學(xué)校檔案保護(hù)存在的問題及應(yīng)對策略

文/唐曉軍

學(xué)校檔案保護(hù)存在的問題及應(yīng)對策略

文/唐曉軍

學(xué)校檔案室的部分紙質(zhì)檔案出現(xiàn)字跡擴(kuò)散、褪色、蟲蛀、生霉，紙張強(qiáng)度減弱老化等現(xiàn)象；部分膠片、光盤、軟盤為載體的檔案出現(xiàn)無法讀取的現(xiàn)象，學(xué)校檔案保護(hù)亟待解決

學(xué)校檔案綜合反映了集體和個(gè)人在教育教學(xué)、教研活動(dòng)和教育管理中所形成的有利用價(jià)值的各種文字、圖像、聲音等材料，是學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)特點(diǎn)和規(guī)律的記錄，對研究、改進(jìn)、提高教育教學(xué)質(zhì)量有著重要作用，因此檔案保護(hù)工作尤為重要。近年來，筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，檔案利用頻繁，但檔案保護(hù)工作存在一些不足，現(xiàn)就我在工作中發(fā)現(xiàn)的一些問題和大家共同探討。

一、學(xué)校檔案保護(hù)存在的問題

1、缺乏檔案保護(hù)意識(shí)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工把教育教學(xué)工作放在首位，一切為教學(xué)服務(wù)的思想根深蒂固，重視檔案的收集、整理和利用，但對檔案的保護(hù)上有所忽視；部分檔案工作人員檔案保護(hù)意識(shí)比較淡漠。

2、缺乏檔案保護(hù)相關(guān)知識(shí)。學(xué)校檔案人員，大部分是從教學(xué)崗位轉(zhuǎn)崗而從事檔案工作的，檔案專業(yè)知識(shí)不夠豐富，在檔案保護(hù)技術(shù)方面學(xué)到的知識(shí)就更少。隨著電子信息化的發(fā)展，檔案的載體也不斷豐富，不同的檔案載體在保護(hù)措施也不同。

3、缺乏檔案保護(hù)的制度。學(xué)校綜合檔案室大都制定有檔案管理、收集、查閱、鑒定銷毀等制度，雖然在這些制度里面提到檔案保護(hù)，但都不夠明確，沒有指導(dǎo)意義。制度執(zhí)行上也有疏漏，工作不夠細(xì)致。

4、缺少經(jīng)費(fèi)投入。檔案保護(hù)需要相應(yīng)的設(shè)備和藥品，如庫房的溫濕度控制設(shè)備、磁性載體檔案存放設(shè)備、庫房消防設(shè)備、防蟲殺蟲藥品等，沒有這些設(shè)備和藥品，檔案保護(hù)也就得不到保障。然而學(xué)校方面沒有專門的經(jīng)費(fèi)，也就無法購置這些設(shè)備和藥品。

5、檔案存放設(shè)施不規(guī)范。一是很多學(xué)校檔案庫房不規(guī)范；二是部分學(xué)校選用檔案盒不是檔案主管部門監(jiān)制的無酸紙制作；三是還存在用木質(zhì)檔案柜，不利于保護(hù)檔案；四是大部分檔案庫房用含紫外線的熒光燈照明；五是檔案庫房和借閱室沒有分開。

由于存在以上問題，存放在檔案室的紙質(zhì)檔案出現(xiàn)字跡擴(kuò)散、褪色、蟲蛀、生霉，紙張強(qiáng)度減弱老化等；以膠片、光盤、軟盤為載體的檔案出現(xiàn)無法讀取的現(xiàn)象。

二、學(xué)校檔案保護(hù)的策略

1、提高檔案保護(hù)意識(shí)。市（縣）檔案行政管理部門要針對教育部門加強(qiáng)檔案法制宣傳教育，通行政執(zhí)法檢查、組織培訓(xùn)會(huì)等形式，提高教育單位對檔案的重視程度。

2、健全檔案保護(hù)制度。學(xué)校要根據(jù)實(shí)際情況制定從檔案入室、查閱規(guī)范、庫房溫濕度管理、定期殺菌消毒、受損檔案的修復(fù)等制度，保證檔案的質(zhì)量，延長檔案的使用壽命。

3、強(qiáng)化檔案保護(hù)培訓(xùn)。市（縣）檔案行政部門要多舉辦檔案保護(hù)方面的培訓(xùn)，讓學(xué)校的檔案人員接受系統(tǒng)的理論知識(shí)培訓(xùn)，提高專業(yè)知識(shí)和職業(yè)道德素質(zhì)。對檔案人員實(shí)行培訓(xùn)后持證上崗，未經(jīng)培訓(xùn)，未取得上崗證的不得從事檔案管理工作。

4、爭取領(lǐng)導(dǎo)支持。檔案管理人員要向單位領(lǐng)導(dǎo)多宣傳檔案保護(hù)的法律法規(guī)，以及檔案保護(hù)的意義，爭取領(lǐng)導(dǎo)在財(cái)力、物力、人力等多方面的支持，改善檔案保管、維護(hù)的條件。

5、做好日常維護(hù)。檔案人員樹立檔案保護(hù)意識(shí)，要根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，做好檔案的常規(guī)性維護(hù)工作。一是監(jiān)控好檔案庫房的溫濕度；二是保持庫房衛(wèi)生，清潔，柜架不要靠墻，不放雜物，干凈整潔；三是做好鼠蟲害、霉菌的預(yù)防，檔案制成材料都是由纖維素、半纖維素、木質(zhì)素等組成，在一定條件下會(huì)發(fā)生霉菌和蟲害，同時(shí)在庫房和柜架放置殺蟲劑可以有效預(yù)防，條件具備的可以采用氮?dú)庋簟⑽⒉⑾x等方式；四是減少強(qiáng)光、灰塵等對檔案的影響。不要長期開窗戶，檔案室不要使用白熾燈或熒光燈，庫房要經(jīng)常用吸塵器除塵，以此減少灰塵和紫外線對檔案的破壞。五是必須做好防火、防水工作，水火一旦發(fā)生，檔案將是滅頂之災(zāi)，所以檔案室（庫房）必須安裝預(yù)警設(shè)備。

檔案保護(hù)工作是延長檔案使用壽命的重要環(huán)節(jié)，每一個(gè)檔案工作人員都要樹立保護(hù)意識(shí)，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，因地制宜，采取各種有效措施做好檔案的保護(hù)工作，讓檔案持久的發(fā)揮價(jià)值。

（作者單位：勉縣第一中學(xué)）