如何管好用好企業科研檔案

文/呂敏

如何管好用好企業科研檔案

文/呂敏

企業科研檔案是企業在進行科研活動過程中的產物和結晶，是企業科技發展的決策依據。檔案工作者應該加強檔案管理工作，以便將科研檔案所具有的意義和作用進行充分的發揮，最大程度滿足社會和企業的需求

科研檔案管理是企業科研工作的一種延續，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件。因此，如何加強科研檔案管理工作，將檔案的作用更好的發揮出來，應該引起企業檔案工作者的思考和重視。

一、根據科研檔案的特點，規范檔案歸檔工作

科研檔案，并不是隨著科研工作的完成而自然形成的。而是科研人員根據科研檔案自身的特點和要求，在各階段工作任務完成后，由該項目各階段的負責人對形成的科研文件材料按其自然形成規律，并保持內在的聯系，加以系統整理，組成保管單位（卷、冊、袋、盒），經鑒定后正式歸檔，向科研檔案室移交、歸檔。

歸檔的科研文件材料應做到書寫材料優良，文件的幅面和格式、編號方法和要求以及文件的審簽應符合相關要求，并且裝訂整潔。歸檔的科研文件材料原則上是原件，因特殊原因只能歸檔復印件時應標注原因。一般歸檔一份，根據使用情況，可復制一定份數。

檔案管理人員在認真檢查和清點后，對符合科研檔案歸檔要求的文件材料進行歸檔，形成科研檔案；對不符合歸檔要求的文件材料，要及時反饋給項目負責人，按要求進行修訂后重新歸檔。

二、增強檔案意識，從各個環節加強科研檔案管理工作

企業科研檔案對企業技術研究過程進行反映，與企業科研工作緊緊相連，相互依存又缺一不可。企業科研檔案的形成是否完整、準確、系統，檔案管理是否到位并規范，對企業的發展至關重要。

超前控制。科研工作和建檔工作實行“四同步”管理。即技術管理部門在下達科研計劃時，同時向科研項目組下達建檔任務，從項目立項開始就收集、整理科研文件材料；在各階段檢查科研計劃進度時，要同時檢查科研文件材料形成情況；驗收科研成果時，同時驗收科研文件材料的形成積累情況；評審獎勵科技成果時要有檔案部門出具專題歸檔情況證明材料。

注重保密。加強檔案管理的保密工作，既是維護企業產品聲譽的必要措施，也是提高經濟效益、保護企業競爭實力的有效手段。遵循“嚴格管理、嚴密防范、方便工作”的原則，在科研檔案收集、歸檔時，要保證檔案資料的完整和及時；在科研檔案的歸檔、復制、分發、借閱、更改、作廢、銷毀時，要制定相應的保密規章制度并嚴格執行，既要最大限度發揮科研檔案的作用，也要防止失、泄密事件發生。

嚴管庫房。庫房和閱覽室要分開，檔案庫房門窗要堅固，庫房內必須保持適當的溫、濕度，并有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染等安全措施，檔案庫房要保持整齊、清潔。檔案管理人員定期對檔案進行檢查清點、發現破損、蟲蛀、退色或字跡模糊等現象時，應及時修補、復制、并做到帳物相符。

三、提高自身素質，在工作中勇于創新

隨著企業科技水平的不斷發展，科研工作的方式、方法有了很大變化。但目前很多企業科研檔案管理人才缺少，檔案管理水平偏低，與科研工作不相適應。作為檔案工作者，應該具有奉獻精神，安心本職工作，定期參加知識更新學習和繼續教育培訓，不斷提高自身素質。

建立科研檔案動態的管理模式。主動與科研部門、課題組、科研開發部門聯系，介入科研部門的工作，主動向研發部門提供有價值的檔案，注意收集成形資料，并加強科研成果轉化階段形成資料的補充工作，使企業檔案管理工作在動態下運行并發展。

運用數字化的服務方式。加強計算機、信息、網絡等知識和技術的普及，注重電子檔案接收、保管等方法和技術的學習，利用網絡實現各部門的共享作用，使檔案的歸檔、查詢、利用更加方便、快捷、準確。

加強檔案信息加工工作。根據企業研發、生產、經營和管理的需求，編撰科研成果簡介、文摘、匯編、手冊、史料等深層次加工材料，為領導決策，各部門日常工作提供依據和參考資料，促進科研成果盡快轉化為現實生產力。

（作者單位：陜西凌云電器集團有限公司技標檔案處）