血站工作中檔案管理的重要性研究

文/張沁霞

血站工作中檔案管理的重要性研究

文/張沁霞

由于我國無償獻(xiàn)血事業(yè)的不斷發(fā)展，血站在采供血工作中所形成的檔案資料也越來越重要，無論是在維權(quán)方面、服務(wù)方面，還是在開展無償獻(xiàn)血工作方面，血站檔案都起到了重要的查考憑據(jù)。但由于現(xiàn)階段血站工作中檔案管理所存在的問題，使之不能有效地發(fā)揮其作用。血站應(yīng)完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)、健全檔案制度與檢查制度、保證檔案資料管理的信息化，從而為無償獻(xiàn)血工作、臨床用血安全帶來準(zhǔn)確依據(jù)。

血站工作；檔案管理；重要性

血站各個方面的工作，包括業(yè)務(wù)管理、基礎(chǔ)建設(shè)、設(shè)備管理、財會管理、黨政行政管理以及科研等，均是通過文字的方式來表達(dá)，有法可依，有據(jù)可循，以此創(chuàng)建了血站檔案。［1］血站檔案是對血站各項工作的真實記載，既記載著血站的過去，也記載著血站的現(xiàn)在。本文主要針對血站工作中檔案管理的重要性進(jìn)行研究。

一、血站檔案的重要性

（一）維權(quán)的重要依據(jù)

血站檔案作為血站維權(quán)的重要依據(jù)，應(yīng)當(dāng)具備原始性、準(zhǔn)確性、獨一性以及無法更改性，完善的檔案管理系統(tǒng)則屬于獻(xiàn)血者、血液質(zhì)量情況以及血液檢測的真實依據(jù)。血站的記錄指的是在采血與供血操作期間出現(xiàn)的工作內(nèi)容的準(zhǔn)確原始記錄，不僅能反映獻(xiàn)血者的個人信息，能夠憑借來源追溯到去向，而且還是每袋血液通過檢測為安全、制備以及保存過程達(dá)到相關(guān)指標(biāo)的證明。對血液自采集至提供臨床應(yīng)用期間的相關(guān)文件資料予以檢查，能夠保證血液質(zhì)量是否合適應(yīng)用，因此當(dāng)涉及到采供血活動的醫(yī)療糾紛時，血站工作的檔案記錄是有效證明自己嚴(yán)格依法執(zhí)業(yè)，采供血過程無差錯的關(guān)鍵依據(jù)。

（二）社會服務(wù)的重要參考資料

檔案的原始性、真實性和完整性，可使血站能更好地為臨床醫(yī)療機(jī)構(gòu)和患者服務(wù)，為保障突發(fā)事件的用血提供有力支持。例如：當(dāng)發(fā)生交通事故，稀有血型患者需緊急輸血時，可以從獻(xiàn)血者檔案中迅速查找到合格且方便就近采血的供血者，以保證最短時間內(nèi)向患者供血，從而贏得寶貴的搶救時間。因此，采供血機(jī)構(gòu)的相關(guān)數(shù)據(jù)、觀測值等應(yīng)在形成時就被記錄下來，并保證其清晰可信、完整實用。

（三）無償獻(xiàn)血工作的查考憑據(jù)

借助血站采供血檔案，血站可積極創(chuàng)造條件發(fā)展一支固定的無償獻(xiàn)血者隊伍，定期為其體檢，定期參加無償獻(xiàn)血，讓其積極參加到無償獻(xiàn)血宣傳當(dāng)中，親身為獻(xiàn)血者講解無償獻(xiàn)血知識，發(fā)展更多的無償獻(xiàn)血隊伍。

二、血站檔案管理現(xiàn)存問題

（一）血站檔案資料過于分散

血站檔案資料主要是通過血液的采集、檢驗、分離以及儲存運輸?shù)冗^程形成的，檔案記錄種類繁多、量大，主要有獻(xiàn)血者的個人信息、體檢記錄、采血情況記錄、健康征詢、血液初檢、血液入庫、復(fù)檢記錄以及血液保存記錄等。這些記錄會因為無償獻(xiàn)血工作的實施以及臨床用血量和成分血品種的增加，使得采供血工作標(biāo)準(zhǔn)逐漸提高。每一份血液或是血液成分都要通過多個部門，流動速度快，工作流程增加，很難自然產(chǎn)生某位獻(xiàn)血者的系統(tǒng)性檔案，因此血站工作的檔案資料具有分散性以及利用頻繁等特性，所以必須對檔案資料予以及時歸檔，對于定時檢查的標(biāo)準(zhǔn)也隨之變高。［2］

（二）缺失法律意識

血站檔案管理人員法律意識不強(qiáng)，忽視專業(yè)操作，沒有及時地、完整地對相關(guān)信息進(jìn)行記錄。有部分工作人員在采供血工作中，不明白需要做什么以及應(yīng)該做什么，沒有詳細(xì)完整地開展記錄工作，對于資料的保護(hù)缺乏相關(guān)意識。比如，對于記錄語言不夠詳細(xì)、任意修改涂抹以及遺漏重要信息的記錄等，事后補(bǔ)充記載或是提前記錄等情況較為嚴(yán)重。

（三）沒有健全的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

由于血站工作的特殊性，使得血站工作檔案記錄也具備獨特性，因為國家行政目前對于血站工作的記錄仍然沒有統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致血站對記錄的書寫、范圍、收集整理、質(zhì)控以及歸檔等工作，無法實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的目標(biāo)。

（四）沒有完善的歸檔管理制度與體系

大部分血站的記錄檔案都是由行政或是業(yè)務(wù)人員監(jiān)管，這些工作人員缺乏完備的檔案管理知識，因此進(jìn)行歸檔時，對于整理立卷難以準(zhǔn)確記錄，使得檔案記錄的準(zhǔn)確度與完整性受到影響［3］。此外，多數(shù)血站的記錄檔案是在年末進(jìn)行一次性清理上交，很容易使得記錄檔案在歸檔前分散保管而遺失，并且還會因集中交檔時工作量巨大，導(dǎo)致記錄檔案的分類立卷質(zhì)量降低，還會發(fā)生檔案記錄漏交等情況。

三、加強(qiáng)血站工作檔案管理的辦法

（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)

為了保證血站工作的檔案管理愈發(fā)科學(xué)化與規(guī)范化，血站領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)把檔案管理加入到領(lǐng)導(dǎo)班子的議事日程，構(gòu)建有效的血站檔案管理網(wǎng)絡(luò)［4］，設(shè)定檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，推出一系列管理制度與措施；重視檔案管理在采供血工作中的重要性，給相關(guān)部門與科室制定明確的標(biāo)準(zhǔn)。相關(guān)業(yè)務(wù)科室應(yīng)當(dāng)分配分管檔案工作負(fù)責(zé)人，主要是負(fù)責(zé)所在科室的整理、收集、立卷以及移交等工作。定期組織檔案管理工作人員對檔案管理工作的基本知識與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行學(xué)習(xí)。達(dá)到人人重視的目標(biāo)，保障檔案的完善歸檔，進(jìn)行安全管理。

（二）健全檔案制度與檢查制度

血站要對檔案記錄相關(guān)工作制定有關(guān)制度與規(guī)定，包括書寫規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、記錄質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)以及自查、互查、質(zhì)控抽查制度等［5］。于工作業(yè)績以及質(zhì)量的評價體系中納入檔案記錄的質(zhì)量管理，保證檔案資料的及時性、準(zhǔn)確性、完整性以及真實性。此外，在實施采供血工作質(zhì)控監(jiān)督時，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)控制記錄檔案的產(chǎn)生過程。每個科室要注重檔案資料的每個環(huán)節(jié)，包括整理、收集以及歸檔等，通過質(zhì)量管理部門與血站工作管理部門協(xié)同設(shè)定分別依據(jù)目錄進(jìn)行清點，不僅對記錄質(zhì)量有所保障，還能有效避免漏交與少交的出現(xiàn)。在保障血站工作的前提下，盡可能減少檔案資料形成至移交歸檔的時間，以免檔案資料在相關(guān)部門分散保管時缺損遺失，保障檔案資料的完整度。

（三）保證血站工作檔案資料的信息化管理

為了提升檔案管理工作水平，讓業(yè)務(wù)檔案資料在血站管理中發(fā)揮有效作用，需要依靠血站計算機(jī)信息化以及網(wǎng)絡(luò)化管理的特性，重視電子檔案的管理應(yīng)用，使其能更好地應(yīng)用檔案信息，以此提升檔案自動化與信息化的管理水平，保證為血站采供血工作與相關(guān)管理提供更為有效的服務(wù)。［6］

（責(zé)任編輯：楊秋梅 ）

［1］ 蔡新華，唐榮才，項漢城等.從輸血醫(yī)療糾紛案件中的舉證責(zé)任倒置看血站業(yè)務(wù)檔案管理的重要性［J］.臨床輸血與檢驗，2011，（13）

［2］ 王麗杰.血站檔案管理的探討與研究［J］.管理觀察，2012，（11）.

［3］ 朱向輝，陳新歌.檔案管理在血站工作中的重要性［J］.價值工程，2011，（30）.

［4］ 高寧.加強(qiáng)血站業(yè)務(wù)檔案管理的重要性及完善措施［J］.中文信息，2014，（19）.

［5］ 王彥梅，范軍麗.淺談血站血供科檔案管理的重要性及管理措施［J］.按摩與康復(fù)醫(yī)學(xué)，2011，（2）.

［6］ 孫偉，閆向前.淺談加強(qiáng)血站業(yè)務(wù)檔案管理的重要性［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013，（14）.

Significance of Archival Management in the Blood Banks

Zhang Qin-Xia

G273.5

A

1005-9652（2016）02-0096-02

張沁霞（1979—），女，山西晉城人，晉城市中心血站館員。