醫院后勤檔案管理的重要性

文/陳瑾　汪娜

?

醫院后勤檔案管理的重要性

文/陳瑾汪娜

醫院后勤檔案是后勤人員結構、資產管理、設備設施管理、建設工程及其他各項工作中直接形成的，具有保存價值的文字、圖像、音像等具有不同載體的歷史記錄。在檔案工作中充分利用現代計算機技術、網絡技術、信息技術，對檔案資源進行處理、管理、開發并提供利用，是科學高效地為醫療、科研等各項工作服務的有力保證

醫院后勤檔案管理主要內容涉及醫院設計、建設、招標、綠化、維修等建設類管理，還有水電氣、設備運行、保潔滅害等日常運行類管理。除此以外，醫院在將部分業務外包后，應該進行相應的外包業務檔案管理。在信息化的今天，醫院后勤檔案的有效管理是醫院高速運轉和順利發展的有力保障。

一、后勤檔案管理中存在的問題

1.后勤檔案管理意識淡薄、制度不完善、不健全、執行不力

由于對檔案檔案管理工作重視程度不夠，造成后勤管理制度中檔案管理制度的缺失或不健全。不完善的檔案管理，缺少對檔案工作的監督、檢查和考核，執行力不夠，使制度形同虛設。目前，醫院后勤部門屬于平行科室，缺少相互協作、相互配合的理念，伴隨著醫院信息化建設，后勤檔案管理制度應涉及到后勤的每一個部門，梳理“一盤棋”的理念，部門之間相互配合，及時歸檔有必要留存的信息，將管理制度“落地”。

2.檔案管理人員管理水平不高

檔案管理人員的素養、專業知識、責任心等素養直接關系到檔案管理水平的高低。沒有經過專業檔案知識培訓的人員，對檔案的重要性、要求、材料的收集等業務不熟練，工作中檔案收集、歸檔等不及時，造成有效信息的缺失。檔案管理人員身兼數職，對檔案工作投入精力不足，嚴重影響檔案管理水平。檔案管理人員的頻繁更換，造成檔案工作不連續性，存在“空白”階段。

3.信息化建設落后

伴隨著信息化建設的普及，電腦成為了現代化辦公的主要工具，電子文檔日益代替文字材料，成為了新興的檔案管理工作載體。但是，這種方便快捷的檔案管理方法，必須建立在醫院信息化建設健全的基礎上，通過流程、共享等方式，將需要留存下來的資料以文字、影像、圖表等多種形式保存歸檔。

二、后勤檔案在醫院管理中的作用

1.為醫院發展提供強力保障

醫院后勤檔案是醫院建設和管理過程中的第一手資料。檔案管理的基本目的是記載醫院后勤在基本建設、維修管理、物業管理、生活保障、被服洗滌、綠化保潔等方面的工作狀態的記錄。由于后勤部門多、工作量大、內外協作關系復雜等特點，造成后勤檔案數量多，保存價值高。尤其是近年來，隨著醫院大型后勤設備結構的日益復雜，設備管理、維修難度越來越大，對大型設備檔案的建檔，并保存其完整性尤為重要。這些檔案既是醫院后勤工作的真實記錄，也是現代化大醫院檔案管理的重要組成部分，為醫院的規劃，為醫院的發展提供強有力的支持。

2.為醫院后勤管理發揮憑證作用

檔案是過去工作和歷史情況的真實記錄，在法律上具有憑證作用。通過建立設備、房產、人員等檔案，通過文字材料的形式，將整個管理活動的全部信息內容記錄下來，不僅可以在工作中做到有依可循，而且可以為下一步開展工作進行決策，提供參考依據和咨詢材料。

3.為醫院后勤管理發揮參考作用

檔案不僅記錄了管理和業務活動的過程，而且還記錄了各種活動的結果，這就為總結和研究以往的工作，研究事物發展的規律，提升工作質量和水平，提供了參考資料。不僅可以為管理工作提供備查的依據，同時也為提高后勤管理服務工作的質量和效率奠定了基礎。

三、醫院后勤檔案工作的重要性

1.醫院常規后勤檔案管理的重要性

（1）常規后勤檔案管理對醫院日常運行的重要性

常規后勤管理是醫院日常運行與管理的基礎，院內日常運行管理工作繁復而高標準，且隨著醫院規模的擴大及醫院體制的改革，變得日益復雜。后勤檔案管理作為醫院后勤管理的重要部分，其科學、高效、規范化的管理是醫院正常、高效、穩定運行的關鍵和根本。常規性的醫院后勤檔案管理能夠為醫院日常運行提供準確而詳盡的運行管理參數和數據，作為醫院日常運行管理的參考和依據，保證醫院的正常運行。

（2）常規后勤檔案管理對醫院維修改建的重要作用

在醫院的日常運行管理中，不可避免出現維修、改建的現象，隨著社會需求的變化和醫院的不斷發展，醫院也需要不間斷的建設。醫院的維修與改建等工作需要對醫院日常運行管理數據及資料的充分了解和研究，科學、高效的常規后勤檔案管理工作能夠快速、準確的為醫院改建與維修提供所需的數據，使維修與改建工作在高質量的前提下完成。

2.醫院建設類后勤檔案管理的重要性

（1）對醫院正常運行的重要性

醫院在設計、建設、招標等時期的檔案管理具有階段性強、人員流動性大的特點，在醫院建設期過后，前期很多資料整理難度大，這就需要在建設期加強對后勤檔案管理工作。如醫院建設工程規劃核準圖、各類批復等資料。良好且完整的資料能夠為今后維修需要提供所需的相關資料及文件，保證維修正確性與安全性，進而保障醫院的正常運行。

（2）對醫院可持續發展的重要性

在當前激烈競爭和高速發展的階段，醫院想要穩健的前行，實現可持續發展，主要依托于良好的管理。后勤管理是醫院良好管理的基礎，而后勤檔案管理是后勤管理的關鍵之一。醫院需高度重視院內后勤檔案的管理工作，積極整合網絡信息及醫院電子資源優勢，對建設資料實施科學管理，促進醫院可持續發展。

3.醫院后勤外包檔案管理的重要性

將后勤部分業務外包，減輕了醫院后勤的管理負擔，降低了管理風險。良好的后勤外包業務管理檔案，可針對后勤外包資料及文件進行科學管理，通過對外包企業的管理實現高效管理。

四、醫院后勤檔案管理現代化應遵循的原則

1.規范性原則：制定和實施檔案工作標準和規范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。

2.安全性原則：隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現。因此，加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證檔案的安全性。

3.效益性原則：根據自身的能力、館藏基礎，分析用戶需求，考慮館藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數字化，可以帶來巨大的經濟、社會效益；利用率不高的檔案則無需數字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。

表1

五、后勤檔案管理工作的對策

1.采用信息化管理手段

隨著計算機網絡技術的進一步發展，隨著后勤信息化建設的不斷完善，實現檔案管理同現代化技術的有機結合，檔案管理工作才能走上良性發展軌道。利用現代化計算機網絡，利用信息化平臺建設，可以收到事半功倍的效果。同時，為了保證安全，在信息化建設中應重視電子文件的安全管理制度。

2.加強檔案管理標準化建設，提高隊伍管理水平

提高醫院管理隊伍專業化轉變，加強高素質后勤專業化管理人才梯隊建設。下表是針對目前工作運行中總結的存在問題分析魚骨圖，從圖上可以分析醫院后勤在人員構成方面，因隊伍老齡化、學歷低、培訓少等因素，造成專業技術人員缺乏，后勤管理水平不高。

加強制度建設，完善檔案功能

建立合理、科學的后勤檔案管理制度，以便更好的發揮制度的指導和規范作用。倡導各部門及每位工作人員支持檔案管理，積極提供有價值的資料；同時，努力拓寬收集范圍，豐富檔案內容。

總之，在信息化、競爭日趨激烈的當今社會，實現有效的后勤檔案管理是加強醫院后勤管理的關鍵舉措之一，以信息化建設平臺為載體，建立并完善各類檔案管理，不僅為決策者提供有效的數據，而且將提升醫院整體管理運行水平，實現醫院的可持續發展。

（作者單位：西安交通大學第一附屬醫院）