基于檔案與圖書互聯關系的高校檔案館職能擴展

劉 穎/金華職業技術學院

檔案館是檔案事業的主體，研究檔案館職能擴展對檔案事業發展具有現實意義。當前，“大數據”時代的來臨推動了檔案事業快速發展，也給檔案工作者帶來了機遇和挑戰。高校檔案館作為檔案事業的重要組成部分，應順應時代發展的要求，積極擴展自身職能，不斷提升工作成效。

1 檔案與圖書的關系分析

1.1 相同點

在我國古代，檔案與圖書同時作為重要的文獻，兩者之間沒有清晰界限，并且年代越久遠，二者的界限越不明晰，這是由當時的生產力所決定的。如，商代用甲骨文書寫的材料既是當時的檔案，也是典籍，記載了當時經濟、政治、文化各方面的知識，并具有傳播信息、提供查考的作用。

第一，均屬于信息資源范疇。從概念上來看，檔案是國家機構、社會組織以及個人在從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是具有憑證權威性的信息資源；圖書是用文字、圖畫或其他符號手寫或印刷在紙張等形式的載體上并具有相當篇幅的文獻，包括以圖書為主的書籍、期刊、報紙、圖片、圖表等，是傳播范圍較廣的信息資源。第二，工作方式存在相同點。檔案工作和圖書工作都是對原始信息進行收集與加工，轉化為可以利用的信息資源，二者采用的工作方式和手段大致相同，并且大多通過檢索方式對信息加以利用。第三，社會職能具有共性。檔案和圖書在社會職能上存在較多共性，二者都具有服務社會的職能，特別是在政治、教育、科研、生產、經濟建設等領域發揮著重要的指導和借鑒作用。

1.2 不同點

隨著社會生產力的發展和階級統治的需要，檔案工作與圖書工作逐步分道揚鑣，并最終成為兩個獨立的工作體系。究其分化根源，在于兩者存在明顯的不同點。

第一，信息側重點不同。檔案側重于“過去的”信息，一般不具時效性；圖書信息則包含一定的時效性。第二，載體不同。圖書一般以紙張為載體，近年來還出現了電子載體，載體形式相對單一。檔案的載體比較多樣，除了紙質載體、電子載體之外，還包括古代的甲骨載體、近現代包括磁帶、膠卷在內的聲像載體等。第三，功能不同。雖然檔案和圖書都以服務社會為基本職責，但二者發揮的功能有所不同。檔案具有法律效力，在服務社會的過程中發揮憑證作用；圖書一般不具備法律效力，只發揮參考借鑒作用。

1.3 二者可以互相轉化

檔案與圖書分離之后，在漫長的歷史進程中可以互相轉化，實現相互借鑒、相互融合、共同發展，成為更有利用價值的信息資源。檔案和圖書可以根據信息傳遞方式的不同進行轉化。檔案資源可通過編研等手段進行加工，成為文獻信息，并通過圖書出版的方式得以傳播。在開展檔案工作時，可充分利用圖書文獻中的相關信息資源，如依據文獻線索查詢檔案資料，并進行收集、保管和提供利用；而具有較高保存價值的圖書，本身就是檔案。

2 高校檔案館職能擴展的必要性分析

2.1 國家對高校檔案館職能擴展提出要求

《中華人民共和國檔案法》和有關法律規定，檔案館具有存史與利用兩大基本職能。在此基礎上，2009年全國檔案局長館長會議明確提出，全國檔案館應進一步擴展職能，以順應國家經濟社會發展的需要。高校檔案館要按照國家檔案局的要求，從服務中心工作、大局工作的高度出發，積極擴展檔案館職能，讓高校檔案資源服務國家發展。

2.2 社會對高校檔案的利用需求不斷增加

“大數據”時代，社會檔案意識不斷增強，對檔案信息的利用需求不斷增加。高校檔案信息資源是高校在教學活動、日常管理和科研工作中形成的、涉及面較廣、潛在社會和經濟效益較高的優質信息資源。目前，我國高校檔案館大都為獨立部門，局限于面向校內提供檔案服務，服務面相對單一，接觸社會、面向社會提供檔案利用服務的機會較少。目前提供社會查閱利用的只有學籍檔案，這難以滿足當前社會對高校檔案的利用需求。因此，高校檔案館應積極擴展職能，最大程度地發揮資源優勢，滿足社會的檔案利用需求。

2.3 國內外高校檔案館開展的相關實踐

目前，國外高校已著手開展包括檔案資源在內的多種資源整合工作。如，美國哈佛大學把檔案館與圖書館合并，共同承擔面向社會的科研信息服務和信息代查待檢服務；美國密歇根大學成立了獨立運營的大學綜合信息服務中心，中心發揮著推動國家科技創新、促成人文社科領域交流合作等作用，主要服務對象是本校的在校學生和社會科研人員。國內也有少數高校嘗試對校內檔案館和圖書館進行整合，以較好地發揮高校信息資源優勢，促進本校教學、科研和當地經濟文化的發展。

3 高校檔案館職能擴展設想

高校檔案館可充分利用自身的信息優勢與技術優勢，以現有門戶網站為依托，聯合高校其他相關職能部門，組成高校的信息資源中心——圖文信息中心。具體來說，高校圖文信息中心的主要組成機構可分為高校檔案館、高校圖書館和高校網絡技術部門。高校檔案館保存的檔案是高校在開展行政工作、組織教學和科研活動、進行日常管理的過程中產生的重要歷史記錄；高校圖書館具有廣泛的信息收集和傳播渠道，能夠及時反饋高校和社會對高校檔案信息的利用需求，高校圖書館具有豐富的藏書資源，檔案館可充分利用藏書了解相關檔案資料的情況并開展征集工作；高校網絡技術部門為信息傳播提供優質技術保障，使得圖文信息中心成為信息共享的重要平臺。建立高校圖文信息中心能夠為高校和社會提供互動平臺、建立溝通橋梁，使得社會在利用高校檔案的同時，與高校建立合作關系，實現互利共贏；有利于宣傳檔案館館藏資源，不斷提升高校和社會的檔案意識，在做好提供檔案利用服務的同時，還能有效挖掘社會潛在的檔案利用需求；檔案館也可根據各方對檔案利用需求的分析，有的放矢地提供檔案信息推送服務，實現自身職能的擴展，促進高校和社會經濟文化的發展。

4 實現高校檔案館職能擴展應注意的問題

首先，實現高校檔案館職能擴展應具備一定的軟硬件條件。不同高校的檔案工作情況不盡相同，檔案館建設時間有先有后，檔案館規模有大有小，檔案工作經費有多有少，一般來說，檔案工作基礎較差的高校，其檔案館往往館藏檔案資源不豐富，且檔案數字化工作起步較晚甚至沒有開展，這樣的高校檔案館就不適合立即擴展檔案館職能，其當務之急是夯實檔案工作基礎，不斷豐富館藏并著手開展檔案數字化工作。對于檔案工作基礎扎實、工作成效明顯、工作經費充裕的高校，可考慮擴展檔案館職能。需要注意的是，還要確保本校圖書館的軟硬件設施設備達到一定規模，以及學校網絡技術部門具備足夠實力，并且兩家部門都有趨同的價值理念和良好的合作愿景，只有這樣，才能真正實現高校檔案館的職能擴展。

其次，高校檔案館職能擴展應循序漸進。高校檔案館職能擴展是一項全新工作，要做好這項工作，必須腳踏實地、穩中求進。根據本校檔案館發展的實際情況，可以把職能擴展的范圍從校內轉向社會。可以在校內逐步開發檔案館的校史校情教育職能、建立電子文件管理中心和教學實踐基地等，實現檔案館校內職能的擴展。當校內職能擴展到一定程度后，再根據社會機構和個人的需要擴展社會職能。社會職能的擴展形式可以多樣化，如，完善學籍檔案查詢功能、推出科技檔案信息查詢功能等，為學校和當地社會經濟發展服務。

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