檔案數字化業務外包規范化管理探析

文/田媛

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檔案數字化業務外包規范化管理探析

文/田媛

規范化管理是有效規避檔案數字化業務外包風險的重要措施，是實現檔案數字化業務外包持續發展的必然要求

檔案數字化的工作量大、成本較高，因而常采用外包方式予以實施。但是，由于檔案數字化業務外包的人員多元、流程復雜、權責交叉、監管難度大等，其具體實施過程中存在著諸多風險，如信息泄露、資源流失、重量輕質、專業化程度低等，成為阻礙檔案數字化工作開展的主要障礙之一。規范化管理是有效規避檔案數字化業務外包風險的重要措施，是實現檔案數字化業務外包持續發展的必然要求。

一、檔案數字化業務外包論述

近年來，業務外包這種新型工作形式逐漸引入到檔案工作中同時被檔案學者認同。但是，關于檔案數字化業務外包這一含義，目前檔案學界并沒有一個標準的闡釋，借鑒檔案業務外包的含義和檔案信息數字化的含義，可以將檔案數字化業務外包定義為：檔案機構或檔案部門為了解決檔案數字化難題，通過與檔案外包公司簽訂合同，有效利用外部資源，把檔案數字化業務全部或者部分委托給一個或多個專門的外包公司的一種新型檔案管理方法。

檔案外包公司能夠為客戶提供檔案數字解決方案，將紙質檔案轉換為電子檔案，如檔案掃描、圖像自動處理、檔案補掃、圖像優化、圖像質檢和著錄、檔案目錄打印等工作。檔案外包公司還可以根據不同單位的不同需要使用特定的檔案管理軟件。

檔案機構的館藏紙質檔案量非常龐大，檔案部門如果親自開展檔案數字化工作，可能面臨著人力、物力和技術上的缺陷。通過檔案數字化業務外包，檔案部門可以不安排專門的工作人員進行數字化工作，同時不必購買檔案信息數字化工作所需的軟件和硬件設備，大大節約了人力投入和生產成本。

此外，檔案數字化工作主要是將紙質檔案轉化成數字檔案，由于檔案部門館（室）藏檔案量往往比較龐大，導致這項業務規模比較大。檔案部門將這樣一些大量的、機械性的重復性工作，通過外包數字化業務交給檔案外包，把時間和精力投入到價值更高的檔案信息資源開發，如編纂組織沿革、大事記、文件匯編等工作中，可以更加直觀的看到檔案工作的成果，提高領導對檔案工作的重視。

檔案數字化業務外包憑借著以上兩點優勢已經成為檔案工作的一種趨勢。陜西能源集團有限公司（以下簡稱“陜能集團”）室藏檔案4419卷、51034件。通過數字化業務外包，僅一年時間完成對集團1991年成立以來永久、長期保存的文書檔案，財務檔案、基建檔案、房產檔案、實物檔案等數字化加工和電子文件掛接工作，機關員工可以在集團公司局域網實時瀏覽檢索到檔案文件、圖像等，還可通過網絡借閱審批，在權限允許范圍內下載電子檔案，實現檔案信息資源共享。系統運行以來，檔案查閱量已達5000多人次，較2015年全年增長300%，極大的提升了檔案利用率和辦公效率。

二、檔案數字化業務外包的風險分析

任何事物都具有兩面性，我們不但要看到業務外包的優勢，還需要分析檔案數字化業務外包帶來的風險。筆者結合自身工作經驗和陜能集團檔案數字化外包情況，對檔案數字化業務外包進行了分析。

（一）自身信息技術能力弱化的風險

陜能集團將檔案數字化業務交給檔案外包商，減少了檔案經費，減輕了檔案員的工作量，提高了檔案工作效率。但是，將檔案數字化加工和檔案數字化管理系統軟件開發和維護等技術性較強的檔案業務工作外包出去，影響檔案工作人員信息技術水平的提高。

（二）溝通不暢產生數字化質量下降風險

檔案部門和外包商溝通不暢，產生兩個方面的問題。一是外包公司對企業的主營業務、經營范圍、部門設置等情況并不熟悉，也就不了解企業經營過程中產生哪些門類的檔案和這些檔案在數字化處理中應該注意的問題。二是外包公司不了解企業各部門對檔案信息的需求情況，未征求信息部門和業務部門的需求意見，待軟件開發完成投入使用后才發現檔案利用不便。

（三）外包人員素質不高破壞檔案的風險

為了降低成本，有的檔案外包公司工作人員素質水平很低，缺乏專業的檔案理論知識，工作責任心也不強，通過短期培訓就直接上崗，這樣的人員來從事檔案著錄、掃描等數字化工作，工作過程中遇到年代久遠的歷史檔案，如果對歷史檔案沒有應有的“尊重”，很容易對歷史檔案造成破壞。這是有著經驗教訓的，有家軟件公司在承包某單位數字檔案業務外包工作時，由于該公司從業人員文化水平參差不齊，人員流動性大，沒有進行專業培訓就直接上崗，結果在對待年代久遠、紙質脆弱的歷史檔案沒有謹慎小心，造成大量歷史檔案的損壞。這個損失是無法彌補的。

三、檔案數字化業務外包的規范化管理對策

為了合理的規避風險，筆者對檔案數字化業務外包的規范化管理進行研究，提出規范化管理措施，以達到有效規避風險的目的，使檔案數字化業務外包的效果最大化的實現。

（一）加強檔案數字化外包的法規建設

2014年12月8日，國家檔案局頒布《檔案數字化外包安全管理規范》（檔辦發〔2014〕7號），從檔案部門、數字化服務機構、數字化場所等六個方面加強檔案數字化業務外包的安全管理。但是，檔案數字化外包業務是一項實踐操作性非常強的工作，且不同類型、不同地區、不同時期檔案的數字化工作間存在著差異，仍然有待出臺更加具體、精細的規章制度等，以便更有效地實施。

（二）建立檔案外包企業市場準入制度

嚴格控制進入行業的公司質量，將不合格的檔案外包公司清理出市場，通過建立良好的市場環境，促進檔案外包行業的發展。檔案外包行業作為新興事物，缺乏統一的準入標準，在立法過程中要提高門檻，從外包公司的資金、規模、技術設備、專業人員比例、從業時間、經營范圍等方面進行資格審查，作為外包公司進入檔案外包服務行業的依據。

（三）制定數字化業務外包的流程規范

加強檔案外包服務行業的整體服務水平，就要走服務規范化、標準化、精細化的道路。檔案數字化加工的程序繁多，大致工作流程如下：領卷、登記、拆卷、掃描、歸檔、編制目錄、裝訂、登記、還卷、綜合質檢。確保各環節設計縝密，盡量不出紕漏，以免返工，明確檔案數字化業務外包的流程，以便外包單位有章可循。

（四）實施數字化業務外包的全程管理

一是根據檔案的內容、數量、利用需求等情況，科學的制定檔案信息化建設的外包方案。二是綜合考慮外包商的資質、硬件、技術、人員及業務情況，慎重選擇外包商。三是簽訂外包合同，明確外包合作方式、工作進度安排、責任劃分等內容。四是簽訂保密協議，防止檔案信息泄露、維護檔案信息安全。五是進行嚴格的質量驗收，檔案數字化成果必須通過完整性、準確性、可用性和安全性檢測，檢測合格后雙方辦理數據交接手續。

（五）加強對檔案外包單位的監管評估

檔案部門要把風險防范機制貫穿于業務外包的整個過程中，保持對外部業務的實時監測評估，采取臨時抽查和不定期檢查的方式進行審核，對項目進行評估、召開會議、短期培訓，及時檢查、監督操作程序是否規范、有序，拆卷是否小心、仔細，避免損害紙張，完成一部分檢查一部分，對存在的問題提出要求和解決辦法，要求外包單位進行改正，將風險防范貫徹到每個細節中。

在當代這樣一個信息時代，企業要跟上信息化發展的步伐，企業檔案工作者應當積極利用檔案數字化的發展促進企業管理的信息化。既要認可檔案數字化業務外包是提高檔案數字化水平的重要手段，同時也要清醒的認識到其中的風險，只要合理的規避風險，從根本上解決外包有可能引發問題，才能使它更好的為檔案工作為企業做好服務。

（作者單位：陜西能源集團有限公司）