文/王旭州
由一起檔案查閱案例引發的思考
文/王旭州
沒有檔案會怎么樣?檔案與國家、單位和個人休戚相關,檔案伴你一生。“一個國家如果沒有檔案,將失去歷史而變成傳說”;一所高校如果沒有檔案,薪火將不會相傳;一個人如果沒有檔案,辦理戶籍、升學、工作、生活、退休、辦理養老保險等都將成為難題
高女士,廣東省一所中學教師。在辦理提前退休手續時,發現工齡少了整整三年。2015年6月29日,高女士來到西北大學檔案館,要求查閱1985年有關她本人的《西北大學代培研究生協議書》。
根據高女士介紹,1988年6月,碩士研究生畢業后回到了原來委培單位安徽某高校工作了兩年,后辭職到南方工作至今。2015年,高女士想辦理提前退休手續,卻遇到了其工齡不滿三十年的問題。高女士認為自己當年是在職讀研究生,并且與原委培單位和西北大學簽訂了一式三份的協議書。該協議書可以證明她當年是在工作期間讀的碩士研究生,因此,找到協議書成了問題的關鍵。然而,高女士自己所持有的協議書早已丟失,來到西北大學檔案館尋求幫助。工作人員熱情接待了高女士一行,經過詳細詢問和查找,終于找到了西北大學1985年研究生招生錄取底冊。當看到自己的名字時,高女士如釋重負,長嘆了一口氣:“終于找到救命稻草了,可以睡個安穩覺啦,謝謝你們!”從后來高女士反饋的信息得知,缺少的三年工齡已經給補回來了。
1、檔案上哪兒去了?從理論上講,檔案應該在檔案館,實際情況并非如此。由于種種原因,使得檔案分散于檔案館、各單位、個人手上或在專遞的路上,給檔案利用留下了隱患。
2、為何檔案找得好辛苦?一是對檔案重視不夠。人們沒有把檔案工作看作是不可缺少的基礎性工作,作為自己的重要職責,而看作可有可無。二是“檔案收管用不到位,不能有效地把檔案收全、管好、用活”。三是人員素質沒有得到相應的提高,因而影響檔案工作的有效開展和有效服務。
3、沒有檔案會怎么樣?檔案與國家、單位和個人休戚相關。“一個國家如果沒有檔案,將失去歷史而變成傳說”;一所高校如果沒有檔案,薪火將不會相傳;一個人如果沒有檔案,辦理戶籍、升學、工作、生活、退休、辦理養老保險等都將成為難題。
1、夯實檔案工作基礎,切實加強對檔案工作的考核。高校檔案工作是學校重要的基礎性工作,只能加強,不能削弱。為此,一是要健全規范,理順工作機制體制,為依法治檔提供制度、機制體制保障。二是將檔案工作納入單位和個人考核,確保檔案工作落到實處,使檔案工作真正成為高校建設不可或缺的力量。
2、牢記檔案工作使命,提高依法治檔的能力。面對新形勢新任務新要求,檔案工作者要加強業務學習,積極探索工作實踐中遇到的新問題,不斷提高依法治檔的能力。
3、主動服務學校中心工作,加強“三個體系”建設。當前,高校正在實施“一流大學和一流學科”建設和全面深化綜合改革。高校檔案工作要加強檔案資源體系、利用體系、安全體系建設,積極為“一流大學和一流學科”建設和全面深化綜合改革提供信息支撐。
4、加強檔案宣傳,提高檔案意識。高校檔案館要深入挖掘館藏檔案資源,圍繞高校中心工作、重要紀念日和重大活動,通過舉辦主題展覽、專題講座、專題培訓,出版有針對性的檔案精品力作,積極發聲,主動亮相,講好高校故事,提高全校師生員工的檔案意識,使大家在“風雨來臨”之前就能想到檔案。
5、創新服務方式,拓寬服務渠道,提升服務質量
一是要創新服務方式。通過加快檔案信息化、數字化建設,改進查閱方式,簡化利用手續,最大限度滿足利用者的需求。二是積極拓展服務渠道。通過編纂校史、志鑒、專題數據庫,編輯出版檔案選編,舉辦檔案展覽等多種形式,不斷挖掘檔案價值,全方位為學校、師生和社會提供檔案信息服務。三是提升服務質量。在服務內容上,既要做好對有關單位的業務指導工作,又要做好為教學、科研、管理和社會等各方面提供檔案利用服務。
(作者單位:西北大學檔案館)