“互聯網+”時代高校教學檔案信息資料的管理研究

文/姚萍

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“互聯網+”時代高校教學檔案信息資料的管理研究

文/姚萍

一、“互聯網+”時代高校教學檔案信息資料的特點

隨著“互聯網+”時代的到來，高校教學檔案信息資料在互聯網環境下體現出了不同于傳統紙質檔案的新的特點。

1、高校教學檔案信息資料的虛擬性

高校教學檔案信息資料的管理需要借助檔案信息的虛擬管理平臺所實現，也就是給傳統檔案工作插上網絡這一現代翅膀，為相關的加工處理及后期查詢工作提供便捷性的通道。

2、高校教學檔案信息資料的集成性

利用“互聯網+”檔案，實現面向師生等受眾群體的檔案信息資料的網絡集成管理，已成為高校教學檔案信息資料的重要特點。檔案管理人員要從不同的視角對高校的教學、科研活動進行分析，利用多樣化的方法及手段，將活動中涉及到的人力、物力等集成要素進行有機整合，使檔案信息資料的集成要素能夠集優勢互補與動態開放于一身。

3、高校教學檔案信息資料的網絡化

“互聯網+”時代，傳統的信息孤島式的高校管理模式將不復存在，取而代之的是借助信息網絡，將高校的教學部門、行政管理部門以及后勤服務部門實現網絡連接，而這種連接模式所形成的包括電子證據、數據信息在內的網絡化數字教學檔案信息資源，勢必會為高校教學檔案信息資料的發展提供極其必要的支持。

“互聯網+”環境下，高校的教學檔案信息資料的收集及開發利用工作需要充分發揮集成式收集與管理模式的優勢，借助于高校人才密集、硬件設施質量優秀等一系列特點，轉變觀念，有效提升高校教學檔案信息資料的管理質量與服務水平

二、“互聯網+”時代高校教學檔案信息資料的收集與管理模式

“互聯網+”時代，高校教學檔案信息資料的收集與管理模式主要有以下兩種。

1、分散式收集與管理模式

分散式收集與管理模式是基于高校內部的不同教學管理機構所構建的，是一種集教學檔案信息資源的集中管理與外部服務于一身的管理模式。其實踐策略多是在配置較高的校園內部服務器上建立起大型網絡，通過互聯網實現檔案管理與外部服務的一體化。分散式收集與管理模式的最大優勢在于以較低的成本實現了教學檔案信息資源的有效管理，同時也借助Intranet提升了檔案的安全性。但其缺陷在于整個教學檔案的信息更新將會處于較低水準，容易造成利用不便。

2、集成式收集與管理模式

集成式收集與管理模式已經成為“互聯網+”環境下高校教學檔案管理的核心模式。檔案管理人員需要在多方位、大范圍、全階段的基礎上，保障整個檔案管理工作的各個環節規范標準、檔案管理中重要的界面關系被納入到檔案管理的工作狀態之中，實現檔案管理工作的最優化。針對數字教學檔案及有關信息資源的管理工作可以依托高校內現存的不同管理信息系統所進一步展開，如教務管理信息系統、教師工作測評系統、辦公自動化系統等等，在實現網絡互聯互通和檔案資源的共建共享的基礎上，真正完成檔案信息資料的管理系統集成，使得教學檔案信息資料的價值得到最終體現。具體而言，互聯網環境下，高效教學檔案信息資料的集成式收集與管理模式可以從兩個方面著手。

（1）以高校局域網為基礎，實現高校教學檔案信息資料的收集管理

教學檔案信息資料的集成式收集與管理模式是建立在“多方位、大范圍、全階段”的基礎上的，高校內各行政管理部門和教研部門及時將教學、科研等活動中形成的具有保存價值和查詢價值的教學信息檔案，通過邏輯歸檔或是物理歸檔的方式，以定期上傳或是FTP上傳的方式上傳到高校內部網的文檔服務器中（可以是Internet、Intranet，也可以是專用于檔案數據管理的Web服務器），實現教學檔案信息資料的集中收集與保存。歸檔完成后，高校內部網的文檔服務器可以再通過校內Intranet的形式供校園內師生下載和利用，有效實現教學檔案信息資料價值的最大化。

（2）以CERNET為平臺，開展高校教學檔案信息資料的收集管理

隨著中國教育和科研計算機網（China Education and Research Network，簡稱CERNET）的不斷發展，互聯網環境下，教育信息化的工作勢必會以CERNET為平臺進一步建立起云模式的亞教網教育。因此，相關的高校需要在充分發揮高校局域網作用的基礎上，進一步以CERNET為平臺，開展高校教學檔案信息資料的收集管理工作。可考慮在充分結合高校實際情況與服務功能的情況下，將高校特有的信息資源，如高校畢業的論文集、優秀教師的教案示例、教研成果、歷年試題等檔案信息資料，依托CERNET，通過接入Internet的方式進一步與各高校乃至社會各界進行信息交流，發揚互聯網下高校教學檔案信息資料應當體現的信息共享精神。

三、“互聯網+”時代高校教學檔案信息資源開發與利用存在的問題

“互聯網+”環境下，教學檔案信息資源開發利用工作所存在的問題主要體現在以下三個方面。

1、檔案管理人員技術水平落后

對于高校教學檔案信息資源而言，無論是哪種管理模式，都需要以性能良好的計算機等硬件設備作為管理基礎的。雖然現階段各大高校相關硬件設備的配置已達到了較高水準，但受限于高校教學檔案管理人員的技術水平，使得這些硬件設備的功能大打折扣。因此，教學檔案信息資料管理人員落后的技術水平已成為了制約高校教學檔案信息資源開發與利用的重要因素。

2、檔案信息資源的加工程度不深

教學檔案信息資源的加工程度不僅對教學檔案信息資源的利用率有著重要的影響，更是反應了整個檔案管理部門的工作水平。但這種深層次的檔案加工正是我國高校檔案管理模式所欠缺的，對教學檔案信息資源實施立體化管理正是教學檔案管理工作努力的方向。

3、檔案信息資源的標準未能統一

目前，我國各大高校的教學檔案管理部門對于教學檔案信息資料的編寫標準往往存在一定的差異，分類標記、存檔立卷工作質量也參差不齊，這就嚴重影響了高校教學檔案信息資料的開發與利用工作。“互聯網+”時代，教學檔案信息將會更多地以電子文件、磁盤硬盤的形式出現，目前高校之間不能指定出統一的檔案信息資源的標準（包括教學檔案分類標準、教學檔案存儲格式標準等等），很難實現全方位、深層次、高效率的檔案服務。

四、“互聯網+”時代加強高校教學檔案信息資料管理的策略

1、樹立“人才興檔”、“人才強檔”的思想，提升檔案管理人員綜合素質

“互聯網+”時代，高校檔案事業搭上互聯網這個平臺，在檔案信息資料收集及開發利用利用上為師生提供“一站式”的服務將是趨勢。檔案管理人員應順勢而為，樹立“人才興檔”、“人才強檔”的思想，著力從三個方面加強檔案管理人員素質建設。一是加強檔案管理人員的“一德二能”素質即思想道德、業務能力和創新能力建設，按照“站位要高、服務要緊、思路要新、保障要強”的要求，繼續提升工作標桿，務實創新，勇爭一流。二是加強檔案管理人員新型技術的培養，對于數據庫和檔案信息開發軟件的基本操作，能熟練掌握并能夠在檔案管理工作中予以有效應用。三是加強檔案管理人員積極運用各種新的網絡媒體的自覺性，隨時關注并積極運用各種新出現的網絡媒體，如QQ、微博、微信、客戶端等，來收集檔案、發布檔案、宣傳檔案工作，占領各種新的網絡陣地，擴大檔案影響力。

2、建立高質量的高校教學檔案信息資料的數據庫

針對高校部分教學檔案單純以紙質檔案作為載體，檔案信息資源的加工程度不深的現象，實施教學檔案數字化、信息化、網絡化處理，建立起質量高、內容豐富的高校教學檔案信息資料數據庫是互聯網環境下加強高校教學檔案信息資料收集及開發利用的重要策略。高校可通過采用數字處理技術、自動著錄標引技術、傳統載體圖像文字識別技術等信息技術，有效提升傳統載體檔案的數字化和建庫效率。

3、推進高校教學檔案信息資料的標準化建設

按照“存量數字化，增量電子化”的工作思路，進一步推進高校教學檔案信息資料的標準化建設。高校聯合制定行之有效的教學檔案分類標準、教學檔案存儲格式標準等，在高校教學檔案信息資料形成之前進行“前端控制”以及在整個生命周期中實施“全程管理”，讓檔案管理搭上“互聯網+”快車，實現檔案管理現代化，達到共享共贏的目的。

（作者單位：楊凌職業技術學院）