普高電子學籍檔案數據備份亟待加強

數據備份指為防止因系統操作失誤或系統發生故障導致數據丟失，而將全部或部分數據集合從應用主機的硬盤或陣列復制到其他存儲介質的過程。進行數據備份，對及時恢復數據、避免信息丟失、有效確保信息安全、完整和可用，都具有重要意義。普通高中學生學籍檔案對學生個人成長發展具有重要作用。當前，普通高中學籍檔案多為電子檔案，做好這些檔案的數據備份工作，是十分緊迫的任務。

1 面臨諸多問題

其一，教育部門和學校對電子學籍檔案數據備份的重要性認識不夠，缺乏工作規劃與操作規程。實踐中，普高選修課系統數據、學生成長記錄、教育部數據對接信息、教育部要求增加的學生基本信息等數據丟失現象時有發生，如果不能在規定時間內完成信息補錄，會使電子學籍檔案內容不完整，進而無法發揮其憑證作用，甚至會耽誤學年升級。事實上，信息補錄往往過程繁瑣、工作量巨大，實際操作起來難度較大。其二，電子學籍檔案備份管理制度不完善。不少地方的教育部門、高中以及教育科技公司未建立電子學籍檔案備份制度；一些地方雖已制定備份管理制度，但存在很多漏洞。目前，學校開展備份工作時缺乏現成完善的工作規章，各學校工作方式和目標要求不一致的現象較為嚴重，缺乏遇到計算機病毒感染、黑客攻擊等突發事件時的有效應對機制，一旦發生問題，數據往往會丟失且難以恢復。

2 加強檔案數據備份刻不容緩

一要提高相關人員對于數據備份重要性的認識，并建立健全相關管理制度。應加大宣傳教育力度，如開展檔案安全教育，組織教育部門和學校相關工作人員赴學籍檔案備份工作先進單位參觀學習等，對開展備份工作出色的人員予以獎勵，讓他們在本單位宣傳數據備份工作的重要意義，介紹工作中好的做法；對工作不認真或玩忽職守造成事故的人員予以處罰。教育部門與學校要從“法治檔案”建設的高度充分認識數據備份工作的重要性，吸納參考相關單位的經驗與做法，結合本單位、本地區實際情況，邀請本地檔案行政管理部門指導，有針對性地加強相關管理制度建設。

二要采取合理的數據備份形式。一方面，實行物理備份。使用光盤、磁帶等介質進行脫機備份，確保備份即時或定期進行。這一備份方式的優勢在于，即使發生意外事故，數據使用也不會受到影響，數據安全可得到保障。以筆者所在的慈溪中學為例，學校在學生畢業時即導出學籍檔案數據并進行邏輯歸檔，再把數據統一下載到脫機保存的載體上，移交至學校綜合檔案室保存；對于具有永久保存價值的電子學籍檔案，在完成物理歸檔的同時，還將資料打印在紙質載體上一并歸檔，使電子檔案與紙質檔案能夠一一對應。另一方面，建立容災中心。在距離較遠的地區設立保管本地區電子學籍檔案的場所，便于檔案安全保管和災后檔案數據的迅速恢復。如，慈溪市與相隔300多公里的青田縣共建學籍系統容災中心，以確保檔案絕對安全。

三要做好檔案數據的日常保管。第一，對包括硬盤、光盤、磁帶等在內的備份載體進行維護及保養，提供有利于載體保存的必要環境，如控制好儲存地點的溫濕度等；還要采取嚴格的安保措施，如對載體情況進行登記，并做好使用和維護記錄，防止載體被盜或被人為破壞。第二，定期對數據進行可讀性檢測，防止數據丟失或因載體更新換代而不可讀。第三，對數據備份進行全程管理，包括數據進入載體以及數據的使用、檢測、保管、復制、銷毀等。第四，制定嚴格的備份數據利用制度，確保檔案數據的安全。

普通高中學生學籍檔案是個人人事檔案的重要組成部分，在當前普通高中普遍采用電子學籍檔案的背景下，必須做好檔案的備份工作，從而有效維護學生的合法權益，為他們的成長提供助力、全面提升普通高中的教育教學質量與水平，拓展學校開展學籍檔案工作的思路與視野、保障檔案信息化工作正常開展，有效保護檔案信息資源，并為建立中央、省、地市、縣、學校五級聯動的學籍系統奠定堅實基礎。