案工作的效率和質(zhì)量，同時，檔案的安全保管也能通過現(xiàn)代化手段得以實現(xiàn)。

（作者單位：大唐陜西發(fā)電有限公司）