由一起檔案查閱案例引發的思考

文/王旭州

由一起檔案查閱案例引發的思考

文/王旭州

沒有檔案會怎么樣？檔案與國家、單位和個人休戚相關，檔案伴你一生。“一個國家如果沒有檔案，將失去歷史而變成傳說”；一所高校如果沒有檔案，薪火將不會相傳；一個人如果沒有檔案，辦理戶籍、升學、工作、生活、退休、辦理養老保險等都將成為難題

一、案例：一紙檔案找回三年工齡

高女士，廣東省一所中學教師。在辦理提前退休手續時，發現工齡少了整整三年。2015年6月29日，高女士來到西北大學檔案館，要求查閱1985年有關她本人的《西北大學代培研究生協議書》。

根據高女士介紹，1988年6月，碩士研究生畢業后回到了原來委培單位安徽某高校工作了兩年，后辭職到南方工作至今。2015年，高女士想辦理提前退休手續，卻遇到了其工齡不滿三十年的問題。高女士認為自己當年是在職讀研究生，并且與原委培單位和西北大學簽訂了一式三份的協議書。該協議書可以證明她當年是在工作期間讀的碩士研究生，因此，找到協議書成了問題的關鍵。然而，高女士自己所持有的協議書早已丟失，來到西北大學檔案館尋求幫助。工作人員熱情接待了高女士一行，經過詳細詢問和查找，終于找到了西北大學1985年研究生招生錄取底冊。當看到自己的名字時，高女士如釋重負，長嘆了一口氣：“終于找到救命稻草了，可以睡個安穩覺啦，謝謝你們！”從后來高女士反饋的信息得知，缺少的三年工齡已經給補回來了。

二、對案例的分析

1、檔案上哪兒去了？從理論上講，檔案應該在檔案館，實際情況并非如此。由于種種原因，使得檔案分散于檔案館、各單位、個人手上或在專遞的路上，給檔案利用留下了隱患。

2、為何檔案找得好辛苦？一是對檔案重視不夠。人們沒有把檔案工作看作是不可缺少的基礎性工作，作為自己的重要職責，而看作可有可無。二是“檔案收管用不到位，不能有效地把檔案收全、管好、用活”。三是人員素質沒有得到相應的提高，因而影響檔案工作的有效開展和有效服務。

3、沒有檔案會怎么樣？檔案與國家、單位和個人休戚相關。“一個國家如果沒有檔案，將失去歷史而變成傳說”；一所高校如果沒有檔案，薪火將不會相傳；一個人如果沒有檔案，辦理戶籍、升學、工作、生活、退休、辦理養老保險等都將成為難題。

三、新形勢下做好高校檔案工作的路徑

1、夯實檔案工作基礎，切實加強對檔案工作的考核。高校檔案工作是學校重要的基礎性工作，只能加強，不能削弱。為此，一是要健全規范，理順工作機制體制，為依法治檔提供制度、機制體制保障。二是將檔案工作納入單位和個人考核，確保檔案工作落到實處，使檔案工作真正成為高校建設不可或缺的力量。

2、牢記檔案工作使命，提高依法治檔的能力。面對新形勢新任務新要求，檔案工作者要加強業務學習，積極探索工作實踐中遇到的新問題，不斷提高依法治檔的能力。

3、主動服務學校中心工作，加強“三個體系”建設。當前，高校正在實施“一流大學和一流學科”建設和全面深化綜合改革。高校檔案工作要加強檔案資源體系、利用體系、安全體系建設，積極為“一流大學和一流學科”建設和全面深化綜合改革提供信息支撐。

4、加強檔案宣傳，提高檔案意識。高校檔案館要深入挖掘館藏檔案資源，圍繞高校中心工作、重要紀念日和重大活動，通過舉辦主題展覽、專題講座、專題培訓，出版有針對性的檔案精品力作，積極發聲，主動亮相，講好高校故事，提高全校師生員工的檔案意識，使大家在“風雨來臨”之前就能想到檔案。

5、創新服務方式，拓寬服務渠道，提升服務質量

一是要創新服務方式。通過加快檔案信息化、數字化建設，改進查閱方式，簡化利用手續，最大限度滿足利用者的需求。二是積極拓展服務渠道。通過編纂校史、志鑒、專題數據庫，編輯出版檔案選編，舉辦檔案展覽等多種形式，不斷挖掘檔案價值，全方位為學校、師生和社會提供檔案信息服務。三是提升服務質量。在服務內容上，既要做好對有關單位的業務指導工作，又要做好為教學、科研、管理和社會等各方面提供檔案利用服務。

（作者單位：西北大學檔案館）