直面大數(shù)據(jù)發(fā)展對檔案工作的挑戰(zhàn)

王肖波 林偉宏/浙江省檔案局

2016年2月5日，浙江省人民政府舉行第60次常務會議，審議并原則通過《浙江省促進大數(shù)據(jù)發(fā)展實施計劃》。時任浙江省省長李強指出：“促進大數(shù)據(jù)發(fā)展，關鍵要在其促進經(jīng)濟社會發(fā)展、推動政府治理能力現(xiàn)代化、加強社會管理等方面下功夫。各地各有關部門要統(tǒng)一思想、落實責任，實行專人負責，找準公共數(shù)據(jù)整合、共享、開放這一切入點，突出重點、分步推進。要注重應用、體現(xiàn)成效，通過實施一系列大數(shù)據(jù)應用示范工程，帶動大數(shù)據(jù)整體發(fā)展水平的提升。”主要任務如下：一要圍繞體制機制創(chuàng)新，打造數(shù)據(jù)共享、交換和開放統(tǒng)一平臺。其中提到，由省政府辦公廳牽頭深化公共數(shù)據(jù)統(tǒng)一開放平臺建設，優(yōu)先推動信用、交通運輸醫(yī)療……企業(yè)登記、檔案等民生保障服務相關領域的政府數(shù)據(jù)集向社會開放；二要圍繞社會治理精細化，建設社會治理大數(shù)據(jù)應用體系；三要圍繞經(jīng)濟運行科學化，建立監(jiān)測分析大數(shù)據(jù)支撐體系；四要圍繞民生服務普惠化，開展公共服務大數(shù)據(jù)應用創(chuàng)新；五要圍繞技術研發(fā)及產(chǎn)業(yè)化，激發(fā)創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新活力；六要圍繞數(shù)據(jù)應用普及化，培育產(chǎn)業(yè)發(fā)展新生態(tài)；七要圍繞可持續(xù)發(fā)展，完善安全保障體系。

為推動七大任務的落實，浙江省將實施政府基礎信息資源庫建設示范工程、投資項目在線監(jiān)管示范工程、公共信用信息服務示范工程等十八項示范工程。其中，第十項是檔案管理和開放共享示范工程，牽頭單位為浙江省檔案局，省級有關單位和市縣二級政府配合共同參與。該示范工程的內(nèi)容如下：加強數(shù)字檔案館（室）建設，推進檔案大數(shù)據(jù)聚合，構建查閱利用在線數(shù)據(jù)服務平臺，完善檔案數(shù)據(jù)共享開放標準，促進檔案數(shù)據(jù)通過浙江政務服務網(wǎng)向社會開放共享。加強大數(shù)據(jù)歸檔管理，制定大數(shù)據(jù)歸檔范圍、標準，建立統(tǒng)一的歸檔平臺，對具有保存利用價值的大數(shù)據(jù)按照檔案管理要求進行及時歸檔和登記備份，促進大數(shù)據(jù)證據(jù)保全、長期保存和再利用。

由此可見，大數(shù)據(jù)實施計劃對檔案工作的挑戰(zhàn)已經(jīng)到來，我們必須直面挑戰(zhàn)、迎難而上，在理念、制度、技術、利用等方面不斷創(chuàng)新，唯此才能適應時代發(fā)展的潮流，占據(jù)生存發(fā)展的一席之地。

一

上世紀八十年代中期，國家檔案局提出把計算機技術應用于檔案，至今已有30余年。這一時期大致分為三個階段：一是探索階段。這一階段的時間跨度為八十年代中期到九十年代中期，主要是計算機輔助檔案管理，關注和解決的問題主要是檔案機讀目錄著錄標準的制定、編目檢索軟件的研制、目錄數(shù)據(jù)庫的建立和充實，并開始進行檔案編目和目錄檢索；二是起步階段。這一階段的時間跨度為九十年代中期到本世紀初，主要是檔案信息化準備階段，關注的問題是檔案信息處理標準體系建立、傳統(tǒng)檔案的原文信息數(shù)字化轉換、多媒體數(shù)據(jù)技術應用、較大型網(wǎng)絡和廣域網(wǎng)絡的應用研究、分布式綜合性數(shù)據(jù)庫建立、檔案信息網(wǎng)站建立等。三是發(fā)展階段。這一階段的時間跨度為本世紀初到現(xiàn)在，屬于檔案信息化發(fā)展階段，計算機信息網(wǎng)絡技術在檔案管理各個環(huán)節(jié)中逐步獲得普及，檔案信息化已經(jīng)實現(xiàn)單機版檔案軟件和網(wǎng)絡版檔案軟件應用，數(shù)字檔案館（分布式、館室一體化、區(qū)域共享）都有了一定基礎和初步成效。檔案信息化關注的重點從檔案條目、紙質檔案掃描件副本，開始向OA電子文件歸檔、電子檔案長久保存等方面轉化。

2002年《全國檔案信息化建設實施綱要》提出，要普及應用文檔一體化，實現(xiàn)檔案管理與辦公自動化、電子政務同步建設，協(xié)調(diào)發(fā)展；2002年，國家檔案局制定《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，2003年下發(fā)《電子公文歸檔管理暫行辦法》；2009年中辦發(fā)布《電子文件管理暫行辦法》，2012年下發(fā)《電子檔案移交與接收辦法》。電子文件和電子檔案有著其獨有的特性，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中對電子文件的定義是“在數(shù)字設備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件”。電子文件具有形式多樣、內(nèi)容易改、壽命不穩(wěn)和依賴操作系統(tǒng)和外部設備的特點，相比紙質文件其管理技術更為復雜。如果不能對電子文件這種具有戰(zhàn)略意義的信息資源進行合理配置、有效整合、互聯(lián)互通、共建共享，使之服務于國家的各項建設事業(yè)，將會是一種極大的社會資源浪費，對國家核心競爭力的負面影響也會不斷呈現(xiàn)出來。

二

2015年，浙江省檔案局把對接浙江政務服務網(wǎng)、實現(xiàn)電子文件無紙化歸檔和電子檔案接收作為一項重要內(nèi)容，納入到檔案工作服務中心大局中，在廣泛深入調(diào)研基礎上，出臺《關于加強行政審批文件材料歸檔工作的意見》，要求各單位根據(jù)行政權力清單梳理制定本單位行政審批材料歸檔范圍和保管期限表，并報同級檔案行政主管部門審批；研究制定了政務服務網(wǎng)行政審批電子文件在線歸檔技術要求與解決方案，結合《浙江省電子政務云計算平臺管理辦法》，聯(lián)合技術開發(fā)單位共同設計開發(fā)行政審批電子文件在線歸檔模塊。2015年12月1 日，省住建廳作為第一家用戶已經(jīng)開始行政審批電子文件無紙化實時在線歸檔的試點，僅四個月就形成8000件加蓋有浙江省檔案局賦予的可信時間戳的行政審批原生電子檔案。

這項工作在全國屬于首創(chuàng)，歸檔技術處于領先地位，電子文件歸檔功能設計在行政審批事項辦理完畢之后的辦結操作環(huán)節(jié)，辦理人員可以選擇辦結預歸檔模式或辦結并歸檔模式。工作首選辦結并歸檔“一鍵歸檔”模式，該功能可以隱式地設計在原先審批環(huán)節(jié)的辦結操作之中，當然這需要我們預先設置好檔號自動生成規(guī)則、保管期限判定、電子檔案排序等。由審批辦理人員在辦理完畢后將審批事項直接進行歸檔，自動完成歸檔電子文件整理、歸檔數(shù)據(jù)打包與省檔案局聯(lián)動加蓋可信時間戳等操作，這樣既完成了“一鍵歸檔”，又為今后電子檔案的移交接收創(chuàng)造了準確性、完整性、可用性、安全性“四性”檢測的依據(jù)，同時也為下一步“浙江省檔案局電子文件歸檔與接收系統(tǒng)平臺”新項目的建設提供了良好的基礎。

浙江檔案部門在全省大數(shù)據(jù)發(fā)展實施計劃的指引下，對接浙江政府服務網(wǎng)全面深入開展相關領域的調(diào)查研究，研究制訂大數(shù)據(jù)歸檔管理工程實施方案，探索建立“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”創(chuàng)新改革中的政務大數(shù)據(jù)歸檔管理制度機制，全面開展政務大數(shù)據(jù)歸檔及電子檔案長期保存利用工作，力爭在新一輪轉型發(fā)展中不缺位，助推浙江檔案事業(yè)轉型升級。

三

傳統(tǒng)的檔案利用方式主要是檔案閱覽、出具證明、陳列、編研、答疑等，這些工作在檔案館或部分機關檔案室內(nèi)完成，但這已不適應公眾對檔案資源利用的需要。檔案利用服務方式要實現(xiàn)創(chuàng)新，從封閉半封閉走向開放。查檔用戶體驗是檢驗檔案利用工作好壞的唯一標準。根據(jù)《浙江省促進大數(shù)據(jù)發(fā)展實施計劃》和《浙江省“互聯(lián)網(wǎng)＋”行動計劃》要求，要以浙江政務服務網(wǎng)為總平臺，搭建全省統(tǒng)一規(guī)范的政府信息公開平臺，制訂公共機構數(shù)據(jù)開放計劃，規(guī)范數(shù)據(jù)開放的目錄、格式、標準和程序。優(yōu)先推進信用、交通、醫(yī)療、衛(wèi)生、就業(yè)、社保、地理、文化、教育、科技、資源、農(nóng)業(yè)、環(huán)境、安監(jiān)、金融、質量、統(tǒng)計、氣象、海洋、企業(yè)登記監(jiān)管等民生保障服務相關領域的政府數(shù)據(jù)向社會開放。進一步引導各類社會機構整合和開放數(shù)據(jù)，構建政府和社會互動的信息采集、共享和應用機制，加強政府與社會信息交互融合的大數(shù)據(jù)資源的關聯(lián)分析和挖掘利用。

目前，浙江政務服務網(wǎng)已經(jīng)在主頁中設置了個人辦事、法人辦事、行政審批、便民服務、陽光政務和數(shù)據(jù)開放六個子系統(tǒng)；在數(shù)據(jù)開放子系統(tǒng)中已經(jīng)設立了電子證照、檔案數(shù)據(jù)、財政專項、空間地理、法人信息、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、信用信息、政府公報八個模塊。顯然，“檔案數(shù)據(jù)”模塊應是省檔案局的“主陣地”。面對這一主陣地，省檔案局計劃通過已批準立項的“浙江省檔案信息共享平臺”，建立“一站式”全省檔案信息搜索引擎，將全省各個檔案館和機關的檔案縮略條目在浙江政務服務網(wǎng)上集中開放共享。

建設全省檔案信息共享平臺的目的有以下幾點：一是及時掌握全省檔案資源的分布、歸檔、保管、利用等狀況；二是以公共數(shù)據(jù)整合共享開放為切入點，堅持需求導向，強化示范應用引領，進一步引導各類社會機構整合和開放檔案數(shù)據(jù)，構建政府和社會互動的檔案信息采集、共享和應用機制，加強政府與社會檔案信息交互融合的大數(shù)據(jù)資源的關聯(lián)分析和挖掘利用。三是立足互聯(lián)網(wǎng)，建立面向公眾的檔案概況信息檢索查詢服務。檔案概況信息是指，數(shù)據(jù)經(jīng)過脫隱私處理后保留四、五個字段（如姓名或法人、內(nèi)容關鍵詞、時間、存放單位、利用流程等），盡可能簡單明了。公眾如有疑問或想進一步查詢，可根據(jù)“浙江省檔案局異地查檔、跨館服務”要求，到附近的檔案館、政府信息公開查詢點或便民服務點，經(jīng)實名認證后，獲取相應檔案證明材料，也可以根據(jù)“網(wǎng)上申請、快遞送達”服務模式，依托浙江政務服務網(wǎng)開展全省電子檔案開放與共享，讓數(shù)據(jù)多跑路，百姓少走路，推動檔案部門在業(yè)務創(chuàng)新基礎上實現(xiàn)更多公共服務事項的全流程在線辦理。