論新常態下我國綜合檔案館職能的完善

近年來，我國檔案工作快速發展。2014年中共中央辦公廳、國務院辦公廳下發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》；2015年政府工作報告提出制定“互聯網+”行動計劃、推行政府和社會資本合作模式、開展基礎設施和基本公共服務“同城化”工作，以及提出“創客”“智慧城市”“眾創空間”等一系列概念，這些都為檔案館在新常態下完善其職能提供了重要保障。本文立足于檔案館職能實現的現狀，分析檔案館在職能實現過程中遇到的“瓶頸”問題，并探索新常態下檔案館職能完善的若干途徑。

1 綜合檔案館完善職能的時代背景分析

1.1 經濟結構優化要求檔案館提升行政效率

當前中國經濟正處于“三期疊加”的階段，政府著力調整經濟結構，倡導“花小錢辦大事”的發展觀；各級黨委政府正逐步把檔案館建設納入基礎設施建設項目，并加大檔案館基礎設施的投入。不斷優化的經濟結構，要求檔案館在以用戶為中心、履行檔案利用中心職能的同時，要促進檔案信息資源共享，拓寬檔案信息服務渠道，降低行政成本，提高行政效率。

1.2 打造政府工作“雙引擎”需要檔案館保駕護航

轉變政府職能依然是行政管理體制改革的首要任務。2015年政府工作報告中提出政府工作的關鍵是要打造大眾創業、萬眾創新和增加公共產品、公共服務的“雙引擎”。此項決定一方面賦予公民更多的權利與自由，另一方面促使各級政府更加重視提供公共服務與開展基礎設施建設。這些變化要求檔案館要成為連接政府與公眾的橋梁，為打造“雙引擎”保駕護航。

1.3 保護傳承歷史地域文化要求檔案館肩負責任

新常態下，傳統的周期性產能過剩的產業將逐步被第三產業所取代，并且國家還將采取措施進一步改善消費環境、拉動經濟增長。在此背景下，全面留存歷史地域文化、構筑地域文化空間勢在必行。這就要求檔案館要充分發揮其文化教育功能，為我國文化事業發展提供有力支撐。

1.4 “互聯網+”給檔案館職能的完善帶來機遇

2015年3月政府工作報告中強調互聯網在社會生活中所發揮的作用，并著手制定“互聯網+”行動計劃，促進各行各業與互聯網充分對接，同時還運用先進的信息技術，積極開展智慧城市建設。“互聯網+”給檔案館職能的完善帶來許多機遇，檔案工作者應利用好互聯網做好檔案工作。

2 我國檔案館職能實現現狀及評價

2.1 我國檔案館職能實現現狀

第一，館藏資源平民化。各級國家檔案館的檔案收集范圍不再局限于政府機關產生的文書檔案，檔案館逐漸關注能夠反映當地歷史文化、風土人情的檔案資料，收集的檔案更加平民化，包括家譜、書畫作品、民間藝術品等。如，淮安市金湖縣檔案館在2013年至2014年面向全縣征集與金湖縣境內姓氏、家庭、宗族有關的家譜、宗譜及其他研究資料，共征集到家譜、宗譜60套，這些家譜較為全面地記錄了金湖縣民眾的生活情況，反映了縣域文化[1]。除金湖縣檔案館外，多地檔案館紛紛發出通知，面向本地區征集能夠反映地域特色的資料。檔案館不再只是政府的“傳聲筒”，大部分地區的檔案館開始珍視民間檔案、留意風土人情，這毫無疑問是一大進步。

第二，職能實現多樣化。各地檔案館紛紛舉辦各種展覽、講座、演講比賽，甚至為學生舉辦歷史知識系列講座、開設歷史研究輔導課等。如，2014年8月大連市檔案館舉辦《大連城市記憶》檔案展覽，展出了200余份文件、地圖和老照片，向人們敘述了大連由一個小漁村發展為遠東自由港和世界貿易中心的整個過程[2]。2014年6月臺州市檔案館舉辦以“家春秋”為主題的家庭檔案巡展活動，展廳從檔案館搬到了廣場、社區、公園。檔案展覽、學術講座等各種各樣的活動吸引了公民的目光，促進了檔案館職能的實現[3]。

第三，服務方式親民化。盡管為了安全起見，多數檔案館還要求公眾提供有關單位開具的介紹信或證明才能夠查閱檔案，但總體來說檔案館對公眾還是呈現出更加開放的姿態，盡可能簡化公民查檔的手續、縮短查檔時間。多地檔案館開通了官方微博、微信，市民可以通過這兩個平臺與檔案館預約，檔案館工作人員在市民到館前便可以將其所需檔案資料準備好，極大節約了查檔的時間。湖南省株洲市檔案館2005年便已推出“檔案超市”服務，市民憑有效證件在正常工作日內可在“超市”內自行查閱相關的文件資料。檔案館服務方式的親民化，值得肯定。

2.2 新常態下推進檔案館職能完善的主要瓶頸

第一，地區經濟發展水平存在差異，職能實現缺乏統一模式。縱觀全國各地，只有為數不多地區的檔案館脫離當地機關大院單獨建館，如浙江省檔案館、上海市檔案館、廣東省檔案館新館等，能夠單獨建館的地區經濟普遍較為發達；多數市（自治州、盟）、縣（市、自治旗）的檔案館建在當地的機關大院或行政中心里，并且就這些地區的經濟狀況而言，檔案館想要單立門戶，幾乎是不可能實現的。對此已有學者作出論斷：“經濟發達地區的綜合檔案館的建設雖然初具規模，但其發展模式不具備示范效應。”[4]

第二，民生檔案收集困難、檔案利用率低，阻礙檔案館工作效率的提升。當前我國各行各業形成了大量的民生檔案，這些民生檔案與百姓生活息息相關、能幫助公眾解決實際問題。然而囿于民生檔案形成者眾多、檔案保管過于分散，檔案館在開展民生檔案收集工作時難度較大。由此帶來的結果是，公眾普遍缺乏利用檔案的熱情，雖然現階段我國一些縣（市、區）檔案館一年投入的事業經費有幾百萬元之多，但每年檔案利用率僅1000多人次[5]，這顯然不利于檔案館提升工作效率。

第三，社會對檔案館的認同度不高，影響檔案館職能的實現。新中國成立以來，檔案館肩負“為黨管檔、為國守史”的重要使命，相對于公共圖書館、博物館而言缺乏開放性與親和力，這導致了社會公眾對檔案館的認同度不高。且多數社會利用者走入檔案館查閱利用檔案并非因為自己的興趣，往往是因為某些“權威”的部門需要他們提供相關檔案材料，所以不得不走進更加“權威”的檔案館查閱檔案；他們的檔案利用方式也僅限于找到所需的資料，并加蓋檔案證明章[6]。在這樣的背景之下，檔案館即使變以往的被動服務為主動服務，公眾也未必能夠馬上接受。

3 新常態下完善綜合檔案館職能的對策

3.1 提升檔案信息服務能力

在政府大力實施城市群規劃、有序推進基礎設施建設和基本公共服務同城化的背景下，各級檔案館可在確保館藏檔案安全的基礎上，建立檔案跨館查閱系統，使檔案信息服務實現“同城化”。“同城化”的檔案館既可以屬同一個省、市，也可以跨省，但要確保檔案館所處地區的經濟發展水平大致相近。“同城化”的檔案館還可對同一主題的館藏檔案進行合作開發，據此建立特色檔案專題數據庫，供社會查閱利用。

此外，檔案館還要借助“互聯網+”的東風，利用互聯網技術提升信息服務的能力與水平。2008年，美國加州大學建立了南亞裔美國人數字檔案館（SAADA），該檔案館并沒有實體檔案庫，所有的館藏檔案都以數字化形式保存，公民可登錄網站在線捐贈或查閱南亞裔美國人的檔案[7]。此舉簡化了檔案收集與提供利用的程序，拓寬了檔案工作渠道，并降低了工作成本。我國檔案館可以開通檔案館微信與微博公眾號、提供查檔網上預約服務，并就檔案館服務滿意度進行網上調查；還要加快傳統載體檔案數字化，有效利用數字檔案資源，提升檔案服務能力。

3.2 構建檔案館文化空間

國際檔案學界普遍認為，設置檔案館的理由之一是“文化方面的原因”；國內也有學者指出，“檔案館要承擔文化傳承責任，文化服務責任，文化傳播責任，文化教育責任”[8]。在這方面，國外檔案館有許多成功經驗可供參考，如，英國國家檔案館在館內開設書店，出售由檔案館編纂的書籍，比如《皇家空軍在行動（1939—1945）》《泰坦尼克號文件選編》等[9]；芬蘭國家檔案館開辟出多間研究室，為前來查閱檔案的專家學者提供開展科研的場所。也有檔案館與相關學者進行合作，對相關專業資料進行收集整理并舉辦展覽，為對該領域有興趣的普通公民進一步了解領域知識提供便利。我國檔案館要借鑒國外檔案館在這方面的成功經驗，并立足我國國情，可以以構建愛國主義教育基地、加強愛國主義教育為落腳點，積極構建檔案館的文化空間。

3.3 提高公眾參與度

在“社會記憶觀”與“大檔案觀”的理念影響下，檔案工作受越來越強調公眾參與，如，美國開展了“檔案工作者”項目（Citizen Archivist），普通民眾可以前往檔案館，在館員指導下完成制作檔案索引、描述列表、保護館藏檔案、錄入檔案數據等專業性工作[10]；又如，蘇格蘭檔案館開展“檔案轉錄”項目，普通民眾可以在檔案館網站上閱讀到17世紀至19世紀的手寫古文獻，并且學習轉錄古代手寫文獻案的方法，繼而參與到古代檔案轉錄的過程中，負責轉錄檔案中的人名、地名[11]。提高公眾參與度，能夠加大檔案信息資源的開發力度，有效提升檔案工作的社會認同感。

3.4 開發政府信息資源

在開發政府信息資源方面，國外檔案館也有例可循。如，美國的《聯邦登記》日報集中公布了美國聯邦機構的法規條例和政務信息，美國國家檔案館將過去10年間日報發布的文本收集并整合起來，轉化為XML格式在聯邦政府的各門戶網站上發布，供公民下載查閱，方便政府信息的開發[12]。我國多數檔案館短時間內不能離開機關大院“自立門戶”，但從開發政府信息資源、建設好政府信息查閱中心的角度來看，置身于機關大院的檔案館具有得天獨厚的地理優勢。因而檔案館必須利用好這一優勢，及時收集并公開可開放的政務信息，并在此基礎上有計劃地整合政府信息，做好信息的開發工作。

總之，檔案館作為社會文化機構，其職能不是一成不變的，要隨著社會的變遷、科技的進步不斷增加新的內涵。新時期，檔案工作者要全面把握檔案館全新的職能定位，認清時代賦予職責與使命，更好地為社會提供服務。

注釋與參考文獻：

[1]金湖縣檔案館.金湖縣檔案局2014年工作總結[EB/OL].[2015-10-15].http://daj.jinhu.gov.cn/newsAction.do?method=view&id=4028d0924bb4ff6b014bc8a7ae96026e.

[2]中國文明網.《大連城市記憶》檔案展覽在金州新區開[EB/OL].[2015-10-18].http://dl.wenming.cn/18/405/201408/t20140820_2130414.htm.

[3]浙江檔案網.臺州市檔案局以開展“國際檔案日”系列活動提升社會影響力[EB/OL].[2015-10-15].http://www.zjda.gov.cn/jgzw/zwgk/gzdt/201406/t20140610_316001.html.

[4]曹航.對我國公共檔案館建設的再思考[J].檔案學通訊,2009(01):28.

[5]呂元智.政府信息資源管理績效評估研究[M].北京:世界圖書出版社,2012.

[6]孫大東,高旭.我國檔案館尚未走向公共的深層次原因分析[J].檔案學通訊, 2013(01):28.

[7]South Asian American Digital Archive. About SAADA[EB/OL]. [2015-10-18].https://www.saada.org/.

[8]潘玉民.論公共檔案館的文化責任[J].檔案學通訊,2010(01):14-15.

[9]師萍.從英國的公共檔案館看我國的公共檔案館建設[J].山西檔案,2008(06):14.

[10]閆靜.檔案事業公眾參與特點及新趨勢探析—基于英國“檔案志愿者”和美國“公民檔案工作者”的思考[J].檔案學研究, 2014:(03):81.

[11]ScotlandsPlaces. Transcribe Archives[EB/OL].[ 2015-10-18] .

[12]譚必勇.歐美國家檔案館參與政府信息公開的路徑及其啟示[J].檔案學通訊,2010(6):35.