航空企業科研檔案歸檔工作存在的問題及解決方法

文/齊宏遠

航空企業科研檔案歸檔工作存在的問題及解決方法

文/齊宏遠

航空企業檔案管理部門要注重檔案工作宣傳，以引起領導重視；并制定完善的科技檔案管理制度，加強開展檔案法規宣傳和歸檔業務培訓，加大檔案部門自身建設，讓歸檔工作更加方便高效

航空企業在當前大批量生產、多重點型號并舉的形勢下，型號研制呈現出多方案與多狀態并存、研制與設計并行、批產與定型同時、狀態與批次多樣的特點，而科研檔案的歸檔工作卻無法跟上這一變化，造成科研檔案歸檔率低、完整性差、歸檔拖延等問題。

一、科研檔案歸檔存在以下常見的問題：

1、科研檔案歸檔工作沒有納入項目的研制生產計劃

項目管理部門同檔案部門缺乏有效的溝通，檔案部門不知道有哪些項目立項，項目管理部門不清楚立項后應歸檔哪些資料。在科研項目立項之初，沒有制定詳細、完整的科研檔案歸檔計劃，這就造成檔案部門無法對照時間節點，對科研項目進展過程中形成的文件材料的歸檔工作進行監督、檢查和指導，科研人員對自身歸檔責任也不夠明晰，歸檔工作無法與項目進展同步進行。

2、歸檔責任者歸檔意識薄弱

科研生產的參與者對檔案法規不夠了解，缺乏歸檔意識，對科研檔案的歸檔范圍和歸檔要求不清楚。其在科研、生產活動進行的過程中，不知道哪些文件材料該歸檔，怎么歸，什么時間節點歸。有的人認為文件歸檔后，借閱還要辦理手續，不如把文件放在自己手中使用方便。因此很多科研人員不配合歸檔工作，導致檔案文件材料不完整、不準確。設計人員更注重設計的進度，重項目而輕歸檔，覺得只要把產品設計好，做出來就完成了全部工作。項目完工后，待歸檔時，材料殘缺不全，事后再補，使歸檔工作一拖在拖。

3、缺乏歸檔管理制度或制度落實不夠

檔案部門沒有就歸檔工作制定獎懲制度，科研人員沒有壓力和積極性。雖然有的單位也制定了《歸檔工作獎懲辦法》等制度，但執行不力，落實不到位，再加上有些制度操作性不強，造成早歸和晚歸一個樣，歸和不歸一樣的局面，這樣就會嚴重的影響設計人員的歸檔積極性。

二、解決歸檔問題的辦法

1、制定完善的科技檔案管理制度

首先，航空企業應根據國家檔案法律法規和集團公司的檔案管理制度，制定適合本單位的科研產品檔案歸檔管理辦法，明確歸檔范圍和歸檔要求。其次，制定《歸檔工作獎懲辦法》，加強對各部門歸檔工作的考核，按歸檔率發放獎金，對于違反檔案法規，不歸檔或不按時歸檔的行為，要堅決處罰。

2、加強檔案部門自身建設，讓歸檔工作更加方便高效

以往很多人不歸檔，一是覺得歸檔流程很繁瑣，二是覺得歸檔后的檔案不方便使用。所以檔案部門要加強檔案信息化建設，將歸檔流程和借閱流程電子化，使歸檔人能便捷、高效地辦理歸檔和檔案借閱工作，從而提高設計人員的歸檔積極性。

3、開展檔案法規宣傳和歸檔業務培訓

加大對《檔案法》以及單位檔案制度的宣傳與學習力度，尤其要重視對員工進行檔案業務培訓，讓他們切實了解檔案法規的內容和要求。通過舉辦檔案利用效益案例展等手段，讓各級領導和設計人員真正認識到檔案工作與生產經營同等重要，使設計人員能提高歸檔意識，把歸檔工作融入到中心工作中。

4、檔案人員主動作為，做好文件前端控制

將檔案工作“三納入”、“四參加”、“四同步”的要求貫穿科研項目進行的始終。檔案人員要成為科研項目的轉階段評審、定型鑒定和成果鑒定的評審組成員，從項目文件資料完整性的角度來判斷項目能否通過評審和鑒定，最終在評審意見中體現檔案資料的情況。

5、借助各種檢查，引起本單位領導的重視

檔案部門要以質量內審、空軍二方審核和航空檔案館的檢查為契機，在檢查的過程中，不惜將本單位檔案管理工作存在的問題暴露出來，這樣才能引起單位領導的重視，從而給予檔案部門人力、物力、財力和政策的支持。

（作者單位：中航工業計算所）